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采购流程标准化模板供应商管理工具

一、工具概述与核心价值

本工具旨在通过标准化流程与规范化模板，帮助企业构建系统化的供应商管理体系，覆盖供应商全生命周期管理（准入、评估、合作、优化），提升采购效率、降低采购风险，保证采购活动与企业战略目标一致。通过统一标准与清晰责任划分，解决供应商管理中“信息分散、评估主观、流程脱节”等痛点，实现采购过程的透明化、规范化和数据化。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用对象

制造业、零售业、服务业等各类行业的企业采购部门；

中小型企业（需搭建基础供应商管理体系）或大型集团（需统一多部门/多区域供应商管理标准）；

采购经理、供应链负责人、采购专员、质量审核人员等岗位角色。

（二）典型应用场景

新供应商引入场景：当企业需要开发新供应商（如新产品投产、原供应商产能不足时），通过本工具完成资质审核、现场考察、样品测试等标准化流程，保证新供应商符合企业要求。

现有供应商绩效评估场景：定期（如每季度/每年）对合作中的供应商从质量、交期、价格、服务等维度进行量化评估，识别优秀供应商与风险供应商，为后续合作策略调整提供依据。

采购执行过程管控场景：在下达采购订单、跟进生产进度、验收入库等环节，通过模板工具实时记录供应商执行情况，保证采购订单按时、按质、按量交付。

供应商优化淘汰场景：结合绩效评估结果与战略需求，对长期表现不佳的供应商启动淘汰流程，对优质供应商深化合作（如签订长期协议、联合开发等）。

三、标准化操作流程详解

（一）步骤1：供应商准入管理——源头筛选风险控制

目标：保证新供应商具备合法资质、生产能力与质量保证体系，从源头规避合作风险。

环节

操作说明

责任人

输入/输出文件

需求收集

采购专员*根据《采购需求申请表》（明确物料/服务类型、技术标准、需求量等），初步筛选供应商准入方向（如行业口碑、产能匹配度）。

采购专员*

输入：《采购需求申请表》

供应商寻源

通过行业展会、招标平台、供应商自荐等渠道收集潜在供应商信息，填写《潜在供应商信息表》（含名称、联系人、主营业务、产能等基础信息）。

采购专员*

输出：《潜在供应商信息表》

资质审核

采购经理牵头，协同质量工程师、法务专员*审核供应商资质文件（营业执照、行业许可证、ISO体系认证、产品检测报告等），保证文件真实有效且在有效期内。

采购经理、质量工程师、法务专员*

输出：《供应商资质审核记录表》

现场考察（必要时）

对资质审核通过的供应商，组织跨部门小组（采购、质量、生产）进行现场考察，重点关注生产设备、工艺流程、质量控制点、仓储物流等，填写《供应商现场考察评分表》。

考察小组（3-5人）

输出：《供应商现场考察评分表》

样品测试

要求供应商提供样品，由质量工程师*按《物料检验标准》进行测试，出具《样品测试报告》，确认样品是否符合技术要求。

质量工程师*

输出：《样品测试报告》

准入决策

采购经理*汇总资质审核、现场考察、样品测试结果，组织供应商评审会（邀请生产、技术、质量部门参与），确定是否纳入《合格供应商名录》，并更新供应商档案。

采购经理*、评审会成员

输出：《合格供应商名录》《供应商档案》

（二）步骤2：供应商绩效评估——量化驱动持续优化

目标：通过客观评估供应商表现，识别优势与不足，推动供应商持续改进，优化供应商结构。

评估周期

评估维度与指标

评估方法

结果应用

月度/季度

1.质量指标（批合格率、退货率、质量问题响应速度）；2.交期指标（准时交货率、订单完成率、交付周期稳定性）；3.价格指标（价格竞争力、成本降低贡献、付款条件合理性）；4.服务指标（沟通效率、问题解决及时性、配合度）。

1.数据采集：采购专员从ERP系统提取交期/订单数据，质量工程师提取质量检验数据；2.部门评分：生产、技术、质量部门按《供应商绩效评分表》打分（权重分配：质量30%、交期30%、价格20%、服务20%）；3.综合评分：采购专员*计算加权平均分，形成《供应商绩效评估报告》。

1.评分≥90分（优秀）：优先分配订单，考虑签订长期合作协议；2.70-89分（合格）：维持现有合作，针对弱项提出改进要求；3.60-69分（待改进）：发出《供应商整改通知书》，30日内跟踪整改效果；4.＜60分（不合格）：启动淘汰流程，移出《合格供应商名录》。

年度

增加“战略配合度”（如技术创新支持、供应链协同响应）、“社会责任”（如合规经营、环保认证）等维度，结合年度合作数据与战略目标匹配度进行综合评价。

年度评审会（高层参与）+数据复盘

确定“年度优秀供应商”，颁发证书并给予奖励；制定下一年度供应商优化计划。

（三）步骤3：采购订单执行与过程管控——保证交付闭环

目标：通过标准化订单流程与实时跟踪，保证采购物料/服务按时、按质、按量交付，满足生产/运