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物业管理公司采购流程标准手册

前言

本手册旨在规范物业管理公司（以下简称“公司”）的采购行为，明确各部门在采购活动中的职责与权限，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障采购物资及服务的质量，从而有效支持公司各项物业管理服务的顺利开展。本手册适用于公司所有涉及物资、设备、工具、服务等的采购活动。全体员工在执行采购相关工作时，均须严格遵守本手册规定。

一、采购原则

1.合规性原则：采购活动必须遵守国家相关法律法规及公司内部规章制度，杜绝任何违法违规行为。

2.效益优先原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的成本获取最佳的物资或服务，追求性价比最大化。

3.公开透明原则：采购过程应尽可能公开，引入适当的竞争机制，确保采购信息在规定范围内的透明度。

4.权责对等原则：明确各环节责任人，确保采购责任落实到岗、到人，做到权责清晰、有据可查。

5.廉洁自律原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。

二、采购需求提出与审批

2.1需求提出

各部门根据实际工作需要及年度预算，填写《采购需求申请表》。申请表应详细注明以下内容：

*所需物资或服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量；

*预估单价及总金额；

*期望交付日期；

*需求原因及用途；

*其他特殊要求（如品牌倾向、售后服务等）。

对于经常性消耗品，可根据历史数据和库存情况，制定周期性采购计划。

2.2需求审批

《采购需求申请表》须经部门负责人审核签字，确认需求的真实性与必要性。审核通过后，根据采购金额及公司授权体系，提交至相应层级的领导进行审批。审批过程中，若发现需求不明确或不合理，应退回申请部门重新核实。

三、采购计划制定

3.1预算核对

采购管理部门（或指定负责部门，下同）在接到审批通过的《采购需求申请表》后，首先核对该需求是否在年度预算范围内。对于未列入预算或超出预算的采购需求，需按公司预算调整流程另行报批。

3.2采购计划汇总

采购管理部门定期（如每月、每季度）汇总各部门审批通过的采购需求，结合库存状况（如有），编制《采购计划明细表》，明确各项采购的优先级、预计采购时间、采购方式建议等。

3.3采购计划审批

《采购计划明细表》须报请公司相关领导审批。审批通过后，方可作为采购执行的依据。

四、供应商选择与采购方式确定

4.1供应商信息库建立与管理

公司应建立合格供应商信息库，收录供应商的基本信息、资质证明、产品/服务范围、历史合作评价等。供应商的选择应以其信誉、产品质量、价格竞争力、供货能力及售后服务为主要考量因素。定期对供应商进行评估与更新。

4.2采购方式确定

根据采购物资/服务的性质、金额及市场情况，选择适宜的采购方式：

*直接采购：适用于金额较小、市场价格透明、或长期合作且信誉良好的供应商提供的标准化产品/服务。

*询比价采购：适用于采购金额较大，或虽金额不大但对质量有一定要求的项目。应向至少三家及以上合格供应商发出询价，获取书面报价单进行比较，择优确定供应商。

*招标采购：适用于采购金额达到公司规定标准或符合招标条件的重大项目。应按照公司招标管理相关规定执行，确保过程的公开、公平、公正。

*其他采购方式：如竞争性谈判、单一来源采购等，应在符合国家法律法规及公司规定的前提下，经充分论证并获得批准后实施。

4.3供应商确定与沟通

通过上述方式确定意向供应商后，采购管理部门应与供应商就产品规格、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等主要条款进行详细沟通与确认。

五、合同签订与管理

5.1合同起草与评审

对于金额较大或条款复杂的采购项目，应签订书面采购合同。合同文本可采用公司标准合同模板或与供应商协商拟定。合同内容应包括但不限于：供需双方基本信息、采购标的（名称、规格、数量、质量标准）、价格、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。合同拟定后，须按公司合同评审流程进行审核。

5.2合同签订

合同经评审无误后，由公司授权代表与供应商法定代表人或授权代表正式签署，并加盖双方公章（或合同专用章）。

5.3合同履行跟踪

采购管理部门负责对合同的履行情况进行跟踪，确保供应商按合同约定提供产品/服务。

六、采购执行与验收付款

6.1采购订单下达

根据审批通过的采购计划及签订的合同，向供应商下达正式的《采购订单》，明确具体的采购要求。

6.2物资/服务接收与验收

*数量验收：物资送达后，由需求部门会同采购管理部门（或仓库管理员）对到货数量、包装完整性进行核对。

*质量验收：对照采购订单及相关质量标准，对物资的规格型号、技术参数、外观质量等进行检验。必要时，可进行抽样送检或邀请专业人员参与验收。服务类采购应按照