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企业行政管理公文处理模板

一、适用情境与范围

本模板适用于企业内部各类行政公文的规范化处理，涵盖以下常见场景：

决策部署传达：如公司年度工作计划、管理制度修订通知、重要会议精神传达等；

工作汇报与请示：如部门月度/季度工作总结、专项工作进展汇报、资源调配请示等；

跨部门协作函件：如项目联合推进函、业务对接函、会议协调函等；

对外事务沟通：如与合作单位的往来函件、对监管机构的合规说明函等；

日常行政管理：如会议纪要、人事任免通知、办公用品申领批复等。

二、标准化处理流程

公文处理需遵循“起草-审核-签发-编号-分发-归档”的闭环流程，各环节操作要点

（一）公文起草

起草人职责：由事项发起部门指定专人（通常为部门文员或业务负责人）负责，保证内容符合部门实际需求及公司整体战略。

内容要素规范：

简明扼要，概括核心内容，格式为“发文单位+事由+文种”（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）；

主送单位：明确公文接收部门或人员，顶格书写（如“各部门：”“各分公司：”）；

逻辑清晰，分为“开头（事由/背景）-主体（具体事项/要求）-结尾（执行说明/联系方式）”三部分；

附件：如有支撑材料（如数据报表、制度细则），在后注明“附件：1.X”；

落款：包括发文单位全称、成文日期（阿拉伯数字，如“2024年X月X日”），并加盖部门或公司公章。

（二）部门审核

审核主体：由起草部门负责人担任第一审核人，重点审核内容真实性、部门间职责衔接及可执行性。

审核要点：

内容是否符合公司现行制度及法律法规；

涉及其他部门的，是否提前完成沟通并达成一致；

格式是否规范（标题、主送、附件、落款等要素是否完整）。

反馈机制：审核通过后，负责人在《公文处理登记表》（见第三部分）签字确认；需修改的，应明确修改意见并退回起草人完善。

（三）会签（如涉及多部门）

适用情形：公文内容涉及跨部门职责、资源调配或需其他部门协同执行的（如“新产品上线推广方案”“年度预算申请”等）。

操作流程：

起草人将公文稿及《会签单》发送至相关部门负责人；

各部门在1-2个工作日内反馈意见，无异议则签字确认；有异议的，需与起草部门协商达成一致；

全部会签完成后，方可进入下一环节。

（四）领导签发

签发权限：根据公文内容及重要性，划分签发权限：

常规事务公文（如部门通知、会议纪要）：由分管副总签发；

重要事项公文（如公司级制度、年度计划、重大资金申请）：由总经理签发；

涉密公文（如未公开战略、核心数据）：由总经理及董事长共同签发。

签发要求：签发人需仔细审核公文最终稿，确认无误后签字并注明签发日期，对公文内容负最终责任。

（五）编号与排版

编号规则：由公司行政部统一编号，格式为“公司简称-年份-部门代码-序号”（如“司-2024-行-001”），避免重复或跳号。

排版规范：

纸张：A4纸，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；

字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：固定值28磅，页码位于页脚居中，格式为“-X-”。

（六）分发与归档

分发范围：根据主送、抄送单位清单，由行政部通过OA系统、纸质件（需签字领取）或内部邮件发送，保证送达对象准确。

归档管理：

公文发出后3个工作日内，由行政部将纸质版原件（含签发页、会签单）及电子版整理归档；

归档文件按“年度-文种-部门”分类存放，电子版备份至公司服务器，保管期限按《公司档案管理制度》执行（一般至少3年，重要文件永久保存）。

三、公文处理登记表模板

公文标题

文号

密级（公开/内部/秘密）

紧急程度（普通/加急）

起草部门

起草人

联系电话

起草日期

部门审核意见

审核人

审核日期

签字

会签部门意见（可附页）

部门1：签字

日期

部门2：签字

领导签发意见

签发人

职务

签发日期

主送单位

抄送单位

分发份数

归档日期

归档号

四、关键注意事项与规范

（一）格式规范性

标题不得使用简称或口语化表述（如“关于加班的通知”需明确为“公司关于规范加班管理的通知”）；

段落首行缩进2字符，数字、年份不得回行标点符号；

涉及附件的，需在后注明附件名称及数量，附件标题格式与标题一致。

（二）内容准确性

数据、时间、金额等关键信息需经多核验，避免笔误；

引用公司制度或过往文件时，需注明文件名称及文号；

请示类公文需一事一请，不得将多个事项合并上报。

（三）流程时效性

常规公文处理时限不超过3个工作日（从起草到签发）；

加急公文需在24小时内完成流程，并在标题中标注“加急”字样；

审核环节不得无故拖延，如有异议需在1个工作日内反馈。

（四）保密管理

涉密公文需标注密级，并通过加密渠道传递，禁止使用QQ等公共工具发送；

涉密文件复印、摘抄需经部门负责人批准，