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合同管理文档与审批标准化流程工具指南

一、流程背景与核心价值

合同是企业经营活动中明确权利义务、防范法律风险的核心载体，规范合同管理与审批流程对保障企业合法权益、提升运营效率。本流程旨在通过标准化操作，实现合同从发起、起草、评审、签署到归档的全生命周期管理，保证合同内容合法合规、审批权责清晰、过程留痕可溯，有效降低合同纠纷风险，支撑企业业务稳健发展。

二、标准化操作流程详解

（一）合同发起与需求提报

发起主体：业务部门经办人*（如销售、采购、项目负责人）根据业务需求发起合同流程。

前置准备：

明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表等）；

梳理合同核心要素（标的、数量、价款、履行期限、质量标准、违约责任等）；

收集业务背景资料（如合作意向书、招投标文件、技术规格书等）。

系统操作：通过企业OA/合同管理系统填写《合同审批申请单》，业务背景资料，发起审批流程。

（二）合同起草与内容审核

起草规范：

使用企业标准合同模板（如无模板，需参考《合同法》及行业惯例起草）；

合同内容需包含核心条款：主体信息、标的描述、权利义务、价款及支付方式、履行期限与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力等。

内部审核：

业务部门负责人*审核合同内容的业务合理性（如标的与需求匹配度、价款策略、履行可行性）；

形成初步审核意见，反馈至经办人*修改完善。

（三）多部门联合评审

评审参与方：根据合同重要性及类型，组织法务、财务、业务、风控等部门（或指定岗位）进行评审。

法务评审：重点审核合同合法性、合规性，条款表述是否清晰无歧义，违约责任是否明确，争议解决方式是否约定有效（如明确管辖法院/仲裁机构）；

财务评审：审核价款结构（含税费、支付节点是否与企业资金计划匹配）、发票开具要求、财务风险点（如预付款比例、质保金条款）；

业务部门复核：确认评审意见是否影响核心业务需求，必要时与法务、财务沟通调整。

评审输出：各部门通过《合同评审意见表》出具书面意见，经办人*汇总修改后形成合同终稿。

（四）合同签署与用印管理

签署权限：

根据合同金额及类型，划分签署权限（如：10万元以下由部门负责人签署；10-50万元由分管副总签署；50万元以上由总经理*签署）；

授权代表签署需提供《授权委托书》（加盖公章及法人签章）。

用印流程：

经办人*持签署审批通过的合同文本、《用印申请单》至行政/印章管理部门申请用印；

印章管理人员核对合同内容与审批一致性，无误后加盖合同专用章/公章，严禁“先盖章后审批”或“空白合同盖章”；

用印后，合同文本原件返还经办人*，同步在合同管理系统中更新签署状态。

（五）合同归档与后续管理

归档时限：合同签署后5个工作日内，经办人*将合同正本（含附件、审批记录、评审意见表等）移交至档案管理部门。

归档要求：

按合同类型、签订时间分类编号（编号规则：年份-部门-合同类型-序号，如“2023-销售-购销-001”）；

归档资料需完整、清晰，电子版同步至企业档案管理系统。

履行跟踪：

业务部门负责合同履行进度跟踪（如交付、验收、付款节点），填写《合同履行跟踪表》；

履行过程中如需变更或解除，参照原审批流程发起变更/解除协议，明确变更条款及责任划分。

三、关键环节模板示例

（一）《合同审批申请单》

申请信息

内容

合同名称

（如：产品采购合同）

合作方全称

（需与营业执照一致）

合同金额

大写：____________________小写：____________________

合同类型

□采购□销售□服务□技术□其他________

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

核心条款摘要

（标的、价款、支付方式等简要说明）

附件清单

□合作方资质文件□业务背景资料□评审意见表□其他________

申请人

________________部门：________________日期：________________

部门负责人意见

________________签字：________________日期：________________

（二）《合同评审意见表》

评审部门

评审人

评审日期

评审内容

评审意见（请勾选或填写）

法务部

*

2023–

合法性

□通过□需修改：____________________□不通过（理由：____________________）

财务部

*

2023–

财务风险

□通过□需修改：____________________□不通过（理由：____________________）

业务部

*

2023–

业务合理性

□通过□需修改：____________________□不通过（理由：____________________）

综合意见