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公司合同管理制度

一、概述

公司合同管理制度是企业规范化管理的重要组成部分，旨在规范合同签订、履行、变更、解除等全过程，防范经营风险，提高合同管理效率。本制度适用于公司所有涉及经济利益、权利义务关系的合同，包括但不限于采购、销售、服务、合作等类型。

二、合同管理流程

（一）合同起草与审核

1.合同需求提出：业务部门根据业务需求填写《合同需求申请表》，明确合同目的、标的、对方基本信息等。

2.合同起草：法务部或业务部门根据需求起草合同，确保条款完整、合规。

3.合同审核：

(1)初审：业务部门负责人审核合同内容与业务匹配性；

(2)复审：法务部对合同法律风险进行评估；

(3)终审：总经理或其授权人审批。

（二）合同签订与备案

1.签订程序：

(1)确认对方主体资格，提供营业执照、法定代表人身份证明等；

(2)采用书面形式，电子合同需符合《电子签名法》规定；

(3)签订前核对合同编号、日期、印章等要素。

2.备案管理：

(1)签订后3日内，将合同原件及电子版归档至合同管理系统；

(2)重要合同需在公司内部系统进行共享，便于追踪。

（三）合同履行与监控

1.履行分工：

(1)业务部门负责执行合同条款，确保按期交付；

(2)财务部负责监控付款进度，避免超额支付；

(3)法务部定期检查合同履行情况，预警潜在风险。

2.异常处理：

(1)如遇争议，先通过协商解决；

(2)协商不成的，启动仲裁或诉讼程序，并提前法务部备案。

（四）合同变更与解除

1.变更流程：

(1)双方协商一致，签订《合同变更协议》；

(2)变更协议需经原审核程序；

(3)更新合同台账，注明变更事项。

2.解除条件：

(1)符合合同约定的解除条款；

(2)一方严重违约，另一方依法解除；

(3)解除需书面确认，并评估损失。

三、合同归档与评估

（一）归档要求

1.纸质合同：分类存档于档案室，按合同编号排序；

2.电子合同：存储于加密服务器，设置访问权限；

3.保管期限：普通合同保存5年，重要合同保存10年以上。

（二）合同评估

1.定期评估：每年年底对合同履行情况进行分析，总结经验；

2.风险记录：建立合同风险台账，包括违约案例、争议解决方式等；

3.优化建议：根据评估结果修订合同模板，提升管理效率。

四、附则

1.本制度适用于公司全体员工，违反者按公司规定处理；

2.制度修订需经管理层审批，并发布通知；

3.本制度由法务部负责解释，自发布之日起实施。

一、概述

公司合同管理制度是企业规范化管理的重要组成部分，旨在规范合同签订、履行、变更、解除等全过程，防范经营风险，提高合同管理效率。本制度适用于公司所有涉及经济利益、权利义务关系的合同，包括但不限于采购、销售、服务、合作等类型。合同管理的有效性直接关系到企业的成本控制、资源调配和声誉维护，因此必须建立系统化、标准化的管理流程。通过明确各环节的职责分工、操作规范和风险控制措施，可以确保合同管理的合规性和高效性，为企业的稳健发展提供保障。

二、合同管理流程

（一）合同起草与审核

1.合同需求提出：业务部门根据业务需求填写《合同需求申请表》，明确合同目的、标的、对方基本信息等。

-《合同需求申请表》应包含以下内容：

(1)申请部门及负责人；

(2)合同对方名称、联系方式、资质证明（如营业执照副本复印件）；

(3)合同类型（如采购、销售、租赁等）；

(4)合同金额及支付方式；

(5)主要权利义务条款；

(6)预计签订时间及履行期限；

(7)特殊需求或风险点说明。

2.合同起草：法务部或业务部门根据需求起草合同，确保条款完整、合规。

-合同起草时应重点关注以下要素：

(1)标题明确：清晰标注合同名称及编号；

(2)主体资格：确认双方名称、地址、法定代表人或授权代表信息；

(3)标的与数量：详细描述合同标的物，如规格、型号、数量、质量标准；

(4)价格与支付：约定单价、总价、付款节点、付款方式（如银行转账、支票）；

(5)履行期限：明确合同生效时间、履行起止日期；

(6)违约责任：规定逾期交付、质量不符等情况的赔偿标准；

(7)争议解决：约定争议解决方式（如协商、调解、仲裁或诉讼）；

(8)附件清单：如有补充协议或技术参数表，需列明附件名称及效力。

3.合同审核：

(1)初审：业务部门负责人审核合同内容与业务匹配性；

-初审要点包括：

-合同目标是否达成业务需求；

-价格、交付等条款是否符合公司政策；

-是否存在明显不合理的条款。

(2)复审：法务部对合同法律风险进行评估；

-复审要点包括：

-合同是否违反公司内部规定；

-法律条款是否缺失或表述模糊；

-是否存在潜在诉讼风险（如知识产权、保密条款等）；