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会议纪要整理标准

###一、会议纪要整理概述

会议纪要整理是组织内部信息传递和决策跟进的重要环节。规范的会议纪要整理能够确保信息的准确性、完整性和可追溯性，便于后续查阅和执行。本标准旨在提供一套系统化的整理方法，涵盖会议纪要的要素、格式、步骤及注意事项，以提升工作效率和文档质量。

###二、会议纪要的基本要素

会议纪要应包含以下核心内容，确保信息的全面性和清晰度：

（一）会议基本信息

1.会议名称

2.会议日期与时间

3.会议地点

4.参会人员名单

5.主持人及记录人

（二）会议主题与目的

1.会议的核心议题

2.预期达成的目标

（三）会议主要议程

1.各项议题的讨论顺序

2.关键发言或决策环节

（四）讨论内容与决议

1.各议题的详细讨论过程

2.形成的决议、结论或待办事项

3.责任人与完成时限（如适用）

（五）附件或补充材料

1.相关数据、图表或文件列表

###三、会议纪要的整理步骤

####（一）会前准备

1.确认会议议程，提前收集相关资料。

2.准备记录工具（如笔记本、电子文档）。

3.明确记录重点，如关键决策、分配任务等。

####（二）会中记录

1.实时记录核心内容，避免遗漏关键信息。

2.使用简洁、清晰的语言，避免口语化表达。

3.确保记录的客观性，不加入个人主观判断。

####（三）会后整理

1.**初步整理**：

-整理会议记录，删除冗余信息。

-按照要素分类，补充遗漏内容。

2.**审核确认**：

-与参会人员核对关键信息（如决议、任务分配）。

-修正错别字、格式错误等。

3.**最终定稿**：

-按照标准格式排版，确保可读性。

-添加必要的标题、编号等标识。

4.**归档与分发**：

-将纪要保存至指定位置（如共享文档、云存储）。

-分发给相关人员（如未参会人员、责任部门）。

###四、会议纪要的格式规范

####（一）标题

-使用明确、简洁的标题，如“XX部门XX会议纪要”。

####（二）正文结构

-按照要素顺序编写，使用分点或编号列表。

-关键决议或任务可加粗或使用项目符号突出。

####（三）排版要求

1.字体：建议使用宋体、黑体等易读字体。

2.字号：标题字号大于正文，正文建议小四或五号。

3.行距：1.5倍行距或固定值22-25磅。

###五、注意事项

1.**准确性**：确保纪要内容与实际会议一致，避免误传。

2.**及时性**：会议结束后24小时内完成初稿，48小时内定稿。

3.**保密性**：涉及敏感内容的会议纪要需按保密要求处理。

4.**一致性**：多次会议的纪要格式应保持统一，便于对比查阅。

###四、会议纪要的格式规范（续）

####（四）语言表达要求

1.**客观简洁**：使用中性、客观的陈述语言，避免情绪化或主观评价。

-示例：不写“XX提出的好建议”，而写“XX提出XX建议”。

2.**术语一致**：会议中涉及的专业术语应在全文统一使用，首次出现时可加括号注释。

-示例：“关键绩效指标（KPI）”在全文统一为“KPI”。

3.**避免歧义**：长句或复杂表述应拆分为短句，确保每条信息清晰易懂。

-示例：将“由于资源不足，导致项目延期”改为“项目延期：因资源不足”。

####（五）附件管理

1.**附件清单**：在纪要末尾列出所有附件的名称、格式及对应页码。

-示例：

-附件1：项目进度表（PDF，第5-8页）

-附件2：预算明细（Excel，第1-10页）

2.**附件处理**：

-电子版附件应存储在统一路径，并在纪要中提供下载链接。

-纸质附件需标注存放位置（如“会议资料袋”）。

###五、会议纪要的审核与分发（续）

####（一）审核流程

1.**记录人自审**：完成初稿后，记录人需对照会议录音或笔记检查遗漏项。

-重点核对：参会人员名单、决议编号、任务负责人。

2.**部门主管审核**：

-确认纪要内容是否完整反映会议核心成果。

-标注需修改或补充的部分。

3.**交叉验证（可选）**：

-对于重要会议，可邀请2名参会代表复核关键决议。

-示例：技术类会议可请工程师确认技术细节。

####（二）分发策略

1.**分发范围**：

-必须接收者：记录人、主持人、任务负责人。

-建议接收者：未参会但需了解背景的人员。

-示例：季度规划会议纪要分发给各部门主管及项目负责人。

2.**分发方式**：

-电子邮件：正文为纪要文本，附件为完整版或附件集。

-内部系统：上传至团队共享文档，设置“仅可查看”权限。

3.**提醒机制**：

-对任务负责人发送抄送提醒，标注完成时限（如“请于X月X日前提交方案”）。

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