行政采购申请与审批统一管理工具.docVIP

行政采购申请与审批统一管理工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于企业内部各类行政采购活动的规范化管理，覆盖从需求提报、审批到执行的全流程。典型应用场景包括：

日常办公采购：如文具、耗材、清洁用品等常规物资的补充采购；

固定资产采购：如电脑、打印机、办公家具等价值较高、使用周期长的资产购置；

服务类采购：如保洁服务、设备维修、物业外包等服务的采购；

紧急采购：因突发事件（如办公设备突发故障、临时活动物资需求）需快速响应的采购；

批量集中采购：多部门同类物资的统一采购，以降低成本、提高效率。

二、全流程操作指南

（一）需求发起与申请提报

登录系统：申请人通过企业内部OA系统或采购管理平台，进入“行政采购申请”模块。

选择采购类型：根据实际需求选择“日常办公采购”“固定资产采购”“服务类采购”等类型，勾选“紧急采购”选项（如适用）。

填写基础信息：包括申请部门、申请人、联系方式、申请日期、预计到货日期等。

填写采购明细：逐项录入采购物品/服务的名称、规格型号、单位、数量、单价（预算）、总价、用途说明（需具体，如“用于市场部Q3展会宣传物料制作”），如为服务类采购，需补充服务内容、服务周期等。

附件：根据要求相关材料，如部门需求说明（需部门负责人签字扫描件）、供应商报价单（至少1家，紧急采购可后补）、固定资产采购的《资产配置申请表》等。

提交申请：确认信息无误后提交，系统自动流转至下一审核环节。

（二）部门审核

审核职责：由申请人所在部门负责人（如*经理）担任审核人，重点核对需求的必要性、预算是否在部门年度额度内、采购明细是否清晰。

审核操作：登录系统查看申请，如通过审核，“同意”并填写审核意见（如“同意采购，控制在部门预算内”）；如不通过，“退回”并注明原因（如“非必要采购，建议合并需求”）。

时限要求：常规申请需在2个工作日内完成审核，紧急申请需在1个工作日内完成。

（三）采购部门审核

审核职责：由采购部门专员（如*专员）审核，重点核查采购方式是否符合规定（如小额采购直接采购、大额采购需询价/招标）、市场价格是否合理、供应商资质是否合规（如营业执照、相关资质证书）。

审核操作：通过系统查看申请及附件，对单价超市场均价10%以上的要求申请人补充报价；对需询价的采购，发起“询价流程”，收集至少3家供应商报价（紧急采购可至少1家）。审核通过后填写“审核意见”，如“询价后价格合理，建议审批”；不通过则退回并说明原因（如“供应商资质不全，需更换”）。

时限要求：常规申请3个工作日内完成，紧急申请1个工作日内完成。

（四）财务部门审核

审核职责：由财务部门会计（如*会计）审核，重点核对采购预算是否超支、付款方式是否符合财务制度（如预付款比例、发票类型）、是否符合固定资产入账标准（如单价1000元以上、使用年限1年以上）。

审核操作：登录系统调取申请及预算数据，对超预算申请要求提交《预算调整申请表》；对符合固定资产标准的，标注“固定资产”标识。审核通过后填写“审核意见”，如“预算充足，付款方式合规”；不通过则退回（如“超预算未调整，不予审批”）。

时限要求：2个工作日内完成。

（五）分级审批

根据采购金额划分审批权限，保证审批效率与风险控制：

小额采购（≤5000元）：由采购部门负责人（如*经理）审批，审批通过后进入采购执行环节；

中额采购（5000-20000元）：由分管行政副总（如*副总）审批，需在采购部门审核通过后提交；

大额采购（＞20000元）：由总经理（如*总经理）审批，需在分管副总审核通过后提交。

审批人通过系统查看全流程审核意见，确认无误后“同意”，如需补充说明可填写审批意见。

（六）采购执行

订单下达：采购专员根据审批通过的申请，在合格供应商库中选择供应商（紧急采购可临时引入，需留存供应商资质），下达采购订单（需明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式等）。

进度跟踪：采购专员实时跟踪订单执行情况，如遇延迟（如供应商无法按时交货），需及时通知申请人并协调解决方案（如更换供应商、调整交付时间）。

（七）验收与确认

验收组织：物品/服务送达后，由申请人所在部门负责人（或指定验收人）与采购专员共同验收，固定资产需additionally由行政部资产管理人员核对规格型号。

验收标准：

物品类：核对数量、规格、质量（如无破损、功能正常），与采购订单一致；

服务类：按服务标准验收（如保洁服务覆盖区域清洁度、维修服务后设备运行状态）。

结果反馈：验收合格，三方在《采购验收单》上签字确认（系统内电子签字或纸质扫描件）；不合格，需在24小时内反馈至采购专员，由采购专员联系供应商退换货，重新验收合格后方可进入下一环节。

（八）付款与归档

付款申请：采购专员凭审批通过的《采购申请单》《采购验收单》、供应商发票（需与合同信息