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消防维保公司档案管理制度

档案管理的目的与范围

目的

消防维保公司建立档案管理制度，旨在有效管理公司运营过程中产生的各类档案资料，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司的日常运营、项目管理、客户服务以及应对各类检查和审计提供可靠的依据。通过科学的档案管理，能够提高公司的工作效率，促进知识共享，提升公司的整体管理水平和服务质量。

范围

本制度适用于消防维保公司内部形成的所有档案资料，包括但不限于客户档案、项目档案、设备档案、技术档案、行政档案、人力资源档案等。具体涵盖合同文件、维保记录、检测报告、技术方案、员工信息、财务报表等各类纸质和电子文件。

档案管理组织架构与职责

组织架构

公司设立档案管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。档案管理领导小组负责制定档案管理的整体战略和政策，协调各部门之间的档案管理工作，监督档案管理制度的执行情况。同时，设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。

职责分工

1.档案管理领导小组职责

制定和修订公司档案管理制度和政策，确保档案管理工作符合国家法律法规和行业规范。

定期召开档案管理工作会议，研究解决档案管理工作中存在的问题，部署档案管理工作任务。

监督和检查各部门档案管理工作的执行情况，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对档案管理工作不力的部门和个人进行批评和处罚。

2.档案管理部门职责

负责公司档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等日常管理工作，确保档案的完整、准确和安全。

建立和完善档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化查询，提高档案管理工作的效率和水平。

定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题，确保档案的数量和质量与档案管理系统记录一致。

负责对公司员工进行档案管理知识培训，提高员工的档案意识和档案管理能力。

3.各部门职责

负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，确保本部门档案的真实、准确和完整。

按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门的档案移交档案管理部门进行归档，不得拖延或拒绝移交。

配合档案管理部门做好档案的清查和盘点工作，提供必要的协助和支持。

严格遵守公司档案管理制度的规定，不得擅自查阅、复制、销毁档案，确保档案的安全和保密。

档案的收集与整理

收集原则

档案收集工作应遵循全面性、真实性、及时性的原则，确保公司运营过程中产生的各类档案资料都能得到及时、准确的收集。各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，定期对本部门的档案进行清理和整理，将符合归档要求的档案及时移交档案管理部门。

收集范围

1.客户档案：包括客户基本信息、合同文件、服务记录、客户反馈等。客户基本信息应包括客户名称、地址、联系方式、法定代表人等；合同文件应包括维保合同、检测合同、服务协议等；服务记录应包括维保计划、维保报告、检测报告等；客户反馈应包括客户满意度调查、投诉处理记录等。

2.项目档案：包括项目立项文件、项目计划书、项目实施记录、项目验收报告等。项目立项文件应包括项目申请书、项目可行性研究报告、项目立项批复等；项目计划书应包括项目进度计划、项目质量计划、项目成本计划等；项目实施记录应包括项目施工日志、项目质量检验记录、项目安全检查记录等；项目验收报告应包括项目竣工验收报告、项目结算报告等。

3.设备档案：包括设备采购合同、设备说明书、设备维修记录、设备保养记录等。设备采购合同应包括设备名称、型号、规格、数量、价格、供应商等；设备说明书应包括设备的技术参数、操作方法、维护保养要求等；设备维修记录应包括设备故障现象、维修时间、维修人员、维修费用等；设备保养记录应包括设备保养时间、保养内容、保养人员等。

4.技术档案：包括技术方案、技术图纸、技术标准、技术研发记录等。技术方案应包括消防系统设计方案、消防设备安装方案、消防检测方案等；技术图纸应包括消防系统平面图、消防设备安装图、消防电气原理图等；技术标准应包括国家和地方相关的消防技术标准、规范等；技术研发记录应包括公司自主研发的消防技术、产品的研发过程记录、实验数据等。

5.行政档案：包括公司文件、会议记录、规章制度、证照资料等。公司文件应包括公司的通知、通报、决定、请示、报告等；会议记录应包括公司的董事会会议记录、总经理办公会议记录、部门会议记录等；规章制度应包括公司的各项管理制度、工作流程等；证照资料应包括公司的营业执照、资质证书、税务登记证等。

6.人力资源档案：包括员工简历、劳动合同、培训记录、绩效考核记录等。员工简历应包括员工的基本信息、教育背景、工作经