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公司会议管理及督办流程制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为进一步规范公司会议行为，提高会议质量与效率，确保会议决策及各项工作部署得到有效落实，促进公司各项经营管理目标的顺利实现，特制定本制度。本制度依据公司实际运营需求及相关管理规范，结合会议管理的通用原则编制而成。

第二条适用范围

本制度适用于公司及各部门、各分子公司组织召开的各类正式会议。非正式的、临时性的沟通交流活动可参照本制度精神执行，但不纳入本制度强制管理范畴。

第三条基本原则

1.必要性原则：召开会议应确有必要，无明确议题、无实质内容或可通过其他方式（如文件、邮件、即时通讯工具）有效解决问题的，不应召集会议。

2.效率性原则：会议应主题明确、议程紧凑、时长可控，避免议而不决、重复讨论。参会人员应提前做好准备，积极发言，聚焦核心问题。

3.成果导向原则：会议应以达成明确成果为目标，如形成决议、制定方案、解决问题、明确行动等。会议成果应得到有效记录与跟进。

4.责任明确原则：会议的组织、主持、记录、决议执行及督办等环节，均需明确责任主体，确保事事有人管，件件有着落。

第二章会议分类与审批

第四条会议分类

根据会议性质、内容及重要程度，公司会议主要分为以下几类：

1.决策类会议：如公司经营管理会议、董事会（如适用）、重大事项决策会议等，主要用于审议和决定公司战略、经营计划、重要制度、重大投资等关键事项。

2.专题研讨类会议：针对特定业务领域、项目或问题召开的专项会议，旨在深入分析、研讨解决方案或推进专项工作。

3.例行沟通类会议：如部门周例会、月度工作总结会、项目进度会等，用于定期通报情况、协调工作、解决日常运营中的问题。

4.其他临时性会议：根据实际工作需要临时组织的、不属于上述类别的会议。

第五条会议审批与会务安排

2.审批权限：

*决策类会议：需报请公司主要负责人或指定决策机构审批。

*跨部门的专题研讨类会议及重要的例行沟通类会议：需报请会议组织部门负责人及相关分管领导审批。

*部门内部例行沟通类会议及其他临时性会议：由部门负责人审批，报相关行政或综合管理部门备案（如涉及会议室预订等资源协调）。

3.会务安排：经审批同意后，由会议发起人或指定会务人员负责会议通知、资料准备、场地布置、设备调试（如投影、麦克风、视频会议系统等）、签到等会前准备工作。确保参会人员提前收到会议通知及相关背景资料，以便充分准备。

第三章会议组织与实施

第六条会议签到与纪律

1.参会人员应准时出席会议，因故不能参加或需迟到、早退的，须提前向会议组织者或主持人请假，并可根据情况安排授权代表参加或提供书面意见。

2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或震动状态，集中精力，积极参与讨论，不随意打断他人发言，不从事与会议无关的活动。

第七条会议主持

1.会议由主持人负责掌控会议进程，引导参会人员围绕会议议题进行讨论，确保会议按计划进行，提高会议效率。

2.主持人应鼓励不同意见的表达，确保各方充分发表意见，并在讨论基础上，适时进行总结，推动形成会议结论或决议。

3.对超出会议议题范围的讨论，主持人应及时予以引导和制止。

第八条会议记录

1.会议应安排专人负责记录，详细记录会议时间、地点、主持人、参会人员（及缺席人员）、会议议题、主要讨论内容、各方意见、形成的决议事项、明确的责任分工（含责任人、完成时限）等关键信息。

2.会议记录应做到客观、准确、完整。对于形成的决议，应力求表述清晰、无歧义。

3.如遇重要或复杂的决策性会议，可根据需要进行录音（需事先告知参会人员），以备后续核对或整理。

第四章会议决议的督办与反馈

第九条会议纪要的形成与分发

1.会议结束后，会议记录人员应在规定时限内（如一个工作日内）整理形成《会议纪要》，经会议主持人审核签字确认后，按规定范围分发至相关参会人员及决议事项涉及的责任部门/责任人。

2.《会议纪要》应突出重点，特别是明确列出“决议事项清单”或“待办事项清单”，清晰注明任务内容、负责单位/人、完成时限、交付成果要求等。

第十条决议事项的督办

1.督办主体：会议决议事项的督办工作，原则上由会议发起部门或决议事项的分管领导负责，具体可指定专人或相关职能部门（如总经理办公室、综合管理部等）作为督办机构/人。

2.督办对象：各决议事项的责任部门/责任人是落实决议、反馈进展的直接责任主体。

3.督办方式：督办人可通过邮件、即时通讯工具、电话、面谈等方式，定期或不定期对决议事项的进展情况进行跟踪了解，督促责任人按时完成任务。可建立《会议决议事项督办台账》，对各项任务的计划、进展、完成情况进行动态管理。

第十一条进展反馈与汇报

1.责任部门/