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企业日常行政管理SOP及职责明细表

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的行政部门，用于规范日常行政管理事务，明确岗位职责分工，提升行政工作效率与规范性。具体应用场景包括：新员工入职行政引导、办公环境日常维护、办公用品全流程管理、内部会议组织协调、外部访客接待规范、行政档案分类归档等，保证企业行政工作有序、高效运行。

二、日常行政管理核心操作流程

（一）办公环境维护与管理

目标：保障办公区域整洁、安全、有序，营造良好工作氛围。

操作步骤：

每日巡查：行政专员（*专员）每日9:00前巡查各办公区域（工位、会议室、茶水间、走廊等），检查环境整洁度、设施完好度（如灯光、空调、门窗）。

问题登记：发觉环境问题（地面污渍、设施故障等）或员工需求（如工位调整），立即记录在《办公环境巡查表》（含区域、问题描述、发觉时间、责任人）。

协调处理：

简单清洁问题（如垃圾未清理）：当天通知保洁人员处理，1小时内完成。

设施故障问题：联系IT部或维修人员，明确维修时限（如小故障2小时内、大故障24小时内反馈进度）。

反馈闭环：问题处理后，*专员现场确认，并在《巡查表》记录处理结果，员工签字确认。

定期优化：每月末汇总巡查记录，分析高频问题（如某区域垃圾堆积），制定优化方案（如增加保洁频次、调整垃圾桶位置）。

（二）办公用品采购与发放管理

目标：规范办公用品申领、采购、发放流程，避免资源浪费或短缺。

操作步骤：

需求统计：每月25日前，各部门助理（助理）提交《办公用品月度需求表》（含物品名称、规格、数量、用途），经部门负责人（经理）审批后报行政部。

采购计划：行政专员汇总各部门需求，核对库存（通过库存管理系统或台账），编制《办公用品采购计划》，明确采购清单、预算，报行政主管（*主管）审批。

供应商对接：审批通过后，*专员联系合作供应商（按企业合格供应商名录），确认交货时间（如常规物品3天内到货、紧急物品24小时内到货）。

验收入库：物品到货后，专员与助理共同验收，核对数量、质量、规格，无误后在《办公用品入库登记表》记录（含采购日期、物品信息、数量、验收人），并更新库存数据。

发放登记：员工领用物品时，填写《办公用品领用登记表》（含领用人、部门、物品名称、数量、领用日期），*专员核对后发放，每月汇总领用数据，按部门公示。

（三）会议组织与协调

目标：保证会议有序召开，保障会议效率与效果。

操作步骤：

会议申请：申请人（*同事）提前2个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风、白板等），报部门负责人审批。

资源协调：行政专员收到审批表后，根据需求：

预订会议室（通过会议室系统或台账），避免冲突；

准备会议物资（如饮用水、笔记本、笔、投影设备），提前1小时调试设备。

会前提醒：会议前1天，*专员通过企业/邮件向参会人员发送会议提醒（含时间、地点、议程、需携带材料）。

会中服务：会议开始前30分钟，*专员到场检查设备、物资摆放，引导参会人员入座；会议期间提供必要支持（如更换设备电池、添加饮用水）。

会后整理：会议结束后，*专员回收剩余物资，关闭设备，整理会议室；1个工作日内收集会议纪要（由申请人提交），并归档至《会议档案》（含申请表、纪要、照片）。

（四）访客接待与引导

目标：规范访客接待流程，展现企业良好形象，保障访客与员工安全。

操作步骤：

访客预约：被访员工（*员工）提前1个工作日通过《访客预约系统》或邮件提交接待申请（含访客姓名、单位、到访时间、事由、联系方式），行政部备案。

接待准备：专员收到预约后，确认访客到达时间，准备《访客登记表》、胸卡、指引牌，告知员工接待区域（如前台会议室）。

迎接引导：访客到访时，前台人员主动迎接（“您好，欢迎来到公司，请问您预约了哪位同事？”），核对身份信息，引导访客填写《访客登记表》，发放临时胸卡，指引至接待区域。

接待配合：员工到达接待区域后，专员简要说明访客信息，如需协助（如安排茶水、使用会议室），及时提供支持。

送别与记录：访客离开时，*专员引导至公司出口，回收胸卡，并在《访客登记表》记录离开时间；每日汇总访客数据，归档备案。

（五）行政档案管理

目标：保证行政档案完整、安全、可追溯，便于后续查阅。

操作步骤：

档案分类：行政档案分为6大类（每类细分子类）：

制度类（行政管理SOP、岗位职责说明书等）；

合同类（供应商合同、租赁合同等）；

会议类（会议申请表、纪要、照片等）；

物资类（采购合同、入库单、领用记录等）；

接待类（访客登记表、接待记录等）；

其他类（员工工位申请、装修审批等）。

收集整理：各部门每月5日前将上月行政档案交至行政部，*专员核对档案完整性（如签字、盖章是否齐全），去除金属夹，使用档案盒或文件夹分类存放。