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供应链管理平台与采购订单处理标准模板
一、适用业务场景
常规采购场景：生产物料、办公用品、设备耗材等标准化物料的采购订单创建与跟踪；
紧急采购场景：因生产计划调整、设备突发故障等需快速响应的采购需求；
跨部门协同场景：需求部门（如生产部、行政部、研发部）与采购部、财务部、仓库部等多部门的订单审批与信息同步；
供应商协同场景：与供应商在线确认订单条款、跟踪交货进度、处理履约异常。
二、采购订单全流程操作指南
（一）采购需求发起
操作环节：需求部门提出采购申请
操作人：需求部门专员（如生产计划员华、行政专员敏）
关键动作：
登录供应链管理平台，进入“采购需求管理”模块，选择“新增需求”；
填写《采购需求申请表》，明确以下信息：
物料/服务名称、规格型号、技术参数（如物料编码A001，要求符合ISO9001标准）；
需求数量、单位（如100件，单位：个）、用途（如生产产品备料）；
预算金额（含单价上限，如单价≤50元/件）、期望交货日期（如2024年X月X日前）；
供应商偏好（如优先合作供应商“科技”，或要求提供样品）。
附件（如技术图纸、检验标准、比价记录等，非必填），提交需求并抄送采购部。
输出成果：《采购需求申请表》（系统自动编号，如XQ-20240501001）。
（二）需求审批与立项
操作环节：多级审批确认需求合理性
操作人：需求部门负责人、采购部经理、财务部专员
关键动作：
部门内审批：需求部门负责人（如生产部经理*刚）审核需求的必要性、数量与预算匹配性，审批通过后流转至采购部；
采购部审核：采购专员（如*明）核对需求是否属于年度采购目录、是否需招标或比价，审核通过后提交财务部；
财务部审核：财务专员（如*芳）检查预算是否充足、资金来源是否符合公司规定，审批通过后“采购立项单”，订单状态更新为“已立项”。
审批规则：
预算≤1万元：需求部门负责人+采购部经理两级审批；
1万元＜预算≤5万元：增加财务部专员审批；
预算＞5万元：需分管总监（如*总）最终审批。
（三）供应商选择与比价
操作环节：确定合作供应商并确认价格
操作人：采购专员、采购部经理
关键动作：
采购专员通过平台“供应商库”筛选符合资质的供应商（如“科技”具备ISO14001认证、近3年无重大履约违约），至少邀请3家供应商报价；
在平台发起“询价单”，明确物料需求、交货要求、付款方式（如“月结30天”），要求供应商在2个工作日内报价；
对比报价单，综合评估价格（权重40%）、交期（权重30%）、质量（权重20%）、服务（权重10%），选择最优供应商；
与供应商确认最终价格及条款，要求供应商在平台“订单确认”模块盖章回传（电子签章有效）。
输出成果：《供应商比价表》（系统记录报价历史，可追溯）。
（四）采购订单创建
操作环节：基于需求与供应商信息订单
操作人：采购专员
关键动作：
登录平台“订单管理”模块，“新建订单”，关联已立项的采购需求（XQ-20240501001）；
填写订单核心信息（详见下文“标准表格模板”），重点核对：
供应商信息（名称、地址、联系人*工，电话：区号–，隐私信息脱敏）；
物料明细（与需求一致，避免数量、规格错误）；
交货要求（日期、地点：公司仓库，运输方式：供应商送货上门）；
付款条款（如“验收合格后30天转账”，需与财务确认）；
保存订单并提交内部审批。
（五）订单内部审核
操作环节：多部门联合审核订单合规性
操作人：采购部经理、财务部专员、法务部专员（如需）
关键动作：
采购部审核：采购经理（如*强）检查订单与需求、比价结果的一致性，确认无重复采购；
财务部审核：财务专员（如*芳）核对付款方式是否符合财务制度、预算是否锁定；
法务审核（金额＞10万元或涉及特殊条款）：法务专员（如*律）审核违约责任、知识产权条款等，保证合法合规；
审批通过后，订单状态更新为“待下达”，通知采购专员。
（六）订单下达与供应商确认
操作环节：正式向供应商发送订单并确认接收
操作人：采购专员、供应商联系人
关键动作：
采购专员在平台“订单下达”，系统自动向供应商预留邮箱发送《采购订单》（PDF格式，含订单编号、双方盖章页）；
通过平台“消息中心”提醒供应商确认，要求供应商在1个工作日内完成“确认/驳回”操作；
若供应商驳回，需注明原因（如“交期无法满足”），采购专员启动沟通或重新选流程；
收到供应商确认后，订单状态更新为“已生效”，同步更新供应商交货计划至平台“生产排程”模块。
（七）订单执行跟踪
操作环节：监控订单履约进度，处理异常情况
操作人：采购专员、需求部门专员
关键动作：
采购专员每日登录平台“订单跟踪”模块，查看供应商生产/备货状态（如“已排产”“已发货”）；
提前3天提醒供应商准备发货，核对物流信息（如快递单号、预计到达时间）；
若出现延迟
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