项目合同管理与风险防范流程模板.docVIP

项目合同管理与风险防范流程模板

一、适用范围与典型应用场景

大型工程项目：如建设工程施工、设备采购安装等，涉及金额大、履行周期长、条款复杂的合同管理；

服务外包项目：如IT开发、营销推广、人力资源外包等服务类合同的履约监控；

合作研发项目：企业与高校、科研机构或合作方共同投入资源进行技术开发时的知识产权分配及风险分担；

常规采购项目：原材料、办公用品等采购合同的供应商管理及履约验收。

适用岗位包括企业法务专员、项目经理、业务部门负责人、财务人员及高层管理者，旨在通过标准化流程规范合同行为，降低履约风险，保障项目顺利推进。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同前期准备阶段

目标：明确合同需求，收集基础资料，保证合同签订的必要性与可行性。

操作步骤：

需求确认：由业务部门（如项目部、采购部）根据项目立项文件，明确合作双方的权利义务、标的物规格/服务范围、交付标准、预算金额、时间节点等核心需求，形成《合同需求说明书》，经部门负责人*经理签字确认。

主体资格审查：法务部门或业务部门通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等公开渠道，核查合作方的主体资格（营业执照、经营范围、资质证书等）、信用状况（涉诉记录、行政处罚等）及履约能力（财务报表、过往业绩），形成《合作方资信调查报告》。若涉及特殊行业（如建筑、医疗），需核查其行业许可证件有效期。

资料收集：业务部门收集项目相关的技术文件、招标文件、投标文件、会议纪要、过往合作记录等资料，作为合同附件的备选材料。

责任主体：业务部门牵头，法务部门配合，财务部门参与预算审核。

（二）商务谈判与条款初步拟定

目标：与合作方就合同核心条款达成一致，形成合同草案。

操作步骤：

谈判准备：业务部门与法务部门共同制定《谈判方案》，明确谈判底线、核心诉求（如价格、付款周期、违约责任）及备选方案，指定主谈人（一般为业务部门负责人*经理）及记录人。

商务谈判：双方就标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议方法等条款进行协商。谈判过程中需形成《谈判纪要》，记录双方主要观点及未达成一致的事项，由双方代表签字确认。

草案拟定：业务部门根据谈判结果，参考《合同示范文本》（如国家市监总局发布的各类合同示范文本），结合项目特点拟定合同初稿，重点明确以下条款：

标的物/服务描述：具体、可量化（如“设备型号，功率kW，符合国家标准”）；

价款及支付方式：明确金额、币种、支付条件（如“验收合格后30日内支付至合同总额的70%”）、账户信息；

履约期限：分阶段明确里程碑节点（如“年月日前完成交付，年月日前通过最终验收”）；

违约责任：量化违约金（如“逾期交货，按日支付合同总额的0.05%违约金”）或约定定金条款（不超过主合同标的额的20%）。

责任主体：业务部门主导，法务部门审核条款合法性，财务部门审核支付条款合理性。

（三）合同内部评审阶段

目标：多部门协同审核合同草案，识别法律、商务、财务风险，保证合同内容全面、合规、可控。

操作步骤：

部门评审：

法务评审：重点审核合同主体是否适格、条款是否违反法律法规（如“不得约定‘造成对方人身损害的免责条款’”）、权利义务是否对等、争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否明确；

业务评审：审核标的物/服务范围是否符合项目需求、履约节点是否可落地、验收标准是否清晰；

财务评审：审核价款计算是否准确、支付方式是否符合财务制度、税务承担是否明确（如“增值税专用发票由甲方承担”）；

风控评审（若有专职风控部门）：识别合同潜在风险（如政策变动、市场波动、合作方履约能力下降等），提出风险应对建议。

评审意见汇总：法务部门收集各部门评审意见，形成《合同评审意见汇总表》，标注“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改建议，反馈至业务部门。

修订与复审：业务部门根据评审意见修订合同草案，涉及重大条款变更（如金额、履行期限）需重新与合作方协商，经法务部门确认修订内容无误后，形成《合同终审稿》。

责任主体：法务部门组织，业务、财务、风控等部门参与，最终由分管副总*总或总经理审批。

（四）合同签署与用印管理

目标：规范合同签署流程，保证合同生效的合法性与严肃性。

操作步骤：

签署授权：根据公司《印章管理办法》，明确合同签署权限（如：金额≤50万元由部门负责人经理签署；50万＜金额≤200万元由分管副总总签署；金额＞200万元由总经理签署）。签署人需持有《法定代表人授权委托书》（若非法定代表人本人签署），授权范围需明确具体项目及合同编号。

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》，附《合同终审稿》《评审意见汇总表》《授权委托书》等材料，经法务部门审核用印材料完整性后，报印章保管部门审批。

签署与用印：双方签署合同文本（要求字迹清晰、无涂改，若需修改需加盖骑缝章或双方签字确认），由