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教育系统电子档案管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范教育系统电子档案的管理工作，保障电子档案的真实、完整、可用与安全，促进教育信息资源的有效开发和利用，依据国家有关档案管理、电子文件管理的法律法规及教育行业相关规定，结合教育系统实际，制定本规范。

第二条定义

本规范所称电子档案，是指教育系统各单位在教育教学、管理服务、科学研究等活动中直接形成的，具有保存价值的数字形态的记录。其形成、办理、归档、保管、利用和处置等环节均以电子形式进行，或由纸质等传统载体档案转化形成的数字副本。

第三条适用范围

本规范适用于各级各类教育行政部门、各级各类学校（含幼儿园）及其他教育机构（以下统称“教育单位”）的电子档案管理工作。

第四条基本原则

教育系统电子档案管理应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级负责。建立健全电子档案管理工作体系，明确管理职责。

（二）全程管理，前端控制。对电子文件从形成到处置的全过程进行规范管理，注重源头控制。

（三）真实性与可靠性保障。采取技术和管理措施，确保电子档案的内容真实、来源可靠、程序规范。

（四）完整性与有效性保障。保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据的完整，确保其长期可用。

（五）安全保密，规范利用。建立健全安全保密制度，在保障安全的前提下，促进电子档案的合规利用。

（六）依法治档，标准引领。遵循相关法律法规，采用符合国家标准和行业标准的技术与方法。

第二章管理机构与职责

第五条管理体制

教育单位应将电子档案管理工作纳入本单位整体发展规划和信息化建设规划，建立由单位领导负责，档案部门牵头，各业务部门协同配合，相关人员共同参与的电子档案管理工作机制。

第六条档案部门职责

教育单位档案部门是电子档案管理的职能部门，主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及上级关于电子档案管理的法律法规和标准规范；

（二）制定本单位电子档案管理规章制度和工作细则；

（三）指导和监督本单位各业务部门电子文件的形成、积累、整理和归档工作；

（四）负责电子档案的接收、审核、整理、保管、鉴定、统计、利用和处置工作；

（五）组织电子档案管理系统的建设、运维和安全保障；

（六）开展电子档案管理业务培训和宣传工作。

第七条业务部门职责

各业务部门是电子文件形成和归档的责任主体，主要职责包括：

（一）按照规定形成和积累本部门业务活动中产生的电子文件及其元数据；

（二）负责本部门电子文件的整理、著录和预归档工作，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性；

（三）按时向档案部门移交符合要求的电子档案；

（四）配合档案部门开展电子档案的利用和鉴定等工作。

第八条人员要求

从事电子档案管理的人员应具备相应的档案学、信息管理学和信息技术知识，熟悉相关法律法规和标准规范，并定期参加专业培训，保持业务能力。

第三章电子文件的形成与归档

第九条电子文件的格式要求

形成电子文件时，应选择符合国家和行业标准、通用性强、长期可读的文件格式。对于文本文件、图像文件、音频视频文件、数据文件等不同类型，应优先采用开放格式或主流的、有长期保障的闭合格式。

第十条元数据的采集

电子文件形成过程中，应同步采集和记录必要的元数据，包括文件标识符、责任者、形成时间、题名、主题、来源、关联关系、格式、存储位置、权限等。元数据应与电子文件一起归档，并保证其准确性和完整性。

第十一条电子文件的质量控制

业务部门在电子文件形成和流转过程中，应建立质量审核机制，确保电子文件内容真实、信息准确、要素齐全、格式规范。对重要的电子文件，应进行版本控制和过程追踪。

第十二条归档范围与时间

电子文件的归档范围应参照国家和行业关于档案归档范围的规定执行，凡属归档范围的电子文件及其元数据，均应向档案部门归档。归档时间一般应在电子文件办理完毕或项目结束后规定期限内完成。

第十三条归档方式与手续

电子文件归档可采用在线归档或离线介质归档等方式。归档时，业务部门应填写归档移交清单，经档案部门审核验收合格后，办理正式移交手续。电子档案移交应确保数据的完整传输和准确接收。

第四章电子档案的管理与保管

第十四条接收与审核

档案部门接收电子档案时，应对其完整性、准确性、可用性和安全性进行审核。审核不合格的，应退回形成部门补充完善。

第十五条整理与著录

档案部门应按照档案整理规则对接收的电子档案进行分类、排列、编号，并进行规范化著录。著录项目应符合相关标准要求，确保著录信息的准确性和检索的便捷性。

第十六条存储与备份

（一）电子档案应存储在符合安全标准的专用存储系统中，具备足够的容量和良好的性能。

（二）建立电子档案备份制度，采用离线备份与在线备份相结合、本地备份与异地备份相结合的方式，定期进行备份，并对备份数据进行检测和恢复演练，确保备份数据的可靠性。

（三）存储介质