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机械设备技术档案管理制度

一、总则

（一）目的

为加强机械设备技术档案的管理，充分发挥机械设备技术档案在企业生产、设备维护、技术改造等工作中的作用，确保机械设备技术档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内所有机械设备技术档案的管理，包括但不限于生产设备、运输设备、检测设备等各类机械设备。

（三）管理原则

1.集中统一管理：机械设备技术档案由企业档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。

2.动态管理：随着机械设备的使用、维护、改造等过程，及时更新和补充技术档案内容，保证档案的时效性。

3.安全保密：严格遵守国家有关保密规定，确保机械设备技术档案的安全，防止档案信息的泄露。

二、档案内容与分类

（一）档案内容

1.设备原始资料

设备购置合同、技术协议，包括设备的规格型号、技术参数、性能要求、验收标准等详细内容。

设备出厂合格证、质量检验报告、使用说明书、操作手册、维修手册等。

设备装箱清单，记录设备及附件、工具、备件的名称、数量等信息。

设备安装调试记录，包括安装过程中的技术要求、调试步骤、调试数据、验收报告等。

2.设备运行与维护资料

设备运行记录，包括设备的启动时间、停止时间、运行参数（如温度、压力、转速等）、运行状况等。

设备维护保养计划及记录，包括日常维护、一级保养、二级保养等的时间、内容、保养人员等信息。

设备故障维修记录，包括故障发生时间、故障现象、故障原因分析、维修方法、更换的零部件等信息。

设备润滑记录，包括润滑部位、润滑剂名称、润滑周期、加油量等信息。

3.设备改造与更新资料

设备改造方案、设计图纸、技术论证报告等。

设备改造施工记录，包括改造过程中的施工时间、施工人员、施工步骤、质量检验等信息。

设备改造后的验收报告，包括改造后的性能测试数据、运行效果评价等。

设备更新计划、选型报告、采购合同等。

4.设备报废资料

设备报废申请报告，包括设备的使用年限、技术状况、报废原因等。

设备报废鉴定报告，由专业技术人员对设备的报废情况进行鉴定和评估。

设备报废处理记录，包括设备的处置方式、处置时间、处置结果等。

（二）档案分类

1.按设备类型分类：可分为生产设备档案、运输设备档案、检测设备档案等。

2.按档案性质分类：可分为纸质档案和电子档案。纸质档案以纸质文件形式保存，电子档案以电子文档、图片、视频等形式保存。

三、档案的收集与整理

（一）收集职责

1.设备采购部门：负责收集设备购置合同、技术协议、出厂合格证、质量检验报告、使用说明书、操作手册、维修手册、装箱清单等原始资料，并在设备到货后及时移交档案管理部门。

2.设备安装调试部门：负责收集设备安装调试记录，并在设备安装调试完成后及时移交档案管理部门。

3.设备使用部门：负责收集设备运行记录、维护保养记录、故障维修记录、润滑记录等运行与维护资料，并定期（每月或每季度）移交档案管理部门。

4.设备改造与更新部门：负责收集设备改造与更新过程中的相关资料，包括改造方案、设计图纸、施工记录、验收报告等，并在改造与更新项目完成后及时移交档案管理部门。

5.设备报废管理部门：负责收集设备报废申请报告、鉴定报告、处理记录等报废资料，并在设备报废处理完成后及时移交档案管理部门。

（二）收集要求

1.及时性：各部门应在规定的时间内将收集到的档案资料移交档案管理部门，确保档案的及时归档。

2.完整性：档案资料应齐全完整，包括所有与设备相关的文件、记录、图纸等。

3.准确性：档案资料应准确无误，数据真实可靠，文字表述清晰。

（三）整理方法

1.纸质档案整理

对收集到的纸质档案资料进行分类、编号、装订。编号应遵循统一的规则，便于查找和管理。

建立档案目录，记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。

将整理好的纸质档案放入档案盒或档案柜中，并按照分类和编号顺序进行存放。

2.电子档案整理

对收集到的电子档案资料进行分类、命名、存储。命名应规范统一，便于识别和检索。

建立电子档案数据库，记录电子档案的名称、编号、日期、存储位置等信息。

定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。

四、档案的保管与存储

（一）保管环境

1.纸质档案保管环境：档案库房应保持干燥、通风、清洁，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。

2.电子档案保管环境：电子档案存储设备应放置在干燥、通风、清洁的环境中，温度控制在18℃22