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采购申请与供应商管理标准化流程工具模板

一、适用业务场景与对象

本标准化流程适用于各类企业（含制造、服务、零售、工程等）的采购申请发起、审批、供应商选择、合作评估及全生命周期管理场景，覆盖需求部门、采购部、财务部、法务部、仓储部等关键协同部门。具体包括：

常规物料/服务采购：如生产原料、办公用品、IT设备、咨询服务、维修服务等；

供应商准入与评估：新供应商资质审核、现有供应商季度/年度绩效评估；

紧急采购与战略采购：突发需求快速响应、长期合作供应商的框架协议管理；

采购全流程监控：从需求提报、订单下达、到货验收到付款结算的全链条规范。

二、标准化操作流程详解

（一）采购申请流程（从需求提报到订单下达）

目标：保证采购需求真实、合规、预算可控，流程高效透明。

步骤1：需求部门发起采购申请

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作要点：

需求部门根据业务计划（如生产排程、项目节点、库存预警）填写《采购申请单》，明确以下信息：

物料/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准；

需求数量、到货时间、交付地点；

预算金额（需附成本测算依据，如历史采购价、市场询价记录）；

用途说明（如“用于项目生产”“替换报废设备”）。

需求部门负责人*经理审核需求合理性（如数量是否匹配产能、规格是否符合技术标准），签字确认后提交至采购部。

步骤2：采购部初审与预算核查

操作主体：采购专员审核、采购经理审批

操作要点：

采购专员收到《采购申请单》后，1个工作日内完成初审：

核查需求描述是否清晰（如规格参数是否模糊、是否注明验收标准）；

确认预算是否超支（对比财务部提供的部门预算余额）；

判断是否为紧急采购（如生产停线风险、客户交付紧急），标注优先级（常规/紧急）。

初审通过后，提交采购经理复核；若初审不通过，退回需求部门补充说明（如“需补充技术参数”“预算超支需走特批流程”）。

步骤3：跨部门会签（如需）

操作主体：财务部、法务部、技术部（根据采购类型触发）

触发条件：

单次采购金额≥5万元（或企业设定的金额阈值）：需财务部审核预算合规性；

涉及法律风险（如框架协议、服务类合同）：需法务部审核条款；

技术复杂物料（如精密设备、定制化服务）：需技术部确认技术参数可行性。

操作要点：各相关部门在1-2个工作日内完成会签，逾期未反馈视为默认通过。

步骤4：最终审批与授权

操作主体：企业分管领导/总经理（根据采购金额分级授权）

审批权限示例：

金额≤1万元：采购经理审批；

1万元＜金额≤5万元：分管采购副总审批；

金额＞5万元：总经理审批。

输出文档：审批通过的《采购申请单》（标注审批编号及生效日期），作为后续采购执行的依据。

步骤5：供应商选择与订单下达

操作主体：采购专员

操作要点：

根据采购类型选择供应商：

标准物料：从《合格供应商名录》中筛选≥3家供应商，进行比价（货比三家），优先选择综合评分最高者（评分维度：价格、交期、质量历史、服务响应）；

定制化服务/新物料：启动供应商寻源（通过行业推荐、招标平台、展会等），收集资质文件（营业执照、相关行业资质、案例证明），组织技术/质量部门评审。

与选定供应商确认价格、交期、付款方式等条款，拟定《采购订单》（PO），经采购经理盖章后发送至供应商，同步抄送需求部门及仓储部。

（二）供应商管理流程（从准入到淘汰）

目标：建立合格供应商池，保证供应商资质合规、绩效可控，实现合作共赢。

步骤1：供应商准入审核

操作主体：采购专员、采购部、质量部、法务部

操作要点：

资料提交：潜在供应商需提供以下资料（加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据行业要求）；

近3年类似合作案例（合同关键页复印件、客户评价）；

企业基本情况（生产规模、产能、主要设备、研发能力）。

现场评审（对关键物料/战略供应商）：

由采购部牵头，联合质量部、技术部组成评审小组，现场核查生产环境、工艺流程、质量控制体系、仓储管理；

填写《供应商现场评审表》，评分≥80分（满分100）为通过。

资质复核：法务部审核供应商资质合法性（如无经营异常、无重大法律纠纷），复核通过后录入《合格供应商名录》，分配唯一供应商编码。

步骤2：供应商绩效评估

操作主体：采购部、需求部门、质量部、仓储部

评估周期：月度（交期、服务）、季度（质量）、年度（综合）

评估维度与指标：

维度

指标

评分标准（示例）

质量表现

来料批次合格率

≥99.5%得10分，98%-99.4%得8分，＜98%扣分

交期表现

准时交付率

100%得10分，延迟1-2天得5分，＞2天扣分

价格水平

市场价格竞争力

低于市场均价5%以上得10分，持平得8分

服务响应

问题解决及时率

24小时内响