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采购合同审核及风险控制工具

一、适用工作场景

本工具适用于企业各类采购合同的全流程审核与风险管控，具体场景包括但不限于：

常规采购项目：如原材料采购、办公用品采购、服务外包等标准化合同签署前的审核；

高风险采购项目：如大型设备采购、长期供应商合作、涉及金额超限的专项合同审核；

合同修订与续签：对已签署合同的补充协议、修订条款或续签前的合规性复核；

供应商准入审核：对新供应商首次合作前的合同模板评审及风险评估。

二、标准化操作流程

1.合同接收与登记

操作内容：

采购部门提交合同文本（含电子版及纸质版），同时附《采购申请审批单》《供应商资质证明材料》（如营业执照、相关资质证书等）；

审核专员*核对合同材料完整性，填写《合同接收登记表》，记录合同编号、提交部门、供应商名称、合同金额、提交日期等关键信息，并分配审核编号。

输出成果：《合同接收登记表》（含唯一审核编号）。

2.初步形式审核

操作内容：

主体资格审核：核查供应商营业执照、经营范围、法定代表人身份信息是否与合同签约主体一致，确认供应商是否具备合法签约资格（如涉及特殊行业，需查验相关生产/经营许可证）；

合同基本信息完整性审核：检查合同是否包含双方全称、统一社会信用代码、合同签订日期、合同金额（大小写一致）、标的物名称/规格/数量、履行期限、付款方式、违约责任等核心要素，保证无缺项漏项；

法律效力初步排查：核对合同印章是否清晰（供应商公章/合同章、企业公章），法定代表人签字或授权委托书是否完备，排除明显违反法律法规的条款（如“合同签订前生效”等无效表述）。

输出成果：《初步形式审核记录表》（列明审核项、结果及整改要求）。

3.专项条款审核

操作内容：

标的物条款审核：核对标的物名称、规格、型号、技术参数、质量标准是否符合采购需求，明确验收标准及方法（如是否引用国家标准、行业标准或双方约定的技术协议）；

履行条款审核：确认交付时间、地点、方式（如送货上门、现场安装）是否明确，履行期限是否合理，是否存在“尽快”“约X工作日”等模糊表述；

价款与支付条款审核：检查价格构成是否清晰（含单价、总价、是否含税），付款条件（如预付款、进度款、尾款比例及支付节点）是否符合企业财务制度，避免出现“款项付清后交付货物”等风险倒置条款；

违约责任条款审核：审核违约责任是否明确、对等（如双方逾期交货/付款的违约金比例、赔偿范围上限），排除“供应商违约需承担全部责任，企业违约免责”等显失公平条款；

保密与知识产权条款：涉及技术秘密或商业合作的，需明保证密范围、期限及违约责任，确认知识产权归属（如定制化标的物的技术成果归属）。

输出成果：《专项条款审核表》（分条款列明审核意见及修改建议）。

4.风险综合评估

操作内容：

风险等级划分：结合合同金额、供应商资质、条款复杂度等，将风险划分为高、中、低三级：

高风险：金额超限（如超过年度采购预算20%）、供应商首次合作、标的物涉及特种设备或核心技术、条款存在法律漏洞；

中风险：金额适中、供应商合作1-2年、条款存在局部模糊表述；

低风险：常规小额采购、长期合作供应商、条款完整清晰。

风险应对措施：

高风险合同：组织法务、财务、业务部门联合评审，必要时引入外部法律顾问咨询；

中风险合同：由审核专员牵头，要求采购部门与供应商协商修订争议条款；

低风险合同：由审核专员确认后直接通过，重点跟踪履行过程。

输出成果：《风险评估报告》（含风险等级、主要风险点及应对措施）。

5.审核意见反馈

操作内容：

审核专员汇总初步审核、专项条款审核及风险评估结果，形成《审核意见反馈表》，明确标注“通过”“修订后通过”“不通过”三种结论；

对于“修订后通过”的合同，列出具体修订条款（如“第3.2条明确交付时间为2024年X月X日前”“第5.1条付款节点调整为验收合格后30日内”），并同步至采购部门；

采购部门负责与供应商沟通修订，修订后重新提交审核。

输出成果：《审核意见反馈表》（含审核结论、修订意见及责任人）。

6.合同修订与确认

操作内容：

采购部门提交修订后的合同文本，审核专员对照《审核意见反馈表》逐项核查修订内容，确认所有风险点已整改完毕；

审核通过后，由法务部门（或指定授权人）最终签署，同步在《合同接收登记表》中标注“审核完成”“签署日期”及“归档编号”。

输出成果：最终版合同文本（含修订痕迹）、《合同接收登记表》更新记录。

7.审核资料归档

操作内容：

将审核全流程资料（含采购申请、供应商资质、各阶段审核表、风险评估报告、最终合同文本）整理归档，电子版存储至企业合同管理系统，纸质版按合同编号顺序装订存档；

归档资料需保留至合同履行完毕后至少5年，涉及法律纠纷的需延长保存期限。

输出成果：完整的合同审核档案（电子+纸质）。

三、核心工具表格

表1：采购合同基本