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劳资关系专员档案管理及台账维护指南

引言

在现代企业管理体系中，劳资关系专员扮演着至关重要的角色，其工作直接关系到企业人力资源的合规性、员工权益的保障以及劳动关系的和谐稳定。档案管理与台账维护作为劳资关系管理的基础性工作，是确保各项人力资源政策有效落地、应对劳动争议、进行数据分析与决策支持的关键依据。本指南旨在为劳资关系专员提供一套系统、专业、实用的档案管理及台账维护操作规范，以期提升工作效率与管理水平，降低企业运营风险。

一、档案管理：构建劳动关系的基石

（一）档案管理的基本原则

档案管理工作应遵循以下核心原则，以确保其严肃性与有效性：

1.真实性与准确性原则：档案材料必须真实反映员工个人情况及与企业的劳动关系状态，信息来源可靠，数据准确无误。

2.完整性原则：档案材料应全面收集，确保反映员工从入职到离职（或退休）整个职业生涯周期内的重要信息节点。

3.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转移、销毁等各个环节均需遵循统一的制度和操作规范。

4.安全性与保密性原则：采取必要措施保障档案实体安全与信息保密，防止档案材料丢失、损坏或信息泄露。

5.及时性原则：员工信息发生变动或产生新的具有保存价值的材料时，应及时归档更新。

6.动态管理原则：档案内容应随着员工职业生涯发展和企业管理需求的变化而持续更新和完善。

（二）员工档案的构成与分类

员工档案应根据管理需求科学分类，通常包括但不限于以下内容：

1.入职基础材料：

*员工履历表（或个人简历）

*身份证明文件复印件

*学历、学位证书及职业资格证书复印件

*入职登记表

*劳动合同文本及附件

*录用条件确认书、岗位职责说明书

*背景调查相关材料（如有）

*其他表明员工符合录用条件的证明材料

2.在职期间材料：

*劳动合同变更、续订、解除、终止相关文件

*岗位变动、薪资调整、职务任免等文件

*培训记录、考核记录、奖惩记录

*员工月度/年度绩效考核结果

*重要谈话记录（如绩效面谈、警告、劝退等）

*请假单、休假记录（特别是长期病假、产假等）

*加班审批记录

*社会保险、住房公积金相关变动材料

*员工提出的各类申诉、申请及企业处理意见

*其他与员工履职相关的重要材料

3.离职相关材料：

*离职申请书

*解除/终止劳动合同证明书（存根联及送达证明）

*离职交接清单

*经济补偿金/赔偿金支付凭证（如有）

*离职面谈记录（如有）

（三）档案的建立、接收与整理

1.档案建立：新员工入职后，劳资关系专员应在规定时限内（通常为入职一周内）为其建立个人档案。档案应以员工本人为单位，一人一档。

2.材料接收：接收员工提交的各类材料时，需仔细核对材料的真实性、完整性和有效性。对于复印件，应要求员工注明“与原件核对一致”并签名。企业内部产生的材料，应由相关部门及时传递给劳资关系专员归档。

3.材料整理：

*分类：按照档案构成的三大类（入职、在职、离职）及子类进行分类。

*排序：同一类别的材料，通常按形成时间的先后顺序排列。

*编目：对每份材料进行编号，并可建立卷内目录，方便查阅。

*装订：使用规范的档案盒或文件夹，材料应折叠整齐，装订牢固，避免使用易锈蚀的金属物。

（四）档案的保管与存放

1.存放环境：档案应存放在专用的档案柜或档案室，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。

2.存放秩序：档案应按照一定的规则（如部门、入职时间、姓氏拼音等）有序排列，便于查找。柜内可放置索引卡或电子指引。

3.专人负责：档案管理应有专人负责，明确保管责任。

（五）档案的借阅与利用

1.借阅审批：严格执行档案借阅审批制度。因工作需要借阅档案时，需经相关负责人批准，并履行借阅登记手续，注明借阅人、借阅事由、借阅日期、预计归还日期及档案编号。

2.借阅限制：原则上档案不得带出档案保管场所。确需带出的，需经更高层级负责人批准，并限期归还。

3.查阅规范：查阅档案时应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。复制档案材料需经批准，并由档案管理员负责复制，复制件需加盖档案证明章。

4.归还检查：档案归还时，档案管理员应仔细核对档案材料是否完整、有无损坏，并在借阅登记本上注明归还日期。

（六）档案的日常维护与更新

1.动态更新：员工信息发生变动或产生新的归档材料时，应及时将材料归入员工档案，并更新相关记录。

2.定期清点：定期（如每季度或每半年）对档案进行清点核对，确保账实相符，发现问题及时处理。

3.状态标注：对于离职员工的档案，应在档案盒或文件夹上清晰标注“离职”