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企业财务报销流程与控制管理办法

一、引言

在现代企业管理体系中，规范、高效的财务报销流程是内部控制的重要组成部分，亦是保障企业资金安全、提升运营效率、防范经营风险的关键环节。它不仅关系到企业资源的合理配置与使用效益，更直接影响到会计信息的真实性与合规性。为确保公司各项费用支出的合理、合法、合规，明确各部门及相关人员在报销环节中的职责与权限，特制定本管理办法，旨在为公司全体员工提供清晰、规范的报销指引，同时强化财务监督与控制职能。

二、基本原则与适用范围

（一）基本原则

1.真实性原则：所有报销业务必须基于真实发生的经济业务，严禁虚构交易、虚开发票或报销与公司经营无关的费用。原始凭证是报销的唯一合法依据，其内容必须真实、准确地反映经济活动的全貌。

2.合法性原则：报销的经济业务及所取得的原始凭证必须符合国家法律法规、财税政策及公司内部规章制度的要求。严禁报销任何违法违规支出。

3.合规性原则：报销流程必须严格遵循本办法规定的审批权限和程序，确保每一笔支出都经过适当的授权与审核。

4.及时性原则：费用发生后，经办人应尽快整理相关凭证并办理报销手续，避免长期积压，以保证会计核算的及时性与准确性。一般情况下，费用发生后应在规定期限内完成报销。

5.效益性原则：在符合规定的前提下，鼓励节约，反对铺张浪费，力求以最合理的成本获取最大效益。

（二）适用范围

本办法适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工及其他为公司提供劳务的人员）在执行公司业务过程中所发生的各项费用支出的报销管理。公司所有部门及下属单位均须遵照执行。

三、报销流程详解

（一）原始凭证的取得与整理

经办人在经济业务发生时，应主动向对方索取合法、合规的原始凭证。原始凭证是报销的基石，其基本要求如下：

*真实性：凭证内容必须与实际发生的经济业务相符，不得涂改、挖补。

*合法性：发票必须是由税务部门监制的正规发票或其他符合国家规定的合法票据。行政事业性收费应取得财政部门监制的票据。

*完整性：原始凭证的各项要素（如开票日期、客户名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、开票单位盖章、收款人、复核人等）必须填写齐全、清晰。如为电子发票，应确保其可查验且未重复报销。

*关联性：原始凭证所记载的经济内容必须与报销事由直接相关。

经办人对取得的原始凭证应认真核对，分类整理，并按时间顺序或业务类型粘贴在“费用报销单”或公司规定的其他报销凭证粘贴单上，确保凭证平整、牢固，便于翻阅和审核。

（二）报销单的填写

经办人应根据经济业务的性质，选择合适的报销单据（如费用报销单、差旅费报销单、采购报销单等），并逐项、清晰、准确地填写：

*填写报销日期、所属部门、经办人姓名及联系方式。

*详细填写报销事由，明确费用发生的时间、地点、人物、事项。

*按费用性质（如差旅费、业务招待费、办公费、交通费等）分别列示，逐项填写金额，并准确计算合计金额。大小写金额必须一致。

*如涉及事前申请的费用（如差旅费、大额采购等），需注明申请单号。

*粘贴原始凭证张数。

*经办人签字确认。

（三）逐级审批

报销单填写完毕并粘贴好原始凭证后，经办人应按照公司规定的审批权限和审批流程，将报销单据提交给相关负责人进行逐级审批。审批人应根据其职责权限，对报销业务的真实性、必要性、合规性及金额的合理性进行严格审核，并在报销单上签署明确的审批意见及姓名、日期。

*部门负责人对本部门费用支出的真实性、合理性负首要审核责任。

*分管领导对其分管范围内的费用支出进行进一步审核。

*审批权限依据公司授权体系执行，超过部门负责人审批权限的，须报请上一级领导审批。

（四）财务部门审核

经各级领导审批完毕的报销单据，应交由财务部门进行专业审核。财务审核是报销流程中的关键控制点，主要审核内容包括：

1.合规性审核：报销业务是否符合国家财经法规、公司财务制度及本办法的规定。

2.完整性审核：报销单填写是否完整、规范，原始凭证是否齐全、粘贴是否符合要求。

3.准确性审核：报销金额计算是否准确，大小写是否一致，费用归类是否恰当。

4.合法性审核：原始凭证是否合法有效，是否为正规发票，发票抬头、税号、开票内容等是否符合规定，是否存在虚假发票、过期发票或与业务无关的发票。

5.审批流程审核：审批手续是否完备，审批人是否具备相应的审批权限。

财务审核人员如发现问题，应及时与经办人沟通，要求其补充、更正或说明。对于不符合规定的报销单据，财务部门有权拒绝受理或退回重办。

（五）付款

经财务部门审核无误的报销单据，由出纳人员根据公司资金管理规定和付款流程办理付款手续。付款方式可采用银行转账、公务卡结算或现金支付（现金支付应符合国家现金管理规定）