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学校综合办公室工作交接流程

一、工作交接概述

学校综合办公室作为学校日常运转的核心部门，承担着行政事务、文书管理、沟通协调等多重职能。为确保工作连续性和稳定性，当办公室人员发生变动时，必须严格执行规范的交接流程，保证各项事务平稳过渡。本流程旨在明确交接职责、规范交接内容、确保交接质量，避免因人员变动导致工作脱节或信息遗漏。

二、交接准备阶段

（一）启动交接程序

1.人事部门或学校管理层确认人员变动信息，提前通知综合办公室及相关负责人。

2.离任人员提交书面交接申请，说明交接时间和具体安排。

3.接任人员明确岗位职责，提前熟悉相关业务流程。

（二）制定交接清单

1.综合办公室根据部门职能，编制涵盖文书档案、行政事务、临时任务等内容的交接清单。

2.清单内容需具体化，例如：

(1)文件类：按年份、类别整理的档案目录，重点标注密级文件和重要通知；

(2)事务类：未完成的事项（如会议安排、供应商联络等）；

(3)资产类：办公用品、电子设备等台账记录。

三、交接实施阶段

（一）系统性交接

1.离任人员全面梳理工作内容，逐项向接任人员说明。

(1)文书档案交接：

-逐卷清点纸质档案，核对电子版备份完整性；

-标注紧急文件处理方式（如“需24小时内回复的事项”）。

(2)临时任务交接：

-列出当前进行中的工作，明确时间节点和协作人员；

-例如：某项后勤采购的进度、某次活动的后续跟进。

(3)资产管理交接：

-提供办公用品库存清单及电子设备使用说明；

-现场演示打印机、复印机等设备的维护方法。

2.接任人员在旁记录，并在每项交接完成后签字确认，确保双方无异议。

（二）专项说明

1.针对复杂事项，安排专题交接会议，邀请相关同事参与。

-例如：与财务部门对接的报销流程、与后勤部门的供应商管理协议。

2.离任人员提供工作心得和注意事项，帮助接任人员快速上手。

四、交接验收阶段

（一）复核确认

1.综合办公室负责人组织接任人员、人事部门代表共同复核交接清单。

2.重点检查：

(1)是否存在遗漏事项（如未归档的合同、未通知的临时任务）；

(2)电子数据是否完整备份（如邮件账户密码、系统登录信息）。

（二）办结手续

1.双方签署《工作交接确认书》，注明交接日期和未完成事项的后续责任。

2.人事部门存档交接记录，作为员工离职或岗位调整的依据。

五、交接注意事项

（一）时间管理

1.交接过程应预留充足时间，避免因仓促导致遗漏。建议安排至少2-3次集中交接。

2.若接任人员需逐步接手，明确分阶段任务和时间表。

（二）沟通协调

1.保持交接期间与相关部门的沟通，确保信息同步。

-例如：向教务处、财务处等同步更新联系人和工作流程。

2.建立临时沟通机制，如交接期内离任人员保留电话咨询权限。

（三）风险防范

1.对敏感信息（如部分联系人原始密码）采用逐步替换的方式，确保数据安全。

2.如发现交接清单外的遗留问题，及时上报管理层协调解决。

六、交接文档与资料整理

（一）文书档案分类整理

1.纸质档案：按年度和文件类型（如通知公告、会议纪要、合同协议、活动记录）进行系统性归档。

(1)优先整理密级文件，标注保管期限（如永久、长期、短期）；

(2)使用档案盒时，粘贴标签注明“所属年份-类别-卷号”三级标识；

(3)重要文件（如年度预算批复、重大活动方案）需附电子版扫描件。

2.电子档案：同步建立云端备份或移动硬盘存储目录。

(1)文件命名规则：“年份-部门-事项”，如“2023-综合办-采购申请”；

(2)设定文件夹权限，确保接任人员可访问但无修改权限，待交接完成后正式移交。

（二）专项资料清单细化

1.行政类：

(1)印章使用记录簿（含用印审批流程说明）；

(2)各部门联络人通讯录（更新至最新版本）；

(3)学校规章制度汇编电子版及纸质存档本。

2.财务对接类：

(1)银行账户对账单（近三个月）；

(2)供应商结算流程图及常用发票类型说明；

(3)年度预算执行进度表。

七、系统权限与账号交接

（一）电子系统管理

1.办公自动化系统（OA）：

(1)逐项移交待办任务（标注优先级和截止日期）；

(2)修改个人密码为“新员工姓名拼音首字母+数字组合”，交接时口头告知；

(3)关联部门账号权限（如会议室预定、采购申请权限）。

2.通讯工具：

(1)企业微信/钉钉：同步工作群组（如“行政事务组”“物资管理群”）；

(2)邮箱账户：将重要联系人添加为“星标”并备注分组（如“财务对接”“供应商联络”）。

（二）硬件设备交接

1.办公设备清单：

(1)项目：打印机型号（如HPM404dn）、复印机序列号、传真机状态；

(2)附件：设备保修卡、耗材余量记录表；

(3)