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项目合同管理与风险控制流程工具模板

一、适用范围与核心应用场景

本工具模板适用于各类企业内部项目（如研发、生产、市场推广等）及外部合作项目（如供应商合作、客户订单、联合开发等）的全生命周期合同管理，尤其适合涉及多方协作、金额较大、履行周期较长的复杂项目。通过标准化流程与工具，可帮助项目团队实现合同起草、评审、签署、履行、变更、归档等环节的规范化管理，有效识别、评估与控制合同风险，保障项目顺利推进及企业合法权益。

二、项目合同管理全流程操作指南

（一）合同前期准备与需求明确

操作目标：明确合作背景、核心需求及风险边界，为合同起草奠定基础。

步骤说明：

需求发起与对接：由项目业务部门（如市场部、采购部）与合作方（供应商/客户/合作伙伴）进行初步沟通，明确合作内容（如产品规格、服务范围、交付时间、质量标准）、双方权责及预期目标，形成《合作需求说明书》。

资质审查：由法务部门或合规专员对合作方主体资格进行审查，重点核查：

营业执照、相关行业许可证（如生产许可证、资质证书）是否有效；

合作方信用状况（通过“信用中国”等公开平台查询，无重大失信记录）；

特殊行业资质（如建筑行业需具备相应等级资质）；

授权代表是否具备合法签约权限（需提供授权委托书及身份证明）。

风险评估初步预判：业务部门联合法务、财务部门，结合合作方资质、行业惯例及项目特点，初步识别潜在风险（如履约能力不足、付款延迟、知识产权纠纷等），形成《合同风险初步清单》。

（二）合同文本起草与条款设计

操作目标：根据合作需求及风险评估结果，起草权责清晰、合规合法的合同文本。

步骤说明：

模板选择与定制：优先使用企业标准合同模板（如《采购合同》《服务合同》《技术开发合同》）；若无对应模板，由法务部门牵头，业务部门配合，参考行业通用文本起草定制条款。

核心条款设计：

主体信息：明确双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人及联系方式，避免使用简称或模糊表述；

合作内容：详细描述标的物（产品/服务）名称、规格型号、数量、质量标准（需引用国家标准/行业标准/双方约定标准）、交付时间及地点；

价款与支付：明确合同金额、计价方式（固定单价/总价）、支付条件（如预付款比例到货验收款/里程碑付款）、支付账户（需为企业对公账户，避免个人账户）、逾期违约金计算方式；

履约期限与方式：约定合作起止时间、关键节点（如交付时间、验收时间）及双方履约方式（如供应商负责生产运输、客户负责验收付款）；

保密条款：明保证密信息范围（如技术资料、客户信息、经营数据）、保密期限（一般至合同终止后3-5年）及违约责任；

知识产权：明确合作过程中产生的新知识产权归属（如委托开发合同约定归委托方所有），以及现有知识产权的使用权限；

违约责任：针对常见违约情形（如逾期交付、质量不达标、付款延迟）约定具体违约金比例（一般不超过合同总金额的30%）或赔偿范围；

争议解决：约定争议解决方式（协商/仲裁/诉讼），优先选择企业所在地有管辖权的人民法院或双方认可的仲裁机构。

内部审核：起草完成后，由业务部门负责人初审，重点核对需求匹配度；法务部门复审，重点审查合法性与条款严谨性；财务部门审核价款、支付条款及涉税合规性。

（三）多部门联合评审与风险排查

操作目标：通过跨部门协作，全面识别合同风险，优化条款设计。

步骤说明：

组织评审会议：由项目管理办公室（PMO）或合同管理部门牵头，邀请业务、法务、财务、风控等部门负责人及关键岗位人员（如技术专家、审计专员）组成评审小组，召开合同评审会。

评审内容：

业务合规性：合作内容是否符合企业战略规划及业务范围，是否涉及禁止性领域；

法律风险：条款是否存在歧义、是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》）、违约责任是否可执行；

财务风险：价款是否合理、支付条件是否影响现金流、税务处理是否合规；

履约可行性：项目资源（人力、物力、技术）是否充足，是否存在无法按期履约的潜在风险。

输出评审意见：评审小组填写《合同评审表》（见模板1），明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并标注具体修改意见及责任部门。

意见整改：起草部门根据评审意见修改合同文本，修改后再次提交评审小组确认，直至达成一致。

（四）合同审批签署与用印管理

操作目标：保证合同审批流程合规，签署环节合法有效。

步骤说明：

分级审批：根据合同金额及重要性，设定审批权限（例如：金额≤10万元由部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元由分管副总审批；金额＞50万元由总经理审批）。审批人需在《合同审批单》上签署意见，明确是否批准。

用印申请：审批通过后，由合同管理部门填写《合同用印申请表》，附已评审的合同文本及审批材料，向企业公章管理部门申请用印。

签署规范：

双方法定代表人或授权代表需亲自签署，并签字注明日期；

若为授权代表签署，需提供加盖