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职业培训学校行政管理制度

一、总则

（一）制定目的与依据

为规范本校行政管理行为，提高工作效率与质量，保障学校各项教学、培训及管理活动的有序开展，营造积极、健康、和谐的办学环境，依据国家相关法律法规及本校章程，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本校全体行政管理人员、教学辅助人员及与行政管理工作相关的其他教职工。学校各项行政事务的组织、协调、实施与监督，均须遵循本制度。

（三）基本原则

1.服务教学原则：行政管理工作应以保障教学活动为核心，服务于人才培养目标的实现。

2.依法依规原则：行政管理行为必须符合国家法律、法规及政策要求，遵守学校各项规章制度。

3.效率优先原则：优化工作流程，明确岗位职责，提升行政效能，确保各项工作及时、准确完成。

4.民主集中原则：重要行政事项决策应充分听取意见，按照规定程序集体研究决定。

5.公开透明原则：在符合保密要求的前提下，行政管理工作的相关信息应适度公开，接受监督。

6.责权利统一原则：明确各岗位的职责、权限和相应的责任，确保权责清晰，奖惩分明。

二、组织机构与职责

（一）行政管理体系

本校行政管理实行校长负责制，下设行政部门（如办公室、教务处、学生处、总务处等，具体名称可根据学校实际设置调整），在校长领导下开展工作。各部门应明确职责分工，加强协作配合。

（二）主要行政部门职责

1.办公室（或综合管理部）：负责学校日常行政事务的统筹协调，包括公文处理、会务组织、档案管理、印信管理、对外联络、信息宣传、固定资产（办公类）管理、后勤服务协调等。

2.教务处（或教学管理部）：协助教学副校长做好教学计划的制定与实施、教学资源的调配、教师（含兼职教师）的日常管理与服务、教学质量监控、教材与教学资料管理、学籍管理等教学辅助工作。

3.学生处（或学员服务部）：负责学员的咨询、报名、注册、考勤、档案管理、学习过程中的服务与沟通、学员活动组织、结业（毕业）手续办理等。

4.总务处（或后勤保障部）：负责学校教学及办公设施设备的维护、校园环境的清洁与绿化、安全保卫、物资采购与管理、食堂（若有）管理等后勤保障工作。

5.财务部：严格执行国家财经纪律和学校财务管理制度，负责学校经费的预算、核算、收支管理、财务报表编制、资产管理（财务核算部分）等。（注：若学校规模较小，财务职责可由办公室或专人承担）

（三）岗位职责

各行政部门应根据工作需要，科学设定岗位，明确各岗位职责说明书，内容包括岗位名称、直接上级、主要职责、任职要求、工作权限等，并据此开展工作和进行考核。

三、日常办公管理

（一）公文处理

1.收文：实行统一登记、及时分办、逐级传阅、认真督办的原则。收到外来文件后，由办公室（或指定人员）统一签收、登记，根据文件内容和性质呈送相关领导批示后，分转至相关部门或人员办理。

2.发文：应遵循“确有必要、注重实效”的原则。文稿拟制需符合规范，经部门负责人审核、分管领导签发后，由办公室（或指定人员）统一编号、排版、校对、印制、用印、分发，并做好发文登记和存档。

3.归档：各类公文办理完毕后，应及时整理、分类、编号、装订，按照档案管理规定进行归档保存。

（二）会议管理

1.会议组织：学校各类会议（如校务会、行政例会、专题工作会等）应提前确定议题、参会人员、时间、地点，做好通知和会务准备工作。

2.会议纪律：参会人员应准时出席，无特殊原因不得请假、迟到、早退。确需请假的，须向会议组织者或主持人履行请假手续。会议期间应关闭手机或调至静音，保持会场安静，积极发言，做好记录。

3.会议纪要：重要会议应形成会议纪要，由办公室（或指定人员）负责整理，经主持人审签后分发至相关人员，并督促落实会议决定事项。

（三）印信管理

1.印章管理：学校公章、财务专用章、合同专用章等重要印章由专人保管，严格用印审批制度。使用公章须经相关领导批准，并有使用登记记录。严禁在空白纸张、函件上加盖公章。

2.介绍信管理：开具介绍信须经部门负责人或领导批准，注明持信人、事由、有效期等，并做好登记。

（四）档案管理

1.建立健全档案管理制度，对学校的行政档案、教学档案、学员档案、财务档案、人事档案等进行集中统一管理。

2.档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作，应符合国家及行业档案管理规定，确保档案的完整、安全和有效利用。

3.严格档案查阅、借阅制度，履行审批手续，涉密档案的管理按保密规定执行。

（五）办公用品管理

1.办公用品实行统一采购、登记、领用制度。各部门根据实际需要提出领用申请，经批准后到指定地点领用。

2.提倡勤俭节约，杜绝浪费，鼓励办公用品的重复利用。

（六）办公设备与信息化管理

1.计算机、打印机、复印机、传真机等办公设备，应指定专人