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采购需求清单与审核指南

一、指南适用场景

本指南适用于企业内部各部门（如生产部、行政部、市场部等）因业务开展需要，提出采购物品或服务需求时的标准化流程管理。具体场景包括但不限于：生产原材料补充、办公设备采购、项目外包服务、固定资产新增等。通过规范需求清单的与审核，保证采购活动的必要性、合理性与合规性，提升采购效率并控制成本风险。

二、采购需求清单与审核全流程

步骤一：需求发起与提报

需求发起人：由业务部门根据实际工作需要（如生产计划、办公消耗、项目进度等）发起采购需求，填写《采购需求清单》。

基础信息填写：

明确需求部门、申请人（*）、申请日期、需求编号（格式：部门代码-年份-序号，如“SC-2024-001”）；

详细描述采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准（如适用）、需求数量、单位、预估单价及总价；

说明采购原因、用途（如“生产A产品需补充原材料”“新入职员工办公配置”）、期望到货日期（若紧急需标注“紧急”并说明理由）。

附件提交：如涉及技术图纸、样品要求、服务需求说明书等，需作为附件一并提交，保证需求可被准确理解。

步骤二：部门内部审核

审核人：需求部门负责人（*）。

审核要点：

需求的必要性：是否为部门业务开展所必需，是否存在替代方案（如内部调配、修复等）；

需求数量与规格的合理性：是否与实际工作量、使用需求匹配，避免过量采购或规格不符；

预算匹配度：预估总价是否在部门年度/月度预算额度内，超预算需求需提前说明资金来源。

审核结果：

审核通过：在《采购需求清单》上签字确认，流转至采购部门；

审核不通过：注明修改意见，退回需求发起人重新调整。

步骤三：采购部门复核

复核人：采购部门专员（）、采购经理（）。

复核要点：

需求完整性：清单信息是否完整（规格、数量、用途等），附件是否齐全；

合规性：是否符合公司采购管理制度（如是否属于集中采购目录、是否需公开招标等）；

市场调研：对预估单价进行初步市场询价，判断价格合理性（若价格偏离市场均价超20%，需发起人补充说明）；

库存核对：对于常规物品，核对现有库存数量，避免重复采购。

复核结果：

复核通过：签署意见后，根据采购金额及权限流转至财务部门或审批领导；

复核不通过：与需求部门沟通修改，或退回补充材料。

步骤四：财务与最终审批

财务审核（若涉及）：

财务专员（*）核对预算执行情况，确认资金是否落实；

审核采购成本的合理性，评估性价比。

最终审批：

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：采购经理审批；

5000元＜金额≤50000元：分管副总（*）审批；

金额＞50000元：总经理（*）审批。

审批通过后，采购部门正式发起采购流程；审批不通过，说明原因并终止流程。

步骤五：采购执行与归档

采购执行：采购部门根据审批通过的《采购需求清单》选择供应商、签订合同、跟进履约。

结果反馈：采购完成后，将实际采购结果（供应商、成交价、到货日期等）反馈至需求部门。

资料归档：《采购需求清单》及相关审批文件、合同、验收单等由采购部门统一归档保存，保存期限不少于3年。

三、采购需求清单模板及填写说明

采购需求清单

基本信息

内容

需求部门

申请人

*

联系方式

（内部分机，无需外部号码）

申请日期

年月日

需求编号

（如：SC-2024-001）

物品/服务信息

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

采购用途

期望到货日期

紧急程度（□常规□紧急，紧急请注明理由）

审批流程

部门负责人审核

签字：_________日期：_________

采购部门复核

复核人：_________意见：_________

审批人：_________日期：_________

财务审核（若需）

审核人：_________意见：_________

最终审批

审批人：_________日期：_________

附件清单

（请注明附件名称，如“技术图纸V1.0”“服务需求说明书”）

申请人签字

_________日期：_________

填写说明：

“规格型号/技术参数”需清晰、具体，避免使用“好一点的”“类似”等模糊表述；

“预估总价”需根据市场行情或历史采购数据合理估算，偏差过大会影响审批效率；

附件需与需求清单一并提交，保证需求可被准确执行。

四、关键执行要点与风险提示

需求描述准确性：模糊的需求描述（如“一批办公用品”）可能导致采购物品与实际需求不符，造成资源浪费。需明确物品名称、规格、数量等核心要素。

审批时效性：紧急需求需在申请时标注，并同步说明理由，相关部门需优先处理；非紧急需求需在规定时限内完成审批流程（如常规需求不超过3个工作日）。

预算控制：超预算需求需提前申请预算调整，严禁先采购后补流程或拆分采购金额规避审