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2025合同专用章使用管理指导意见范本推荐

合同专用章使用管理指导意见

第一条总则

为规范合同专用章的使用与管理，保障公司合法权益，维护印章使用的严肃性与权威性，依据相关法律法规及公司规章制度，结合实际工作需求，特制定本指导意见。本指导意见适用于公司及其分支机构在2025年度内所有合同专用章的使用与管理行为。

第二条合同专用章的定义与使用范围

合同专用章是指公司用于签订各类经济、民事等合同的特定印章，仅限于以公司名义对外签订的正式合同、协议及其他具有法律效力的文件。合同专用章的使用范围包括但不限于下列情形：

与外部单位或个人签订的买卖合同、服务合同、租赁合同等；

公司内部相关部门之间就职责分工、工作协作等事项签订的协议；

其他需以公司名义对外签署且具有法律效力的文件。

合同专用章不得用于非合同类文件，如介绍信、证明文件、私人信函等。

第三条合同专用章管理的原则

合法性原则：合同专用章的使用必须符合国家法律法规及公司内部规章制度，不得用于任何违法或违规行为。

规范性原则：合同专用章的使用应当遵循规定的程序和要求，确保印章使用的规范性与严谨性。

审慎性原则：合同专用章的使用应当严格审核合同内容，确保合同条款合法、合规、完整，避免因使用不当引发法律风险。

第四条管理机构与职责

办公室：负责合同专用章的日常管理工作，包括印章的登记、颁发、回收及使用情况的监督。

法务部门：负责对合同专用章使用涉及的合同文本进行法律审查，确保合同的合法性与合规性。

财务部门：负责对合同专用章使用涉及的经济合同进行预算审核，确保资金使用合规。

使用部门：负责合同专用章使用的申请、合同文本的起草及签署后的归档工作。

第五条合同专用章的使用流程

合同起草：合同文本由使用部门负责起草，内容应当符合国家法律法规及公司规章制度，涉及重大事项的合同应当经法务部门审核。

审批程序：合同文本起草完成后，应当按照公司规定的审批流程进行审批，确保合同内容合法、合规。审批层级不得低于公司总经理或董事长的审批权限。

印章使用申请：审批通过后的合同文本，需由使用部门提交合同专用章使用申请至办公室，填写《合同专用章使用申请表》，并附合同文本及相关审批文件。

印章使用登记：办公室收到申请后，应当对合同文本及审批文件进行审核，确认无误后办理印章使用登记手续，并填写《合同专用章使用登记簿》。

印章使用：合同专用章应当由专人保管，并在指定地点使用，不得擅自委托他人代为使用。合同签署完毕后，应当及时归还合同专用章，并完成使用记录的更新。

存档管理：合同签署完成后，使用部门应当将合同文本及相关审批文件及时归档，确保档案的完整性和安全性。

第六条监督检查

日常监督：办公室应当定期对合同专用章的使用情况进行检查，确保印章使用的规范性与合法性。对于发现的问题，应当及时提出整改意见，并跟踪整改情况。

专项检查：公司审计部门应当定期对合同专用章的使用管理情况开展专项检查，重点检查合同文本的合法性、审批程序的规范性及印章使用的合规性。

外部监督：公司应当接受政府相关部门及行业协会的监督检查，对于外部监督检查中发现的问题，应当及时整改并反馈。

第七条违规责任

行政责任：对于违反本指导意见，擅自使用合同专用章或因使用不当导致公司利益受损的，公司将依法依规追究相关责任人的责任。

民事赔偿责任：因合同专用章使用不当导致公司遭受经济损失的，相关责任人应当承担相应的民事赔偿责任。

刑事责任：对于利用合同专用章进行违法犯罪活动的，公司将依法移送司法机关处理。

第八条附则

本指导意见自发布之日起实施，有效期至2025年12月31日。

本指导意见的解释权归公司办公室所有。

公司原有相关规定与本指导意见不一致的，以本指导意见为准。

如需使用合同专用章，应当填写《合同专用章使用申请表》，并提交至公司办公室备案。

合同专用章使用申请表

（此处为合同专用章使用申请表的具体内容，使用双下划线标出需要填写的具体信息，如申请人姓名、部门、合同事项等。）

合同专用章使用登记簿

（此处为合同专用章使用登记簿的具体内容，使用双下划线标出需要填写的具体信息，如使用日期、使用人、合同编号等。）

本指导意见的制定与实施，旨在进一步规范合同专用章的使用与管理，确保公司合同签署行为的合法性与规范性，防范法律风险，维护公司合法权益。公司全体员工应当严格遵守本指导意见，确保合同专用章的使用管理工作有序开展。