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安全生产标准化档案标签制作指南

一、引言

安全生产标准化档案管理是企业实现安全生产规范化、系统化、精细化的重要基础工作，而档案标签作为档案管理的“身份证”，其规范制作与应用直接关系到档案检索的效率、管理的有序性以及安全生产责任追溯的准确性。本指南旨在结合安全生产标准化的核心要求，提供一套科学、实用、可操作的档案标签制作方法，以期帮助企业提升档案管理水平，夯实安全生产基础。

二、档案标签的重要性与基本原则

（一）重要性

档案标签是档案实体与信息管理系统之间的桥梁，清晰、规范的标签能够：

1.快速定位：提高档案查阅、调阅的效率，减少无效劳动。

2.规范管理：确保档案分类、排序、存放的一致性，避免混乱。

3.责任明确：部分标签信息可关联到管理责任人，强化责任意识。

4.满足评审：符合安全生产标准化评审对档案管理规范化的要求。

5.风险防控：通过标签中的安全特性标识，对重点、危险档案进行警示。

（二）基本原则

制作安全生产标准化档案标签时，应遵循以下原则：

1.规范性：符合企业档案管理规定及安全生产标准化相关要求，格式统一。

2.清晰性：信息准确、字迹工整（或打印清晰）、易于辨识，避免模糊和歧义。

3.耐久性：选用合适的材质和书写/印刷方式，确保标签在档案保管期限内清晰可辨。

4.实用性：标签内容应简洁明了，突出关键信息，满足实际管理需求。

5.可追溯性：标签信息应能支持档案的全程管理，便于追溯其形成、流转和变更。

三、档案标签内容设计

档案标签的内容应根据档案的性质、重要程度以及企业管理的实际需求进行设计。核心要素通常包括：

（一）基本标识信息

1.档案名称/案卷题名：准确反映档案内容的核心词汇，应简明扼要。

2.分类编号：依据企业安全生产标准化档案分类体系编制的唯一标识符，应体现层级关系。例如：按“基础管理”、“设备设施”、“作业安全”等一级类目划分，再细分二级、三级类目。

3.责任部门/责任人：明确该档案的形成部门或主要管理责任人，便于职责追溯。

4.形成日期/年度：档案形成的年份，或具体日期（对于重要文件）。

5.保管期限：根据档案价值确定的保管年限，如永久、长期、短期。

（二）安全特性标识（可选）

针对具有特定安全属性的档案，可增加标识：

1.安全等级/风险等级：如“高风险”、“重要”等字样或符号。

3.特殊管理要求：如“需定期评审”、“应急相关”等提示性文字。

（三）管理信息（可选）

1.存放位置：如档案柜编号、柜内分区等，便于精准查找。

2.标签编号：标签自身的唯一编号，便于对标签进行管理。

3.修订状态/版本号：对于动态更新的文件类档案，标注当前版本。

四、档案标签样式与规格

（一）材质选择

1.纸张类：常用于短期保管或不常翻阅的档案，可选用牛皮纸、铜版纸等，建议进行过塑或使用防水笔书写以增加耐久性。

2.塑料类：如PVC标签、不干胶标签，耐久性好，适合长期保管或频繁查阅的档案。不干胶标签使用方便，但需注意选择质量好的胶面，避免日久脱落。

3.其他：如金属牌、木质牌等，用于特殊档案或固定展示。

（二）尺寸规格

标签尺寸应与档案盒（夹）的大小相匹配，不宜过大或过小。常见的标签尺寸（高×宽）有：

*档案盒侧面标签：约5cm×10cm至8cm×12cm

*档案盒脊背标签：根据档案盒厚度定制，宽度通常与盒脊厚度一致，高度约3cm至5cm

*文件袋标签：可略小，如3cm×8cm

（三）字体字号

1.字体：选用清晰易读的字体，如宋体、黑体、楷体。避免使用过于艺术化或潦草的字体。

2.字号：根据标签尺寸和内容多少确定，确保主要信息（如档案名称、编号）醒目突出。标题可略大，其他信息可适当缩小，但最小字号应保证在正常光线下能轻松辨认。

（四）颜色与排版

1.颜色：

*底色与文字颜色对比应强烈，确保清晰。如白底黑字、黄底黑字、蓝底白字等。

*可考虑采用颜色区分不同大类的档案，如红色代表“应急管理”，蓝色代表“设备安全”等，但颜色体系不宜过于复杂。

*安全警示信息可使用红、黄等醒目的颜色。

2.排版：

*布局应整洁、有序，信息层级分明。

*关键信息（名称、编号）可置于醒目位置或采用加粗、加大字号等方式突出。

*预留适当空白，避免拥挤。

五、标签制作与应用流程

（一）设计与确认

1.根据本指南及企业实际需求，设计标签样式（内容、尺寸、材质、颜色等）。

2.组织相关部门（如安全管理部、档案室、各业务部门代表）对标签样式进行评审和确认，确保其适用性和规范性。

（二）信息采集与录入

1.对现有档案进行梳理，采集标签所需的各项信息。

2.对于电子档案管理系统，