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会议组织与会务管理合同模板

在现代商业与社会组织活动中，会议作为信息交流、决策制定、合作洽谈及品牌推广的重要载体，其成功与否往往与专业的组织和精细的管理密不可分。一份权责清晰、内容周全的会议组织与会务管理合同，是确保会议目标顺利实现、保障合作双方合法权益的基石。本模板旨在为委托方（甲方）与承接方（乙方）提供一个专业、规范且具有实操性的合作框架，双方可根据具体项目需求进行调整与细化。

会议组织与会务管理合同

合同编号：[请填写]

甲方（委托方）：

法定代表人/授权代表：

联系地址：

联系电话：

电子邮箱：

乙方（承接方/服务方）：

法定代表人/授权代表：

联系地址：

联系电话：

电子邮箱：

鉴于：

1.甲方拟举办“[会议全称]”（以下简称“本次会议”），需要专业的会议组织与会务管理服务。

2.乙方是一家具备相应资质和经验，能够提供会议组织、策划、执行及相关会务管理服务的专业机构。

3.甲乙双方在平等自愿、协商一致的基础上，就乙方向甲方提供本次会议的组织与会务管理服务相关事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。

第一条服务内容与范围

乙方同意根据甲方的要求及本合同约定，为甲方本次会议提供以下会议组织与会务管理服务，具体服务细节以双方确认的《会议服务方案》（可作为本合同附件一）为准：

1.会议策划与筹备阶段：

*协助甲方进行会议整体方案的细化与完善，包括但不限于会议议程、日程安排、参会人员预估、场地需求分析等。

*负责会议场地（包括主会场、分会场、签到区、茶歇区等）的考察、推荐、预订及合同洽谈，并协助甲方进行场地合同的签署（若甲方授权）。

*负责会议所需设备（如音响、灯光、投影、LED屏、同传设备等）的租赁、安装、调试与现场技术支持。

*协助甲方进行会议物料的设计、制作与采购，如会议手册、议程表、代表证、背景板、指示牌、礼品等（费用承担方式另行约定或包含在服务费中）。

*协助甲方进行特邀嘉宾、演讲嘉宾、参会人员的邀请、联络与信息跟进（具体邀请名单及话术由甲方提供或确认）。

*负责会议报名系统的搭建、维护（如需要）及参会人员信息的收集、整理与统计。

*协助甲方完成会议相关审批手续的办理（若需要，甲方提供必要支持）。

2.会议现场执行与管理阶段：

*负责会议现场整体布置与搭建监督，确保符合会议方案要求。

*统筹安排会议期间的现场工作人员，包括但不限于签到人员、引导人员、会场服务人员、技术保障人员等，并进行培训与管理。

*负责参会人员的现场签到、资料分发、引导入座等服务。

*负责会议期间嘉宾及重要参会人员的联络、接待与陪同（具体标准由甲方确认）。

*负责会议期间餐饮服务的组织、协调与质量监督（如包含在服务范围内或甲方委托）。

*负责会议期间住宿安排的协调与管理（如包含在服务范围内或甲方委托，具体酒店及房型由甲方确认或乙方推荐甲方确认）。

*负责会议期间交通保障的协调与安排（如包含在服务范围内或甲方委托）。

*负责会议期间摄影、摄像、速记服务的安排与协调（如包含在服务范围内或甲方委托）。

*负责会议期间突发事件的应急处理与甲方的及时汇报、沟通。

*负责会议现场各项物料的管理、分发与回收。

3.会议后续阶段：

*负责会议相关资料（如签到表、会议纪要、照片、视频、速记稿等）的整理、归档，并按甲方要求提交。

*负责会议场地、设备等租赁物品的归还与结算（若由乙方负责预订）。

*协助甲方进行会议费用的核算与报销凭证的整理。

*提交会议总结报告，包括会议概况、成果、问题及改进建议等。

*完成甲方交办的与本次会议相关的其他后续工作。

4.其他约定服务：[根据实际情况增删，例如：市场推广、公关服务、同声传译、旅游考察安排等]

注：以上服务内容为概括性描述，具体服务项目、标准及要求详见附件《会议服务方案》。甲方有权根据实际情况对服务内容进行调整，双方应就调整内容另行协商并书面确认。

第二条服务期限与会议时间

1.乙方服务期限：自本合同生效之日起，至本次会议所有后续工作（包括但不限于费用结算、资料交付）完成之日止。

2.本次会议时间：暂定为[XXXX年XX月XX日]至[XXXX年XX月XX日]，具体日期以甲方最终确认为准。

3.会议地点：[城市名称][会议具体地点，如XX酒店XX会议厅]，最终以甲方确认的场地合同为准。

第三条服务费用及支付方式

1.服务总费用：经双方协商确认，甲方应向乙方支付的本次会议组织与会务管理服务总费用为人民币[具体金额]元（大写：人民币[中文大写金额]整）。

*此费用构成明细（可另附《费用预算表》作为附件二）：[例如：策划服务费、现