合同履行与预防指导手册模板.docVIP

合同履行与纠纷预防指导手册模板

一、手册适用范围与核心价值

本手册适用于各类企业、个体工商户及其他组织在合同签订后的履行管理场景，涵盖货物买卖、服务提供、工程合作、知识产权转让等常见合同类型。通过规范合同履行全流程操作，明确各环节责任分工，帮助用户有效预防合同纠纷，降低履约风险，保障合同目的顺利实现。手册可作为企业法务、业务部门及经办人的实操指引，也可作为内部培训材料提升团队合同管理能力。

二、合同履行全流程操作指引

（一）合同签订前的履约准备

履约能力评估

核查合同相对方的主体资格：通过“国家企业信用信息公示系统”或行业主管部门平台，确认对方是否为合法存续的法人/组织，经营范围是否涵盖合同业务，有无经营异常或行政处罚记录。

评估对方履约能力：要求对方提供近两年的财务报表（资产负债表、利润表）、同类项目业绩证明、银行资信证明等，重点核查其资产状况、现金流及履约记录。

风险预警：若对方为分支机构或个人，需核实其总部的授权文件或身份信息，避免因主体不适格导致合同无效。

合同条款细化与交底

业务部门联合法务部门逐条审核合同条款，重点关注：

标的物/服务描述：明确名称、规格、型号、数量、质量标准（如国家/行业标准、双方约定标准），避免“优质”“合格”等模糊表述。

履行期限与地点：具体到年/月/日，明确交货/服务完成地点（如“甲方仓库所在地”“项目现场”），避免“尽快”“适时”等不确定表述。

价款与支付方式：明确金额、币种、支付节点（如“预付款30%发货前支付，尾款70%验收合格后30日内支付”）、账户信息（需与合同主体一致）。

违约责任：量化违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），明确违约情形（如延期交货、质量不符、单方解除合同等）及补救措施。

组织履约交底会议：业务负责人向执行团队（如采购、施工、客服人员）明确合同核心条款、关键节点及风险点，保证全员理解履约要求。

（二）合同履行中的动态监控

履行进度跟踪

建立《合同履行进度跟踪表》（详见第四章模板1），按月/季记录：

计划履行内容（如“第一批货物交付”“阶段性成果提交”）；

实际履行情况（完成时间、数量、质量验收结果）；

存在问题（如“原材料短缺导致延期”“设计需求未明确返工”）；

责任人（业务经办人、部门负责人）。

对关键节点（如付款、交货、验收）设置提前提醒机制，保证在截止日前3个工作日完成相关准备，避免逾期。

沟通与变更管理

定期沟通：合同履行过程中，双方应指定联络人（如“甲方业务代表明，乙方项目经理华”），通过邮件、函件等书面形式定期沟通进展（如每月5日前提交上月履行报告）。

变更处理：若需变更合同内容（如履行期限、标的物数量、质量标准），应履行以下步骤：

①提出变更申请：书面说明变更原因、具体内容及对合同的影响，由双方签字盖章确认；

②协商一致：就变更后的权利义务达成一致，签订《合同变更协议》（模板见第四章模板2），作为原合同补充；

③履行变更：按新约定执行，原合同相关条款自动失效。

禁止口头变更：任何非书面形式的变更约定，事后若对方不认可，可能导致履约争议。

证据留存管理

履行过程中形成的所有书面材料均需妥善保管，包括：

付款凭证（银行转账记录、发票收据）；

交付凭证（送货单、签收单、物流单）；

沟通记录（邮件、函件、会议纪要，需注明“关于合同履行事宜”）；

验收文件（验收报告、测试结果、双方确认的整改方案）；

变更文件（《合同变更协议》、补充协议）。

证据要求：原件保存，复印件需注明“与原件一致”并由对方签字盖章；电子证据需及时备份（如邮件导出为PDF，聊天记录截图完整）。

（三）合同履行后的收尾与归档

验收与结算

严格按照合同约定的质量标准进行验收：

货物验收：核对数量、规格、外观，必要时委托第三方检测机构出具质量报告；

服务验收：按服务成果清单（如“开发功能模块”“培训课时”）逐项确认，由双方授权代表签字盖章出具《验收合格证明》。

结算处理：凭验收证明、发票等资料，按合同约定流程申请付款（如提交财务部门、总经理审批），保证付款节点与履约进度匹配。

合同归档

合同履行完毕（含终止、解除）后15个工作日内，业务部门将以下材料整理归档：

合同文本及附件（含所有变更、补充协议）；

履行过程中的全部证据材料（按时间顺序编号）；

验收报告、结算凭证、终止/解除协议等。

归档要求：电子档存储至企业合同管理系统，纸质档装入档案袋并标注“合同编号-合同名称-履行期间”，由档案管理部门统一保管，保管期限不少于合同终止后5年。

三、纠纷预防与应对机制

（一）纠纷预防措施

建立履约风险评估机制

每季度对已履行合同进行风险排查，重点关注：

对方经营状况恶化（如拖欠货款、涉诉案件增加）；

履行延迟或质量不符未及时处理；

合同条款存在履行障碍（如不可抗力约定不明）。

对高