行政文件存档与资料管理模板.docVIP

通用行政文件存档与资料管理模板

一、模板适用范围

二、文件存档与管理操作步骤

（一）文件收集与初步整理

明确收集范围：根据部门职责及管理需求，定期收集应存档文件，包括但不限于上级单位发文、本单位发文、跨部门协作文件、外部单位来函、会议记录、合同文本、员工档案材料等。

初步筛选与核对：对收集的文件进行完整性检查，保证文件内容清晰、无缺页破损，关键信息（如发文单位、日期、编号）准确无误；对重复或无保存价值的文件（如临时通知草稿）进行剔除。

排序与暂存：将筛选后的文件按“时间顺序”或“业务类别”初步排序，放入临时文件夹或文件盒，标注“待归档”标识，避免与其他文件混淆。

（二）科学分类与标准化编号

设定分类维度：采用“年度+类别+子类”的三级分类法，保证分类逻辑清晰。例如：

一级分类：按文件性质分为“行政管理类”“人力资源类”“财务管理类”“项目管理类”等；

二级分类：在一级分类下按业务细分，如“行政管理类”下分“制度建设”“会议管理”“印章管理”等；

三级分类：按文件形式或具体事项细分，如“会议管理”下分“年度会议纪要”“专题会议纪要”等。

制定编号规则：采用“字母+数字”组合编码，保证唯一性。例如：“GL-2024-ZD-001”（GL-行政管理类-2024年度-制度文件-001号），编号需标注在文件首页右上角及档案盒封面。

（三）系统录入与动态更新

建立电子台账：使用Excel或专业档案管理系统，录入文件核心信息，字段包括：文件编号、文件名称、形成部门、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、存放位置（档案柜编号/电子路径）、保管期限、经手人、备注等。

动态维护信息：新增文件时及时更新台账；文件状态变更（如借阅、归还、销毁）时同步修改电子台账，保证账实一致。

（四）安全存储与规范保管

物理存储管理：

档案柜需分类标识（如“GL-2024-ZD”对应“行政管理类-2024年度-制度文件”），按编号顺序存放；

涉密文件需存入带锁保密柜，由专人管理；

存放环境需通风、干燥、避光，定期检查防火、防潮、防虫措施。

电子存储管理：

电子文件需备份至服务器或加密存储设备，定期（每月）进行备份有效性检查；

电子文件命名规则与纸质文件编号一致，便于关联查询；

设置访问权限，仅相关人员可查看/编辑敏感文件。

（五）借阅使用与归还管理

规范借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》，注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限，经部门负责人*审批后，由档案管理员办理借阅手续。

借阅期限与责任：借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请。借阅期间，文件不得涂改、转借、复制（复制需额外审批），保证文件完好。

归还检查与登记：归还时，档案管理员检查文件完整性，确认无误后在台账中标记“已归还”，借阅人签字确认。

（六）定期清理与合规销毁

保管期限界定：根据文件类型及法规要求，明保证管期限（如年度会议纪要保管10年，临时通知保管1年，涉密文件按密级保管）。

清理流程：每季度末对到期文件进行梳理，填写《文件销毁清单》，注明文件编号、名称、保管期限、销毁原因，经行政负责人*及档案管理员审核签字后，方可销毁。

销毁方式：纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件彻底删除并销毁备份，保证信息无法恢复。销毁过程需有2人以上监督，并在《文件销毁清单》上签字确认。

三、核心模板表格

（一）文件分类目录表

一级分类

二级分类

三级分类

包含文件示例

保管期限

备注

行政管理类

制度建设

管理办法

《办公用品管理办法》

长期

含修订版

行政管理类

会议管理

年度会议纪要

2024年度第1次行政办公会纪要

10年

按年度排序

人力资源类

员工档案

入职材料

员工*入职登记表、劳动合同

员工离职+5年

按员工工号排序

项目管理类

项目立项

立项报告

“2024年办公系统升级”立项报告

项目结束后10年

含附件

（二）文件档案登记表

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

密级

存放位置

保管期限

经手人

备注

GL-2024-ZD-001

办公用品管理办法

行政部

2024-01-15

内部

档案柜A-01-001

长期

*明

2024版

RL-2024-RZ-005

员工*入职登记表

人力资源部

2024-03-20

公开

档案柜B-02-003

员工离职+5年

*红

电子备份

XM-2024-LX-002

办公系统升级验收报告

项目部

2024-06-30

内部

档案柜C-03-002

10年

*刚

含验收签字

（三）文件借阅登记表

借阅日期

文件编号

文件名称

借阅人

借阅部门

借阅事由

借阅期限

归还日期

经手人

备注

2024-07-01

GL-2024-ZD-001

办公用品管理办法

*华

行政部

修订部门制度

2024-07-03

2024-07-03

*明

无