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采购员管理制度

一、目的

为规范采购行为，确保采购物资的质量、价格合理，提高采购效率，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有负责采购工作的人员。

三、采购原则

1.公平、公正、公开原则

在采购过程中，应平等对待所有潜在供应商，确保采购活动透明，信息公开。

2.质量优先原则

所采购物资必须符合公司规定的质量标准，不得因价格等因素降低质量要求。

3.价格合理原则

在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式获取最合理的采购价格。

4.计划性原则

采购工作应依据公司生产、销售等部门的需求计划进行，避免盲目采购造成库存积压或缺货。

四、采购人员职责

1.需求收集与分析

与各部门保持密切沟通，及时收集物资采购需求信息，并进行汇总分析，确保采购计划的准确性。

2.供应商开发与管理

（1）积极寻找新的供应商资源，建立和维护供应商信息库，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估和审核，筛选合格供应商。

（2）定期对供应商进行考核评价，根据其交货及时性、产品质量稳定性、售后服务等指标进行打分，对于不合格供应商及时予以淘汰或要求整改。

3.采购执行

（1）根据采购计划和审批权限，向选定的供应商下达采购订单，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准及验收方式等关键信息，并要求供应商签字确认。

（2）跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，处理交货延迟、质量异议等问题，确保采购物资按时、按质、按量交付。

4.采购成本控制

通过市场调研、招标、谈判等方式降低采购成本，同时合理控制运输费用、仓储费用等采购相关费用，确保采购总成本在预算范围内。

5.合同与档案管理

（1）负责起草、签订采购合同，确保合同条款严谨、合法、有效，明确双方权利义务，并监督合同的履行情况。

（2）妥善保管采购过程中产生的各类文件资料，包括采购申请单、报价单、采购订单、合同、验收报告、发票等，按照规定进行整理归档，以备查阅和审计。

五、采购流程

1.需求提出

需求部门填写《采购申请单》，详细说明采购物资的名称、规格型号、数量、用途、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。

2.采购计划制定

采购人员根据各部门提交的《采购申请单》，结合库存情况、市场行情等因素，制定《采购计划》，明确采购物资的类别、供应商选择方式、采购时间安排等内容，并报上级领导审批。

3.供应商选择与询价

（1）对于常规采购物资，采购人员从供应商信息库中选取三家以上合格供应商进行询价，要求供应商提供书面报价单，并注明产品质量标准、交货期、付款方式等信息。

（2）对于重大或特殊采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式确定供应商，确保选择最具竞争力的合作伙伴。

4.比价与议价

采购人员对供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，与供应商进行议价谈判，争取最优惠的采购条件，并填写《比价议价记录》。

5.采购决策

采购人员将《比价议价记录》及相关资料提交上级领导，由领导根据采购金额和审批权限进行决策，确定最终供应商。

6.采购订单下达

采购人员根据审批结果，向选定的供应商下达正式的《采购订单》，并将订单副本发送至需求部门、财务部门、仓储部门等相关部门备案。

7.交货验收

（1）供应商按照采购订单要求将货物送达指定地点后，采购人员应及时通知质量检验部门和仓储部门进行验收。

（2）质量检验部门依据相关质量标准和检验规范对采购物资进行检验，出具《验收报告》。对于验收合格的物资，仓储部门办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购人员应及时与供应商沟通，协商退换货事宜。

8.付款结算

财务部门根据采购合同、验收报告、发票等相关凭证，按照公司财务制度办理付款结算手续。

六、采购纪律

1.廉洁自律

采购人员应严格遵守职业道德，严禁接受供应商的贿赂、回扣、礼品、宴请等不正当利益，不得利用职务之便谋取私利。

2.保密义务

采购人员应对采购过程中涉及的公司商业秘密、供应商信息、采购价格等内容予以保密，不得泄露给无关人员。

3.回避制度

采购人员在处理与自己或亲属有利害关系的采购业务时，应主动申请回避，以确保采购活动的公正性。

七、监督与考核

1.监督机制

（1）建立内部审计制度，定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制效果等，发现问题及时提出整改意见并跟踪落实。

（2）设立举报渠道，鼓励公司员工对采购过程中的违规行为进行举报，对于查证属实的举报给予适当奖励。

2.考核指标

（1）采购计划完成率：考核采购人员是否按时完成采购计划任务，计算公式为：实际完成采购量÷计划采购量×100%。

（2）采购质量合格率：反映采购物资的质量水平，计算公式为：验收合格物资数量÷采购物资总数量