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团队会议策划与组织工作手册
一、手册概述与适用范围
本手册旨在规范团队会议全流程管理，通过标准化策划、执行与收尾环节，提升会议效率、保证会议成果落地。适用于公司内部各类团队会议，包括但不限于周例会、项目推进会、专题研讨会、季度总结会等，可根据会议规模与复杂度调整具体操作细节。
二、会议筹备阶段：精准规划，夯实基础
（一）第一步：明确会议核心目标与类型
背景说明：会议需围绕具体目标展开，避免“为开会而开会”。根据目标确定会议类型，保证形式与内容匹配。
操作要点：
与发起人沟通，明确会议需解决的核心问题（如“确定项目Q3执行方案”“同步跨部门协作进度”）；
判断会议类型：决策型（需输出明确结论）、同步型（信息传递）、研讨型（头脑风暴）、汇报型（成果展示）；
输出《会议目标说明》，简要记录“会议要达成的具体成果”。
（二）第二步：精准锁定参会人员与分工
背景说明：参会人员需与会议目标直接相关，避免无关人员参与导致效率低下。
操作要点：
根据会议类型确定参会角色：
决策型：需包含决策权限人（如部门负责人*）；
研讨型：需包含相关领域执行人（如项目组、技术骨干）；
同步型：需包含信息输出方与接收方（如各模块负责人、团队成员）。
设计《参会人员信息表》，明确分工：
序号
姓名（*）
部门
职务
角色（决策/执行/旁听）
联系方式（*）
备注（如是否需提前准备材料）
1
*
产品部
经理
决策
需提前审阅方案初稿
2
*
技术部
高级工程师
执行
1395678
负责技术可行性汇报
3
*
市场部
专员
旁听
1379012
记录用户需求反馈
提前3天发送参会邀请，明确“是否必须出席”，未回复者需单独确认。
（三）第三步：科学规划会议议程
背景说明：议程是会议“路线图”，需明确各环节内容、时长与负责人，保证会议有序推进。
操作要点：
按逻辑顺序排列环节：开场（目标说明）→核心议题（按重要性排序）→讨论与决策→总结与待办；
每个环节明确“负责人”与“输出内容”（如“技术可行性汇报”由*负责，输出PPT）；
设计《会议议程表》，控制总时长（例会建议≤1.5小时，专题会≤2.5小时）：
序号
时间
环节名称
负责人（*）
内容要点
预计时长
备注（如是否需提前讨论）
1
14:00-14:05
开场与目标说明
*（主持人）
明确会议目标、议程、纪律
5分钟
2
14:05-14:25
项目进度同步
*（项目经理）
各模块当前进展、风险点
20分钟
提前收集数据
3
14:25-14:50
技术方案研讨
*（技术负责人）
方案可行性、资源需求
25分钟
需提前发送方案文档
4
14:50-15:10
决策与待办明确
*（决策人）
确定方案、分配任务、设定节点
20分钟
5
15:10-15:15
总结与下次会议预告
*（主持人）
复盘结论、明确后续计划
5分钟
（四）第四步：系统梳理会议所需材料
背景说明：提前准备材料可减少现场讨论的盲目性，提高决策效率。
操作要点：
根据议程环节列出材料清单：如项目进度报告、技术方案文档、数据报表、往期会议纪要等；
明确材料提供人、提交时间（提前1-2天）与格式要求（如PPT不超过15页，数据需标注来源）；
设计《会议材料准备清单》：
序号
材料名称
类型（报告/数据/方案）
提供人（*）
提交时间
存放方式（邮件/共享文件夹）
备注
1
Q2项目进度报告
报告
*（项目经理）
6月10日17:00
邮件附件
含甘特图
2
技术可行性方案
方案
*（技术负责人）
6月11日12:00
共享文件夹/“会议资料”目录
需标注优缺点
3
用户调研数据汇总
数据
*（市场部）
6月11日17:00
邮件附件
含图表分析
（五）第五步：全面确认会议资源保障
背景说明：场地、设备等资源是会议顺利进行的物质基础，需提前确认并预留备用方案。
操作要点：
根据参会人数选择场地：小型会议（≤10人）可用会议室，大型会议（＞10人）需提前预订多功能厅；
确认设备需求：投影仪、麦克风、白板、马克笔、视频会议软件（若涉及线上参会）、电源插座等；
如需茶歇，提前确认饮品、点心数量与摆放位置；
设计《会议资源确认表》：
资源类型
具体需求
负责部门/人（*）
确认状态（已确认/待确认）
确认时间
备用方案（如设备故障）
会议场地
3楼会议室（容纳15人）
行政部*
已确认
6月9日
预订4楼备用会议室
投影设备
4K投影仪+HDMI线
IT部*
已确认
6月10日
准备笔记本转接头
茶歇
矿泉水24瓶+咖啡+小蛋糕
行政部*
待确认
6月11日12:00
取消茶歇，提供瓶装水
三、会议执行阶段：有序推进，聚焦成果
（一）会前提醒与准备
操作要点：
会议前一天17:00前，再次发送会议通知，附上《会议议程表》《会议材料准备清单》及会议（线上）；
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