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学校食堂采购询价制度及流程(推荐)

学校食堂采购询价制度及流程

一、总则

学校食堂采购询价工作对于保障食品安全、控制采购成本、提高资金使用效率至关重要。为规范学校食堂采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，特制定本制度及流程。本制度适用于学校食堂所有食品原材料、调味品、餐具、清洁用品等物资的采购询价工作。

二、采购询价组织与职责

1.询价小组组成

学校成立食堂采购询价小组，成员包括学校后勤管理人员、食堂负责人、财务人员以及教师代表和学生代表。后勤管理人员负责组织协调询价工作，食堂负责人提供采购物资的详细需求信息，财务人员对询价过程中的价格和资金使用进行监督，教师代表和学生代表参与监督并反馈师生对采购物资的意见和建议。

2.职责分工

后勤管理人员

负责制定询价计划，确定询价时间、范围和方式；组织询价小组开展市场调研和询价工作；收集、整理和分析询价信息；与供应商进行沟通和谈判；根据询价结果提出采购建议。

食堂负责人

根据食堂的实际运营情况和师生的就餐需求，准确提供采购物资的品种、规格、数量、质量标准等详细信息；对采购物资的质量进行验收和反馈。

财务人员

参与询价过程，对价格的合理性进行审核；监督采购资金的使用情况，确保资金安全和合规；根据采购合同和发票进行财务结算。

教师代表和学生代表

参与市场询价和供应商考察，监督询价过程的公正性和透明度；收集师生对采购物资的意见和建议，及时反馈给询价小组。

三、采购询价流程

1.需求确认

食堂负责人根据食堂的库存情况、师生的就餐人数和食谱安排，每周制定详细的采购计划。采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、质量标准、预计采购时间等信息。

采购计划制定完成后，提交给后勤管理人员进行审核。后勤管理人员根据学校的实际情况和预算安排，对采购计划进行调整和确认。审核通过后的采购计划作为询价的依据。

2.市场调研

询价小组根据采购计划，选择合适的市场进行调研。调研市场应包括当地的农产品批发市场、大型超市、食品供应商等。

在市场调研过程中，询价小组要详细了解采购物资的市场价格、质量状况、供应商信誉等信息。可以通过实地考察、与供应商沟通、查阅相关资料等方式进行调研。

对于一些特殊的采购物资，如进口食品、定制餐具等，询价小组可以通过网络、电话等方式与供应商进行联系，了解相关信息。

市场调研结束后，询价小组要对调研信息进行整理和分析，形成市场调研报告。报告应包括市场价格走势、不同供应商的优缺点、建议采购的供应商等内容。

3.供应商选择

根据市场调研报告，询价小组从调研的供应商中筛选出符合采购要求的供应商。选择供应商时，要综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。

对于筛选出的供应商，询价小组要向其发出询价函。询价函应包括采购物资的名称、规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点等详细信息，并要求供应商在规定的时间内回复报价。

供应商收到询价函后，应按照要求及时回复报价。报价应包括物资的单价、总价、交货方式、付款方式等内容。

询价小组对供应商的报价进行收集和整理，对报价进行初步审核。审核内容包括报价的合理性、完整性、有效性等。对于不符合要求的报价，询价小组要及时与供应商沟通，要求其重新报价。

4.价格比较与谈判

询价小组对审核通过的报价进行详细的比较和分析。比较内容包括不同供应商的价格差异、产品质量差异、售后服务差异等。通过比较，找出价格合理、质量可靠、服务优质的供应商。

对于价格较高但产品质量和服务较好的供应商，询价小组可以与其进行谈判，争取降低价格。谈判过程中，要坚持公平、公正、合理的原则，既要保障学校的利益，也要考虑供应商的合理利润。

在谈判过程中，询价小组要记录谈判的内容和结果。谈判结束后，要形成谈判纪要，由双方签字确认。

5.确定供应商

询价小组根据价格比较和谈判的结果，综合考虑各方面因素，确定最终的供应商。确定供应商时，要遵循“质量优先、价格合理、服务优质”的原则。

确定供应商后，询价小组要将采购结果报学校领导审批。学校领导根据询价小组的报告，对采购结果进行审核和批准。

经学校领导批准后，询价小组与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，双方要严格按照合同约定履行各自的义务。

6.采购实施与监督

供应商按照采购合同的约定，按时、按质、按量将采购物资送到学校食堂。食堂负责人要对采购物资进行验收，验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量等。

验收合格后，食堂负责人要在验收单上签字确认。对于验收不合格的物资，食堂负责人要及时与供应商沟通，要求其更换或退货。

财务人员根据验收单和采购合同，办理付款手续。付款方式要按照合同约定执行，确保资金安全和合规。

在采购过程中