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仓库管理库存盘点与货物存储标准化指南

一、适用工作情境

定期盘点：月度、季度、年度全面库存核查，保证账实相符；

临时抽盘：针对特定货品或异常库存进行随机抽查，核实数据准确性；

新货入库存储：货物入库时的验收、登记与货位分配，规范存储流程；

库存优化调整：根据周转率、保质期等因素，对货物存储位置或数量进行优化；

审计与合规：为内外部审计提供库存数据支持，保证管理流程可追溯。

二、标准化操作流程

（一）库存盘点操作流程

步骤1：盘点前准备

人员分工：成立盘点小组，明确总负责人（统筹全局）、仓管员（熟悉货品位置）、记录员（实时登记数据）、监盘员（监督流程公正性，可由财务或第三方人员担任），避免单人负责全流程。

工具准备：打印《库存盘点计划表》（含货品编码、名称、规格、账面数量等信息）、盘点标签（一式两联，一联贴货品，一联留存）、电子设备（扫码枪、盘点机，支持实时数据）、文具（笔、便签纸等）。

单据核对：提前冻结库存（停止出入库操作），将ERP系统中的账面数据导出并与仓库台账核对，保证账账一致；检查货品摆放，清理残次品、积压品，避免混盘。

步骤2：盘点中执行

分区盘点：按仓库区域（如A区货架、B区冷库、C区待检区）划分责任区，由专人负责，避免重复或遗漏；货品需按“先进先出”原则清点，同一规格货品集中摆放，便于计数。

实时记录：采用“点数+扫码”结合方式：对无条码货品，由记录员在《库存盘点记录表》中登记实盘数量（大件货品需拆箱核对小数量，散装货品过秤并记录毛重/净重）；有条码货品，用扫码枪扫描后自动录入系统，减少人为误差。

异常标记：对盘点中发觉的货品破损、变质、串号、账实不符等情况，立即用便签纸标注货位并拍照留存，记录员同步在《盘点异常情况表》中详细描述（异常类型、数量、原因初步判断），由监盘员签字确认。

步骤3：盘点后处理

数据汇总：盘点结束后，记录员将《库存盘点记录表》与系统数据进行初步比对，《库存差异汇总表》（含货品信息、账面数量、实盘数量、差异数量、差异率）。

差异分析：总负责人组织小组召开复盘会，逐项分析差异原因（如入库漏录、出库错发、自然损耗、盘点失误等），形成《差异分析报告》，明确责任方（如采购部、运输方、仓管员）。

账务调整：根据审批通过的《差异分析报告》，由财务部在ERP系统中进行账务调整（盘盈计入“待处理财产损溢”，盘亏查明原因后做转出或核销处理）；调整后需再次进行复盘，保证账实一致。

归档存查：将《盘点计划表》《盘点记录表》《异常情况表》《差异汇总表》《分析报告》等资料分类存档，保存期限不少于2年，以备审计追溯。

（二）货物存储管理流程

步骤1：入库验收

单据核对：收到货物后，仓管员需核对《采购订单》《送货单》，确认货品编码、名称、规格、数量、生产日期/保质期、供应商信息是否与订单一致，不符则拒收并联系采购部协调。

质量检验：对货品外观、包装完整性进行检查（如破损、受潮、变形等），抽检比例不低于10%（贵重或易碎品需100%检验），不合格货品单独存放并标识“待处理”，同步通知质检部*。

信息登记：验收合格后，用扫码枪扫描货品条码（或手动录入），在系统中入库单，更新库存台账，同时将货品信息（编码、名称、入库时间、批次号）登记至《货物存储位置索引表》。

步骤2：货位分配

分区分类：根据货品属性（如尺寸、重量、温湿度要求、周转率）划分存储区域：重货/大件货存放于底层货架，轻货/小件货存放于高层；易燃、易腐、危险品设独立存储区（如冷库、防爆柜），并张贴警示标识；高周转货品（如热销品）存靠近出库口区域，低周转货品存偏远区域。

货位编码：采用“区域+货架+层数+位号”编码规则（如“A-03-02-5”表示A区3号货架2层第5位），每个货位粘贴唯一编码标签，仓管员*通过系统查询货位信息快速定位货品。

上架操作：按“先进先出”原则上架（同一批次货品集中存放，生产日期靠前的在前）；使用叉车、液压车等工具时需遵守安全规范，避免碰撞货品或货架；上架后再次扫描货品条码与货位码绑定，保证系统数据与实际位置一致。

步骤3：日常存储维护

环境监控：每日记录仓库温湿度（常温库15-30℃，冷库2-8℃），超标时及时启动空调/除湿设备；定期检查消防设施（灭火器、消防栓）、通风系统、防虫防鼠设备，保证仓库安全。

货品巡检：每周对存储货品进行抽检，查看是否受潮、变质、包装破损，临近保质期（如剩余1/6有效期）的货品单独标识“临期品”，及时通知销售部*促销处理；对长期积压货品（超过3个月未动销）登记《积压货品清单》，推动调拨或折价处理。

库存更新：出库时严格执行“先进先出”，扫码确认货品信息与出库单一致后发货，系统实时扣减库存；严禁“白条出库”（无审批单据的出库操作），特殊情况需经仓库总负责人*签字确认，事后补单。

三、核心工具表单

（一）《库存盘点记