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校园综合办公室会议组织方式规定

一、总则

校园综合办公室会议是学校行政管理的重要环节，旨在协调各部门工作、提高管理效率、促进信息共享。为确保会议有序、高效进行，特制定本规定。

（一）会议目的

1.解决校园管理中的实际问题；

2.传达学校重要通知和决策；

3.加强部门间沟通与协作；

4.优化工作流程和资源配置。

（二）会议原则

1.**必要性原则**：仅针对需集体讨论的事项召开；

2.**效率原则**：控制会议时长，明确议题，避免冗长讨论；

3.**公开原则**：会议内容（除涉密事项外）应向相关部门备案；

4.**参与原则**：鼓励各部门负责人及指定代表参加。

二、会议类型及组织方式

校园综合办公室会议分为常规会议、专题会议和临时会议三种类型，具体组织方式如下：

（一）常规会议

1.**频率**：每月召开一次，原则上定于每月最后一个周五下午；

2.**参会人员**：综合办公室全体成员、各部门负责人或其指定代表；

3.**议题准备**：

(1)各部门提前提交会议议题，需附带简要背景说明；

(2)综合办公室汇总后，于会前3天发布会议议程；

4.**会议流程**：

(1)主持人开场，重申会议目的及议程安排；

(2)按议程逐项讨论，各部门依次发言；

(3)形成决议或初步方案，明确后续跟进责任人及时间节点；

(4)会议结束前，主持人总结并布置临时任务。

（二）专题会议

1.**召开条件**：遇重大事项（如校园活动策划、资源调配等）时临时召集；

2.**参会范围**：根据议题涉及部门灵活确定，可邀请校内外专家列席；

3.**组织流程**：

(1)综合办公室发布会议通知，明确议题及预期成果；

(2)会议中可采用分组讨论、方案比选等形式；

(3)会议纪要需经主要参会者签字确认。

（三）临时会议

1.**适用场景**：紧急事项（如突发事件处理）需即时决策时；

2.**参会要求**：优先通知核心管理层，可后续补发会议记录；

3.**注意事项**：需在会后24小时内整理简报，抄送所有相关部门。

三、会议纪律与要求

为确保会议质量，需严格遵守以下规范：

（一）参会纪律

1.**准时要求**：参会人员应提前10分钟到场签到；

2.**发言规范**：

(1)逐项发言，控制时长（每人不超过5分钟）；

(2)聚焦议题，避免无关讨论；

3.**请假制度**：因故不能参会者，需提前24小时向综合办公室提交书面或电子请假函。

（二）材料管理

1.**会前材料**：所有议题需提前准备纸质或电子版材料，会议前分发给参会者；

2.**会议记录**：指定专人负责记录，内容应包括：

(1)会议时间、地点、主持人；

(2)各项议题的讨论要点及决议；

(3)跟进事项的责任人与完成时限。

（三）会议成果落实

1.**纪要分发**：会议结束后3个工作日内，将会议纪要发送至各部门负责人；

2.**执行监督**：综合办公室每月检查决议落实情况，对未按时完成的需约谈责任部门。

四、附则

1.本规定由校园综合办公室负责解释，自发布之日起施行；

2.遇特殊情况（如季节性调整、部门重组等），可由综合办公室修订相关条款。

四、附则（续）

1.本规定由校园综合办公室负责解释，自发布之日起施行；

2.遇特殊情况（如季节性调整、部门重组等），可由综合办公室修订相关条款；

3.所有会议记录及决议文件均需存档，存档期限为自会议召开之日起至少两年，以备后续查阅或审计需要；

4.综合办公室每年末需对会议组织情况进行总结评估，内容包括但不限于会议效率、议题完成率、参会满意度等，评估结果用于优化次年会议安排。

五、会议场地与设备管理

（一）场地要求

1.常规会议应使用学校指定的会议室（如综合办公楼三楼大会议室），需提前一周预定；

2.会议室需配备标准桌椅（建议容纳人数不超过30人）、投影仪、白板及书写工具；

3.专题会议或参会人数超过30人的场合，需提前申请配备音响设备或视频会议系统；

4.会议结束后，使用部门需负责场地清洁，综合办公室定期检查设备完好情况。

（二）设备操作规范

1.**投影仪使用**：

(1)打开电源，切换至信号源（如电脑或U盘）；

(2)调整画面亮度及对比度，确保投影清晰；

(3)使用完毕后关闭设备，并恢复默认设置。

2.**视频会议系统操作**：

(1)提前测试网络连接，确保摄像头及麦克风功能正常；

(2)进入会议前需录入参会人员信息，避免无关人员干扰；

(3)会议中需注意音量控制，避免背景噪音影响通话质量。

六、会议费用管理

（一）费用标准

1.常规会议不产生额外费用，由学校日常办公预算承担；

2.专题会议如需外聘专家或租赁特殊设备，费用需经综合办公室审批后报销，审批标准参照