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通用销售合同审核与管理工具指南

一、适用场景与价值体现

本工具适用于各类企业（尤其是中小企业）的销售合同全生命周期管理，覆盖从合同起草、多部门协同审核、签署到归档的全流程。具体场景包括：

销售团队：快速规范合同文本，避免因条款遗漏或表述不当导致客户争议；

法务部门：批量审核合同条款，降低法律风险（如违约责任不明确、争议解决方式约定缺失等）；

财务部门：同步核对金额、付款方式等财务条款，保证与公司账期政策一致；

管理层：实时掌握合同进度，通过数据统计监控销售回款、合同履约情况。

通过使用本工具，可实现合同标准化管理、跨部门高效协作、风险提前预警，最终提升合同审批效率30%以上，降低合同纠纷发生率。

二、全流程操作指南

步骤1：合同发起与基础信息录入

操作主体：销售代表/合同管理员

操作说明：

获取标准合同模板：从公司内部系统或指定路径《销售合同模板》（模板包含通用条款，如标的物描述、付款方式、违约责任等框架内容）。

填写基础信息：根据与客户沟通结果，在模板中补充以下核心信息（以“销售设备”为例）：

合同编号：按规则（如“年份+部门简称+流水号”，如“2024XS-001”）；

合同名称：明确标的物，如“型号智能设备销售合同”；

双方主体信息：甲方（采购方）名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话（脱敏处理）；乙方（销售方）为公司自身信息；

标的物详情：设备名称、型号规格、数量、单价（含税/不含税）、总金额（大小写一致）；

合同期限：签订日期、履行期限（如“自签订之日起30日内交付”）。

附件：补充设备技术参数、技术协议、订单确认函等支撑材料，保证合同与附件内容一致。

步骤2：多部门协同审核

操作主体：销售初审→法务审核→财务审核→最终审批

操作说明：

（1）销售初审（1个工作日内完成）

审核重点：

客户信息准确性：核对甲方名称、统一社会信用代码与营业执照是否一致，避免主体错误；

标的物与订单匹配性：保证设备型号、数量、价格与客户下达的订单/需求函一致；

交付条款合理性：交付时间、地点、运输方式是否符合公司产能与物流能力；

商务条款一致性：付款方式、质保期等是否与公司销售政策一致（如“预付款30%”为固定政策，不可随意变更）。

输出结果：初审通过后，在《销售合同审核管理表》（见第三部分）中填写“销售初审意见”，并流转至法务部门；若不通过，标注修改意见并退回销售代表调整。

（2）法务审核（2个工作日内完成）

审核重点：

主体资格：甲方是否具备签约能力（如企业法人需核对营业执照，分支机构需提供总公司授权书）；

条款合法性：审查违约责任（如“逾期付款违约金按日万分之五计算”是否超过法定上限）、争议解决方式（如“约定由乙方所在地法院管辖”是否有效）；

权利义务对等性：避免乙方义务过重（如“无条件接受甲方质量异议”无期限限制）；

排除歧义：表述模糊的条款（如“设备质量达到行业标准”）需明确具体标准（如“符合GB/T19001-2016质量体系认证”）。

输出结果：法务通过后，填写“法务审核意见”；若存在重大法律风险（如主体不适格、违约责任显失公平），需退回销售代表与客户协商修改，并标注“修改后重新审核”。

（3）财务审核（1个工作日内完成）

审核重点：

金额准确性：总金额=单价×数量，大小写是否一致，含税价是否注明税率及税额；

付款方式：预付款比例（建议不低于30%）、进度款支付节点（如“交付后支付60%”）、尾款支付条件（如“验收合格后付清”）是否符合公司财务安全要求；

发票条款：明确发票类型（如“增值税专用发票”）、开具时间（如“尾款支付后5个工作日内”）、交付方式（如“邮寄至甲方指定地址”）。

输出结果：财务通过后，填写“财务审核意见”；若存在资金风险（如预付款比例过低、尾款无支付条件），需与销售团队沟通调整。

（4）最终审批（1个工作日内完成）

操作主体：销售总监/总经理（根据合同金额分级审批，如金额≤10万元由销售总监审批，＞10万元由总经理审批）。

审核重点：综合评估合同商务条款、法律风险、财务影响，对重大合同（如金额超50万元、新客户首单）需组织专项会议讨论。

输出结果：审批通过后，在《销售合同审核管理表》中签署“审批意见”，合同状态更新为“待签署”；若不通过，注明原因并终止流程。

步骤3：合同签署与用印管理

操作主体：合同管理员/行政部

操作说明：

合同打印：审批通过的合同一式两份（或三份，根据甲方要求），使用公司标准纸张（A4），保证排版整洁、无修改痕迹（若有修改需双方在修改处盖章/签字确认）。

用印申请：填写《合同用印申请单》，附《销售合同审核管理表》及审批通过的合同文本，提交至行政部/法务部用印。

正式签署：

乙方签署：由法定代表人或授权委托人签字（需提供《授权委托书》），并加盖公司公章（公章需清晰，不压关键条款）