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企业内部会议纪要与规范化管理工具手册

一、适用范围与核心价值

本工具手册适用于各类企业内部会议场景，包括但不限于：周例会、月度/季度/年度工作总结会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等。通过标准化会议流程与纪要管理，可实现会议目标聚焦、信息传递高效、责任分工明确、决议落地跟踪，避免会议冗余低效，提升团队协作效率与企业整体运营规范性。

二、会议筹备与执行全流程指南

（一）会议筹备阶段：精准定位，夯实基础

明确会议目标与议题

组织人（一般为部门负责人或会议发起人）需提前明确会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目X进度延迟问题”），并梳理具体议题，按优先级排序，保证议题聚焦、可落地。

示例：若会议目标为“推进新产品上线筹备”，议题可设定为“研发进度汇报”“市场推广方案评审”“资源需求协调”。

确定参会人员与分工

根据议题内容，邀请核心决策人（如部门经理、项目负责人）、执行人（如相关岗位专员）及必要支持人员（如法务、财务），避免无关人员参会。

提前确定主持人（负责控场、引导议程）、记录人（负责纪要撰写、行动项跟踪），明确分工。

发布会议通知

提前1-3个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送通知，包含以下信息：

会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（会议室/线上会议）；

会议目标、核心议题及会前需准备的资料（如“请各部门提前提交Q2数据报表”）；

参会人员名单、主持人及记录人联系方式。

会前材料准备与预沟通

组织人需提前将会议资料（如议程、背景材料、数据报表）发送至参会人员，预留充足时间审阅；

对关键议题，可提前与核心参会人员一对一沟通，初步收集意见，避免会上分歧过大。

（二）会议执行阶段：高效控场，聚焦产出

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人准时开场，重申会议目标、核心议程及预计时长；

确认参会人员到岗情况，如有缺席，简要说明原因及后续对接方式；

征询参会人员对议程的意见，无异议后正式开始。

议题讨论与决策（核心环节）

主持人按议程引导讨论，保证每个议题“有聚焦、有结论”：

针对复杂议题，可采用“问题陈述-分析原因-提出方案-达成共识”的讨论逻辑；

鼓励参会人员发言，避免“一言堂”，对偏离议题的讨论及时引导；

需决策的议题，明确决策方式（如投票、负责人拍板），并当场宣布结果。

行动项确认与记录（贯穿全程）

记录人需实时记录讨论要点、决策结果及明确的行动项，行动项需包含“具体任务、负责人、完成时间、所需资源”四要素；

示例：行动项“市场部于8月15日前完成竞品分析报告，负责人*主管，支持资源：数据组提供行业数据”。

会议总结与收尾（5分钟）

主持人总结会议成果（已达成共识的决议、明确的行动项）；

确认纪要内容完整性，记录人同步后续纪要输出时间（如“会议结束后24小时内发送初版纪要”）；

宣布散会，提醒参会人员按时完成行动项。

（三）会议收尾阶段：闭环管理，跟踪落地

纪要撰写与审核

记录人需在会后24小时内整理纪要，内容包括：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员、缺席人员及原因）；

会议核心目标与议程；

各议题讨论要点（客观记录，避免主观评价）；

决议事项与行动项（表格化呈现，明确负责人、时限）；

下次会议安排（如有）。

纪要完成后提交主持人审核，确认无误后发送至全体参会人员及相关方（如需抄送上级领导）。

行动项跟踪与反馈

记录人或指定专人通过项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格）跟踪行动项进度，每周更新一次；

对逾期未完成的行动项，及时提醒负责人，必要时召开专项协调会解决；

行动项完成后，负责人需在群内反馈结果，记录人更新至纪要存档。

会议资料归档

将会议通知、签到表（如有）、会议材料、纪要最终版等资料整理归档，按“年份-月份-会议类型”分类存储，便于后续查阅。

三、标准化会议纪要模板结构

（一）会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

2023年第三季度销售目标推进会

会议时间

2023年7月10日14:00-16:00

会议地点

公司总部3楼第一会议室

参会人员

总监（销售部）、经理（市场部）、主管（财务部）、专员（数据组）

缺席人员

*主管（生产部），事由：因客户现场参观无法参会

主持人

*总监

记录人

*助理

会议目标

明确Q3销售目标分解方案，协调资源保障落地

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议题名称

讨论要点记录

决议事项

1

Q3销售目标分解方案汇报

专员：根据历史数据，建议将目标按区域分解为华东区30%、华南区25%、华北区20%；经理：需考虑华东区竞品近期促销活动，目标可下调5%

确定Q3销售目标分解方案：华东区28%、华南区25%、华北区22%，剩余25%由新开拓的西南区承担，*经理于7月12日前细化区域目标分解表

2

市场推广资源协调

经理：需增加线上推广预算20