合同评审及档案管理一体化工具.docVIP

合同评审及档案管理一体化工具模板

一、工具适用场景与价值

本工具适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的法务、采购、销售、行政等部门的合同全生命周期管理，尤其适合以下场景：

合规管控需求：需保证合同条款符合法律法规、行业规范及企业内部制度，规避法律风险；

效率提升需求：解决传统合同评审流程繁琐（如线下签字流转慢）、信息孤岛问题，实现跨部门协同；

档案规范需求：解决合同散乱存储、查找困难、归档标准不统一等问题，保证档案完整性、可追溯性；

审计与风控需求：快速调取合同历史记录，支持审计检查、纠纷处理及数据统计分析。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与信息录入

登录系统：用户通过企业内部账号登录“合同评审及档案管理一体化系统”，选择“合同管理”模块，“新建合同”。

选择合同类型：根据业务性质选择合同类型（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等），系统自动关联对应模板库。

填写基本信息：

合同名称：需明确反映合同核心内容（如“公司2024年度办公用品采购合同”）；

合同编号：按规则自动（如“CG-2024-X”，其中“CG”代表采购，“2024”为年份，“X”为流水号），支持手动修改；

合同主体：准确填写甲方（采购方/服务接受方）、乙方（供应商/服务提供方）的名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等；

核心条款：录入合同金额（大小写）、签订日期、合同期限、履行地点、付款方式、违约责任等关键信息；

附件：合同草案、资质文件（如营业执照、许可证）、技术参数、previouscorrespondence等支撑材料，支持PDF、Word、Excel格式。

（二）多部门协同评审

设定评审流程：系统根据合同类型自动匹配默认评审流程（如采购合同需经业务部门→法务部门→财务部门→分管领导评审），发起人可自定义流程（如增加技术部门评审）。

发起评审：确认信息无误后，“提交评审”，系统自动将合同及附件推送至第一评审人（如业务部门负责人*经理）。

各部门评审操作：

业务部门：审核合同内容的商务条款（如标的物描述、数量、价格、交付期限）是否符合业务需求，填写评审意见（示例：“同意，但需明确交付验收标准”）；

法务部门：审核合同合法性（如条款是否违反法律法规、是否存在法律风险）、合规性（如是否符合企业内部制度）、完整性（如是否缺少必备条款），标注修改建议（示例：“第5条违约责任需明确‘逾期付款的日万分之五违约金’”）；

财务部门：审核付款条款（如付款节点、金额、票据要求）、预算匹配度、税务处理（如发票类型、税率），填写意见（示例：“同意分期付款，但需提供等额增值税专用发票”）；

其他部门：根据需要参与评审（如技术部门审核技术参数、人力资源部门审核劳动合同条款）。

意见反馈与修改：

评审人需在规定时限内（如2个工作日）完成评审，逾期未操作系统自动提醒；

若存在修改意见，系统自动退回发起人，发起人根据意见调整合同内容后重新提交评审；

若所有评审人“同意”，流程进入审批环节。

（三）审批决策与签署

分级审批：根据合同金额及重要性，系统自动匹配审批权限（如金额≤10万元由部门总监审批，＞10万元由总经理审批），审批人查看评审意见后“批准”或“驳回”（驳回需注明理由）。

用印管理：审批通过后，发起人提交用印申请，已审批的合同文本，系统对接电子签章/实体印章管理平台，支持在线用印（电子签章）或线下登记用印（实体印章），用印完成后“用印记录”（含用印人、用印时间、印章编号）。

合同签署：

电子合同：通过系统发送至对方签署方，对方在线完成签名（支持人脸识别、手机验证码），双方签署完成后系统自动带电子签章的正式合同；

纸质合同：打印纸质文本，双方签字盖章后，由发起人扫描至系统，与电子版同步归档。

（四）档案标准化归档

归档信息核对：合同签署完成后，系统自动触发“归档提醒”，档案管理员*专员核对合同信息（编号、名称、主体、金额等）与签署结果是否一致，附件是否完整（如合同文本、签署页、用印记录、评审意见表）。

档案分类与编号：

按合同类型分类（如采购类、销售类、服务类、劳动类），再按签订年度排序；

档案编号规则：合同类型缩写-年份-流水号（如“CG-2024-005”），与合同编号关联，保证唯一性。

档案存储：

电子档案：将合同文本、附件、签署记录等统一存储至系统指定文件夹，支持加密（仅授权人员可查看），自动“档案密级”（如公开、内部、秘密）；

纸质档案：将纸质合同文本（含附件）装入档案袋，标注档案编号、合同名称、归档日期，存放于企业档案室指定位置，同步登记“档案存放台账”。

（五）动态查询与统计分析

查询功能：支持多维度查询（如合同编号、合同名称、主体名称、签订日期、合同类型、评审状态、归档状态），输入条件后系统自动展示符合条件的合同列表，可查看详情（含评审意