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人事档案管理电子化操作规程

一、总则

（一）目的与依据

为规范我单位人事档案管理电子化工作，提高档案管理效率、利用水平与安全保障能力，确保人事档案信息的真实、完整、准确和安全，根据国家有关档案管理及信息化建设的法律法规和政策要求，结合我单位实际情况，特制定本规程。

（二）基本原则

人事档案电子化管理遵循以下原则：

1.真实性原则：电子档案内容必须与纸质档案原件一致，确保信息的原始性和准确性。

2.完整性原则：确保电子档案材料的齐全完整，反映个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等各方面情况。

3.安全性原则：建立健全安全保密制度，采取有效技术措施，保障电子档案数据的安全存储和传输，防止信息泄露、丢失和篡改。

4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对电子档案的查阅、复制、传递等环节进行严格控制，确保档案信息不外泄。

5.规范性原则：档案数字化加工、著录、存储、管理和利用等各环节均应符合相关国家标准和行业规范。

6.便捷性原则：在确保安全保密的前提下，力求电子档案管理系统操作简便，便于档案的检索、查阅和利用。

（三）适用范围

本规程适用于我单位所有在职、离退休、辞职、辞退、解除聘用合同等各类人员的人事档案电子化管理工作。

二、档案材料的收集与整理

（一）材料收集

1.收集范围：严格按照国家及单位有关人事档案材料收集的规定执行，包括但不限于履历材料、考核考察鉴定材料、学历学位与专业技术职务材料、奖惩材料、党团材料、工资待遇与任免材料等。

2.收集要求：新形成的应归档材料，由相关部门或经办人在材料形成后的规定时限内及时收集、整理后移交档案管理部门。确保材料真实、完整、手续齐全。

（二）材料整理

1.鉴别：对收集到的材料进行真实性、完整性、有效性鉴别，剔除重复、虚假、无效及不应归档的材料。

2.分类排序：按照人事档案材料分类目录及排序要求，对材料进行分类、排序，并编写页码。

3.编目：对每份材料填写材料目录，注明材料名称、形成时间、页数等信息。

4.装订：对整理好的纸质材料，按照规范要求进行装订，确保整齐牢固，便于扫描。

三、数字化加工

（一）扫描

1.扫描设备：选用符合分辨率、色彩模式等要求的扫描仪。

2.扫描参数：根据材料类型（如文字、图片、印章等）选择合适的扫描分辨率（通常不低于规定标准）、色彩模式（黑白、灰度或彩色）。对于多页材料，应进行连续扫描，形成多页TIFF或PDF格式文件。

3.扫描质量：确保扫描图像清晰、完整，无歪斜、无污点、无漏扫、无重影，能准确反映原件内容和面貌。

（二）图像处理

1.去污去燥：对扫描图像中的污点、杂色、黑边等进行适当处理，确保图像整洁。

2.纠偏裁剪：对歪斜的图像进行纠偏，对多余边距进行裁剪。

3.拼接合并：对大幅面材料分块扫描后进行拼接；对同一事由的相关材料，根据需要进行合并。

4.质量检查：对处理后的图像进行逐页检查，确保符合数字化图像质量要求。

（三）元数据著录

1.著录内容：根据档案管理系统的要求及档案著录规则，对每份电子档案著录必要的元数据，如档案编号、姓名、性别、出生日期、材料类别、材料名称、形成时间、页数、扫描日期、扫描人等。

2.著录要求：元数据著录应准确、规范、完整，确保信息的可检索性。

（四）目录建库

将著录好的元数据导入档案管理系统，建立电子档案目录数据库，实现与数字化图像的关联。

（五）数据存储与备份

1.存储格式：数字化图像文件应采用通用、稳定的格式存储，如TIFF、PDF等。

2.存储介质：选择可靠性高、稳定性好的存储介质，如服务器硬盘、磁盘阵列等。

3.数据备份：建立电子档案数据的定期备份制度，采用离线备份与在线备份相结合的方式，确保数据安全。备份介质应妥善保管，并进行定期检查。

四、电子档案的日常管理

（一）档案接收与著录

1.新接收的电子档案材料，应由档案管理员核对其真实性、完整性，并在档案管理系统中完成著录、入库工作。

2.对于历史纸质档案数字化成果，在导入系统前需进行严格的质量验收。

（二）档案保管

1.系统环境：确保电子档案管理系统运行在安全、稳定的网络环境和服务器上，配置必要的硬件防火墙、杀毒软件等安全防护设施。

2.数据维护：定期对电子档案数据进行检查、校验和维护，发现问题及时处理，确保数据的可读性和完整性。

3.载体管理：对存储电子档案的各类介质（如硬盘、光盘等）进行妥善保管，做好登记、标识，防止损坏、丢失和非法使用。

（三）档案利用

1.利用权限：严格执行档案查阅权限规定，不同级别人员拥有不同的查阅范围和权限。查阅电子档案需履行审批手续。

4.保密要求：严禁将电子档案内容以任何形式泄露给无关人员。严禁私自拷贝、传播电子档案数