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合同履约保证金管理流程指南

在商业合作的复杂生态中，合同履约保证金作为一种保障机制，对于约束合同双方行为、确保合同目的顺利实现具有不可替代的作用。科学、规范地管理履约保证金，不仅能够有效降低履约风险，保障自身合法权益，更能促进合作关系的健康发展。本指南旨在梳理合同履约保证金管理的全流程要点，为相关实务操作提供专业参考。

一、事前管理：未雨绸缪，防患于未然

事前管理是履约保证金管理的基石，其核心在于通过严谨的合同约定和对合作方的审慎评估，从源头上把控风险。

（一）合同条款的审慎约定

合同是履约保证金管理的唯一依据，相关条款的明确与细致至关重要。在拟定或审核合同时，应重点关注以下方面：

1.保证金金额或比例的确定：应根据合同标的额、项目复杂程度、合作方信用状况以及行业惯例等综合因素，合理确定保证金的具体金额或计算比例。此金额或比例需具有一定的约束力，同时兼顾合作方的实际承受能力。

2.保证金的形式：明确保证金是以现金、银行保函、专业担保机构保函或其他双方认可的形式提交。不同形式的保证金在风险控制、资金成本和操作便捷性上各有优劣，需结合项目实际情况选择。例如，银行保函通常被认为是风险较低的担保形式。

3.保证金的提交时限：约定合作方提交保证金的具体时间节点，通常应在合同生效后或某个关键节点前完成，以确保保障的及时性。

4.保证金的有效期：明确保证金的担保期限，一般应覆盖合同主要义务履行完毕并经验收合格后一定期限，或至合同约定的缺陷责任期、质量保修期届满。避免因有效期约定不清导致后续争议。

5.保证金的管理方式：若为现金形式，需明确保证金的收款账户（如专用账户）、计息方式（如有）及管理责任方。

6.保证金的退还条件与流程：这是核心条款之一。应清晰界定在何种情况下（如合同顺利履行完毕、验收合格等）保证金应全额或按约定比例退还，以及退还的申请、审核、审批、支付流程及时限。

7.保证金的扣罚情形与程序：明确在合作方发生违约行为时，守约方有权扣罚保证金的具体情形（如延迟履约、质量不达标、擅自变更合同等）、扣罚的金额或比例计算方法，以及扣罚前的通知、异议处理等程序。

（二）对合作方履约能力的评估

在合同签订前，对合作方的综合实力、商业信誉、过往履约记录等进行尽职调查和评估，是降低履约风险的重要环节。实力雄厚、信誉良好的合作方，其违约概率相对较低，保证金的实际赔付风险也相应减小。

二、事中管理：规范操作，动态监控

事中管理是确保保证金有效发挥作用的关键阶段，要求管理过程规范有序，并对履约情况进行动态跟踪。

（一）保证金的收取与核实

1.按约收取：严格按照合同约定的金额、形式和时限，督促合作方提交履约保证金。

2.形式审查：对于现金形式，需确认款项足额、及时到账，并开具收款凭证。对于保函形式，需仔细审查保函的真实性、有效性、开具机构资质、保函金额、有效期、受益人、索赔条件等核心要素，确保与合同约定一致，避免接收无效或有瑕疵的保函。必要时，可向出具保函的银行或担保机构进行核实。

（二）保证金的日常管理与监控

1.台账管理：建立健全履约保证金管理台账，详细记录合同名称、合作方、保证金金额、形式、提交日期、有效期、当前状态（如在保、已退、部分扣罚、全额扣罚等）、经办人等信息，确保账实清晰、有据可查。

2.动态跟踪：在合同履行期间，密切关注合作方的履约进展情况。对于可能出现的违约风险，应及时预警，并评估是否需要启动保证金扣罚程序或采取其他应对措施。

3.定期核对：定期对保证金台账与实际收款记录、保函原件等进行核对，确保信息的准确性和完整性。对于保函，尤其要关注其有效期，在到期前若合同义务尚未履行完毕，应及时督促合作方办理保函延期手续。

三、事后管理：及时清退，妥善处置

事后管理主要涉及保证金的到期退还、违约情况下的扣罚以及相关争议的处理，应力求及时、公正、合规。

（一）保证金的到期退还

1.核实履约情况：当合同约定的保证金退还条件成就时（如项目竣工验收合格、质保期届满等），应由相关业务部门对合作方的履约情况进行最终确认，出具书面意见，作为保证金退还的依据。

2.启动退还流程：根据核实结果，由业务部门或财务部门按照合同约定及公司内部审批流程，启动保证金退还程序。若为银行保函或担保保函，应在确认无需继续担保后，及时将保函原件退还合作方或按约定通知出具机构解除担保责任。

3.及时支付：在完成内部审批后，应按照合同约定的时限，将应退还的保证金足额支付给合作方。

（二）保证金的扣罚与争议处理

1.审慎评估违约事实：当合作方发生违约行为，守约方考虑扣罚保证金时，必须首先依据合同条款，对违约事实进行充分、客观的调查和确认，收集相关证据，确保扣罚行为有坚实的事实和合同依据。

2.履行通知与协商程序：