五金制品厂记录控制程序.docVIP

1目的

对记录进行控制和管理，为保证产品与环境质量符合规定要求、质量环境管理体系有效运行以及采取纠正预防和改进措施提供依据。

2适用范围

适用于质量环境管理体系活动记录的控制。

3术语和定义（无）

4职责

4.1各部门负责相关记录的填写、收集、整理、保存、归档、移交、处理等。

4.2总务部负责建立并改进本控制程序。

5控制程序

5.1记录的形式及要求

5.1.1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是拷贝、磁带、软盘或胶片。

5.1.2记录的样式尽可能通过形成三层文件予以规定。

5.2记录的填写与修改

5.2.1填写及时，内容正确完整，字迹应清晰、能准确识别，不得随意更改、涂沫，主管级或以上签名要易识别或印章，主管级以下签名要用楷体签全名。

5.2.2记录的修改。如填写错误需修改记录时，采用划线或涂改液的方式进行更正，并注明日期和修改人。

5.2.3日期填写的格式。日期填写的格式有三种，记录时可自由选择。

a)DDMMMYYYY（如：03MAR2003）

b)YYYY年MM月DD日（如：2003年5月3日）

c)YYYY/MM/DD（如：2003/12/17）

5.3记录的收集、标识和归档

5.3.1各部门文件资料管理员应及时收集、汇总各类记录，保持编号或日期、页码的连续便于查阅。

5.3.2对于质量环境管理体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，一般以活页夹保存。

5.3.3如部门有多种记录，要对存放记录的活页夹进行编号，每一活页夹内附有所存放记录的清单，一般情况下各部门对记录每月整理一次，装订成集，设封面或在活页夹侧面注明部门、记录名称及月份；每年进行一次总的归档，设封面或在活页夹侧面注明部门、记录名称及年份。

5.4记录的保存和销毁

5.4.1文管员编写“记录保存期限一览表”，填写记录名称、编码（包括版本）、保存期、编制部门等内容，交部门负责人审批。

5.4.2各部门按照“记录保存期限一览表”的期限要求保存记录，对于保存期超过三年的记录经文管员同意后，可集中保存于文控中心的档案柜内，但需标识清楚所属的部门，记录的名称和年份。

5.4.3记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘中的记录还要做好防压、防磁、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失。

5.4.4记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门主管核实后方能处置。

5.5记录的查阅、借阅

5.5.1经记录保存部门负责人同意，相关部门可在记录保存处查阅所需记录，如需借阅，需经双方负责人同意，进行登记，限期归还。

5.5.2如合同中有要求，经保存部门负责人核实后，记录可提供给顾客或其代表查阅。

5.6外来记录的控制

外来的记录(如供应商提供的计量检定报告，环境监测报告等)由相关部门保存，如果没有特别规定，保存期为三年。

6相关文件

6.1《记录保存期限一览表》

7相关记录

（无）