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学生个人信息采集与管理规范模版

一、总则

1.1目的与依据

为规范我校/机构学生个人信息的采集、存储、使用、传输和销毁等管理行为，保护学生个人信息安全与合法权益，维护正常的教育教学秩序，依据国家相关法律法规及[学校/机构]内部管理要求，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于[学校/机构名称]内所有涉及学生个人信息采集、处理、管理和维护的部门、教职工、学生组织及相关合作单位与个人。学生个人信息包括但不限于学生在入学、在校学习、毕业等各个阶段产生和被采集的个人基本信息、学业信息、奖惩信息、健康信息及其他与学生个人相关的数据。

1.3基本原则

学生个人信息管理遵循以下原则：

*合法合规原则：信息采集与管理活动必须符合国家法律法规及本规范要求。

*最小必要原则：仅采集与教育教学、学生管理、服务保障等直接相关的必要信息，避免过度采集。

*知情同意原则：在采集学生个人敏感信息前，应明确告知信息用途、范围及保护措施，并获得学生本人或其监护人（针对未成年人）的明示同意。

*安全保密原则：建立健全信息安全保障措施，防止信息泄露、丢失、篡改或被滥用。

*规范使用原则：学生个人信息的使用不得超出告知同意的范围，不得用于与教育教学无关的目的。

二、信息采集

2.1采集主体与权限

学生个人信息的采集工作由[学校/机构]授权的相关职能部门（如：学生工作处、教务处、招生办公室等）负责。其他部门或个人如需采集学生个人信息，须事先向[指定管理部门，如：数据管理中心或信息化办公室]提出申请，经批准后方可进行。

2.2采集内容与范围

采集内容应严格限定在教育教学、学生管理和服务所必需的范围内。通常包括：

*个人基本信息：如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号（或其他有效身份证件信息）、联系电话、家庭住址、紧急联系人信息等。

*学籍与学业信息：如学号、院系、专业、班级、入学日期、学习成绩、奖惩情况、毕业论文（设计）等。

*其他必要信息：如健康状况（用于体检、保险等）、银行卡信息（用于奖助学金发放等），此类信息采集需有明确且必要的用途。

2.3采集方式与要求

*信息采集应通过正规渠道进行，优先采用线上统一信息平台或线下纸质表格（需指定专人负责回收与录入）。

*采集过程中，应向学生或其监护人清晰说明各信息项的采集目的、使用范围及存储期限。

*对于敏感个人信息（如身份证号、银行卡号、病史等），应采取加密或其他安全方式进行收集与传输，严禁通过非加密邮件、即时通讯工具等不安全渠道发送。

*学生提供的纸质信息材料，在录入系统后，应按照档案管理规定进行妥善保管或及时、安全销毁。

三、信息存储与保管

3.1存储介质与环境

*学生个人信息应存储在[学校/机构]指定的、符合安全标准的服务器或存储设备中，优先采用加密存储方式。

*禁止将学生个人信息存储在未经授权的个人电脑、移动硬盘、U盘等便携式设备或第三方云存储服务中，除非该第三方服务已通过严格的安全评估并签署了保密协议。

*存储设备应采取必要的物理安全防护措施（如：防盗、防火、防水、防静电）和网络安全防护措施（如：防火墙、入侵检测系统、防病毒软件）。

3.2数据备份与恢复

*负责信息管理的部门应建立定期的数据备份机制，确保数据在发生丢失、损坏时能够及时恢复。

*备份数据应与原始数据分开存储，并同样采取严格的安全保护措施。

3.3存储期限

学生个人信息的存储期限应遵循法律法规要求及[学校/机构]档案管理规定，原则上在学生毕业后[具体年限，如：按档案管理规定年限]或达到特定使用目的后，应进行归档或匿名化处理。对于超出存储期限且无保留必要的个人信息，应予以安全删除或销毁。

四、信息使用与流转

4.1信息使用限制

学生个人信息的使用应严格限定在采集时声明的范围内，不得用于其他无关目的。如需超出原声明范围使用，应再次获得学生或其监护人的明示同意，法律法规另有规定的除外。

*校内各部门因工作需要使用学生个人信息时，应遵循“按需分配、最小权限”原则，由部门提出申请，经[指定管理部门]或信息所属部门审批后，方可获取相应权限。

*建立信息使用登记制度，对重要信息的访问、查询、修改等操作进行记录和审计。

4.3外部提供与披露

*未经学生本人或其监护人明确同意，不得向任何外部单位或个人提供学生个人信息，法律法规另有规定或涉及公共安全、紧急救助等特殊情况除外。

*因合作办学、科研项目、实习就业等确需向外部单位提供学生信息的，必须与接收方签订数据安全与保密协议，明确双方权利义务、数据使用范围及安全保障措施，并对接收方的资质和安全能力进行评估。

*向政府有关部门提供学生信息，应依据相关法律法规的规定