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XX企业资料档案整理方案

为了企业资料方便查找，不遗失，特制订该方案。

一、分类

1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、工程档案类、综合档案类。

1.2依据职能活动和档案形成特点，每个大类下设置若干个二级类目，不设置三级类目（详见附表）。

1.3录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式档案，其形成和反应内容、作用和纸质载体档案有不可分割联络，不单独设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。

二、分类标识方法

2.1档案标识符号采取英文字母次序标识一级类目（大类）；采取阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。

2.2档案排架和编号要反应六个基础大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，确保利用档案系统性、有效性。

2.2.1文件档案类（A）：分为外部文件类、内部文件类两类，十二个月度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内根据永久、长久、短期次序排列），案卷次序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1

2.2.2人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类，十二个月度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内根据永久、长久、短期次序排列），案卷次序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1

2.2.3会计档案类（C）：标准上由财务部保管，如需有资料放到资料室，按年度一属类进行排列。

2.2.4经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、协议协议书类、相关影像类四类，十二个月度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内根据永久、长久、短期次序排列），案卷次序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1

2.2.5工程档案类（E）：工程完工验收资料类，以工程类别分类归档，一个工程项目标全部资料归为一类，不能拆分，其编制代号规则为：取类别拼音首字进行编号。该档案类全部属永久保留。案卷次序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1

2.2.6综合档案类（F）：统计报表类、审计汇报类、资质相关资料类、重协议守信用证件类、其它类五类，十二个月度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内根据永久、长久、短期次序排列），案卷次序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1

三、归档案卷质量要求

总质量要求：遵照文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点。

1.归档文件必需齐全完整。通常在职能活动中形成对以后有查考利用价值文件材料，均应搜集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件页数，均应齐全完整。

2.遵照文件形成规律和特点，层次分明。在归档文件材料中，应该将每份文件正件和附件、印件和定稿、请示和批复、转发文件和原件、多个文字形成同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目标材料，要把项目从立项到结束形成材料组在一起，正确地反应企业各面活动真实内容和历史过程，尽可能做到一事一卷。

3.卷内文件排列：卷内文件材料应保持文件之间有机联络，区分不一样情况进行排列，密不可分文件材料应依序排列在一起，即；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；会议统计依会议时间次序排列，会议文件要按文件关键程序次序排列，关键在前；通常工作形成材料，结论性文件在前，依据性文件在后；招投标及协议书资料根据时间前后次序排列；工程完工验收资料根据工程类别进行排列。

4.区分不一样价值：各类文件依据其不一样内容全部有不一样保留价值。组卷过程中尽可能依据不一样保管期限分别组卷。文件数量极少或一件事密不可分文件，可无须因价值不一样而拆开组卷。

5.跨年度材料处理：以落款日期为准。

6.含有长久保留案卷，卷内文件首页右上角盖上“永久保留”字样，复印一份连同原件一同归档。

7.卷内文件编号：每一本案卷卷内文件序号自设流水号。每份文件内有页号按原页号，无页号用铅笔编写页号，并在目录中记上页数。

8.装订和装盒：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、综合档案类等卷内文件以“年度”装订成册；工程档案类以“每个工程项目”装订成册。经营档案类中标工程招标文件、投标文件、中标通知书及协议协议书只是短暂放在经营档案类，等该工程开工后全部要归到工程档案类。

9.卷内目录填写：通常组成案卷，全部应填写卷内目录，卷内目录表各项要填写齐全。

（1）序号：每册流水号。

（2）文号：填写文件制发机关发文字号，协议可填写协议号。

（3）责任者：应填写文件形成部门或以印章为准。

（4）标题：填写文件标题，通常应照实抄录，不要随意更改和简化；没有标题或不能说明文件内容标题，应依据文件内容自拟标题，外加[]；会议统计应在卷内目录文件标题下写明会议关键内容。协议、协议在此栏内填写协议内容及对方单