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[XX项目/公司]办公用品管理规定

一、总则

（一）目的

为规范[XX项目/公司]（如建筑工程企业/工程管理公司）办公用品管理，保障员工日常办公需求，合理控制办公成本，提高办公用品使用效率，杜绝浪费与滥用，依据公司精细化管理要求，结合实际工作情况，制定本规定。

（二）适用范围

本规定适用于[XX项目/公司]总部及下属项目部（含分支机构）全体员工（含试用期员工、劳务派遣人员）办公用品的申领、使用、保管及报废管理，涵盖常规办公文具、耗材、办公设备配件等。

（三）基本原则

1.按需申领：办公用品申领需基于实际工作需求，避免超额或重复领取。

2.节约使用：倡导员工合理使用办公用品，减少浪费，优先使用可循环物资（如双面打印、可替换笔芯）。

3.统一管理：办公用品由综合管理部（或行政部）集中采购、发放与库存管理，确保规范透明。

4.分类管控：区分低值易耗品（如中性笔、便签纸）与固定资产类办公用品（如打印机、碎纸机），分别适用不同管理规则。

二、办公用品分类与标准

（一）办公用品分类

类别

包含物品示例

管理要求

文具类

中性笔（黑/红）、圆珠笔、铅笔、橡皮、尺子、笔记本、便签纸、文件夹、文件袋、订书机及钉、长尾夹等

按需申领，常用文具限量领取

耗材类

打印纸（A4/A3）、墨盒/硒鼓、碳粉、色带、印泥、胶水、胶带、修正带等

优先使用库存，大容量耗材按项目需求审批

设备配件类

U盘、移动硬盘、鼠标、键盘、插线板、网线、电话机配件等

需说明用途，经部门负责人审批

办公设备

打印机、复印机、传真机、碎纸机、扫描仪、投影仪等（固定资产类）

按《固定资产管理制度》管理

其他

桌面清洁用品（如抹布、清洁剂）、绿植、装饰品等

仅限办公区域使用，禁止私用

（二）标准与限量

1.个人常用文具：每人每月限领中性笔（黑/红）各[1支]、笔记本[1本]、便签纸[1本]；文件夹、文件袋等按需申领（需说明用途）。

2.打印纸：部门月度领用总量原则上不超过[XX包]（如A4纸20包/部门/月），超出部分需提交《打印纸超量使用申请》（说明原因，如“项目投标文件打印”），经部门负责人及分管领导审批。

3.墨盒/硒鼓：按打印机实际使用需求申领，原则上每台打印机每季度更换不超过[1次]（非耗材损耗异常情况）。

4.特殊物品：如礼品类文具（用于客户赠送）、定制文具（印有公司LOGO），需提前报综合管理部备案，经分管领导审批后统一采购。

三、管理职责分工

（一）综合管理部（行政部）

1.采购与库存管理：根据各部门需求计划，集中采购办公用品（优先选择性价比高、环保型产品），建立《办公用品库存台账》（记录物品名称、规格、数量、入库时间、供应商、库存余量），定期盘点（每月末一次），确保账实相符。

2.发放与登记：负责办公用品的日常发放，按申领单发放物品并登记（领用人、物品名称、数量、领取日期），对限量物品严格把控。

3.监督与统计：监督各部门办公用品使用情况（如是否存在浪费），每月统计各部门领用数据，分析异常消耗（如某部门打印纸超量），提出优化建议。

（二）各部门

1.需求计划：各部门指定1名“办公用品联络人”，每月[25日前]向综合管理部提交下月《办公用品需求申请表》（附件1），注明物品名称、规格、数量及用途（如“项目组需A4打印纸10包，用于月度进度报告打印”）。

2.内部管理：负责本部门办公用品的日常使用监督（如提醒员工节约用纸、合理使用耗材），督促员工爱护公共办公设备（如打印机、碎纸机）。

3.报废处理：对无法使用的办公用品（如破损文件夹、报废墨盒），由部门联络人统一收集并填写《办公用品报废申请表》（附件2），经部门负责人签字后交综合管理部处理。

（三）员工

1.按需申领办公用品，不得代他人领取或虚报用途；

2.爱护办公用品（如避免用力摔打文具、节约用纸），人为损坏的需照价赔偿；

3.个人领用的办公用品（如笔记本、中性笔）仅限办公使用，禁止私自带离公司或用于非工作用途。

四、办公用品申领流程

（一）常规办公用品（低值易耗品）

1.线上/线下申请：员工填写《办公用品申领单》（附件3）（可通过OA系统提交或纸质版提交至部门联络人），注明物品名称、规格、数量及用途，由部门联络人汇总后提交综合管理部。

2.审批与发放：

单次申领金额≤[XX元]（如50元）且为常用文具（如笔、便签纸）：部门联络人直接至综合管理部领取（需出示《申领单》），综合管理部登记后发放；

单次申领金额＞[XX元]或非常规物品（如特殊文具、耗材）：需部门负责人在《申领单》上审批签字，综合管理部审核后发放。

3.限时领取：综合管理部在收到审批通过的《申领单》后[1个工作日内]完成发放（紧急需求可电话沟通后优先处理）。

（二）固定资产类办公用品（如打印机、碎纸机）

按公司《固定资产