采购管理平台询价比价模板.docVIP

采购管理平台通用询价比价模板

一、模板应用场景说明

本模板适用于企业采购管理中需通过多方询价、综合比价以确定最优供应商的场景，具体包括但不限于：

常规物料采购：如生产原材料、办公用品、劳保用品等标准化产品，需对比不同供应商的价格、交货能力及服务质量；

非标定制服务采购：如设备维修、技术服务、广告宣传等需明确需求细节并获取专项报价的服务；

金额较大或关键性采购：如固定资产购置、大宗原材料采购等，需通过规范比价流程控制成本、降低风险；

新供应商引入评估：对未合作过的供应商，通过询价初步知晓其价格水平与合作条件，作为准入参考依据。

二、详细操作步骤指南

（一）采购需求确认与整理

明确采购需求：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，清晰列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准、需求数量、期望交货日期、预算上限等核心信息，保证供应商能准确理解需求。

需求审核：采购部门对接需求部门，对采购需求的合理性、完整性进行审核（如数量是否匹配实际消耗、技术参数是否明确等），必要时组织技术部门共同评审，避免需求描述模糊导致报价偏差。

（二）合格供应商筛选与邀请

供应商池筛选：根据采购品类，从企业合格供应商库中筛选3家及以上符合条件的供应商（若库内供应商不足，可通过行业推荐、公开招标等方式补充潜在供应商，优先选择有合作经验、信誉良好的供应商）。

发送询价邀请：通过采购管理平台或邮件向选定供应商发送《询价通知书》，内容包括：

采购项目名称、编号及截止报价时间；

采购需求明细（可附技术图纸、样品要求等附件）；

供应商需提交的资料（如资质证明、报价单、产品说明书、案例证明等）；

保密要求及违约责任说明。

（三）供应商报价信息收集

接收与初步审核：采购部门在截止时间前收集供应商报价，对报价资料的完整性进行初步审核（如是否按要求填写报价单、是否附必要资质文件、是否有明显漏项等），对资料不全的供应商要求在规定时间内补充，逾期未补视为无效报价。

信息登记与分类：将有效报价信息录入采购管理平台，按供应商名称、报价金额、交货期等维度分类整理，保证后续比价数据清晰可查。

（四）多维度比价分析与评估

采购部门组织需求部门、财务部门（必要时邀请技术部门），从以下维度对供应商报价进行综合评估：

价格合理性：对比各供应商的单价、总价是否在预算范围内，分析价格构成（如是否包含运费、税费、售后服务费等），剔除明显偏离市场均价的异常报价（过高或过低需供应商提供书面说明）。

交货能力：评估供应商的交货期是否满足需求，是否有批量订单的优先保障机制，过往交货履约记录（如延迟率、合格率等）。

资质与信誉：核查供应商的营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、产品3C认证等）、商业信用记录（如是否有诉讼、行政处罚等）。

服务与售后：对比供应商的质保期限、售后响应速度（如24小时内故障处理承诺）、技术支持能力（如是否提供安装、培训服务）等。

合作稳定性：考虑供应商的产能、供货稳定性、长期合作意愿等，避免选择单一来源或依赖性过高的供应商。

（五）比价结果确认与采购执行

形成比价报告：根据综合评估结果，填写《采购比价报告》，明确推荐供应商、备选供应商及推荐理由，经采购部门负责人、需求部门负责人审批后，提交至采购决策层（如采购总监、总经理）最终确认。

结果通知与合同签订：向中标供应商发出《中标通知书》，约定后续合同签订事宜；对未中标的供应商，可通过平台或邮件反馈未中标原因（如价格过高、交货期不符等），保持良好合作关系。

资料归档：将询价单、报价单、比价报告、审批文件、合同等资料整理归档，保证采购过程可追溯，满足审计及后续管理需求。

三、标准询价比价模板表格

采购询价比价表

询价基本信息

询价单编号

XJ-2024-X

询价日期

采购项目名称

[示例：办公用A4纸采购]

联系人*

需求部门

行政部

联系电话*

采购类型

□常规物料□服务类□设备类□其他：_______

预算金额

供应商信息与报价明细

供应商名称

联系人*

联系电话*

报价总价(元)

报价日期

[供应商A名称]

1395678

￥,X.00

2024–

[供应商B名称]

1379012

￥,X.00

2024–

[供应商C名称]

赵六

1363456

￥,X.00

2024–

采购需求明细

物品/服务名称

规格型号

单位

需求数量

技术参数/要求

A4复印纸

80g/白

箱

50

白度≥160，环保认证

[可添加行]

供应商报价明细（以供应商A为例）

物品/服务名称

单价(元)

数量

A4复印纸

￥.

50

[可添加行]

供应商资质文件（需提供）

□营业执照复印件（加盖公章）

□相关行业资质证书（如ISO认证）

□产品合格证明/检测报告

□同类项目合作案例（合同关键页）

□法定代表人授权委托书（非法定代表