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煤炭建设工程档案资料整理与归档标准

引言

煤炭建设工程档案资料是煤炭建设项目在立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后期运维等全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅是工程项目质量控制、安全管理、造价核算的重要依据，也是工程竣工验收、后期维护、改扩建以及历史追溯的关键凭证。为规范煤炭建设工程档案资料的管理，确保其真实性、完整性、系统性和安全性，特制定本标准，旨在为相关单位和从业人员提供一套清晰、实用的操作指引。

一、基本原则

1.1真实性原则

档案资料必须真实反映工程建设的实际情况，各项数据、记录、签字、盖章等均需真实有效，严禁伪造、篡改或编造。

1.2完整性原则

档案资料应全面覆盖工程建设的各个阶段和各个专业，确保从项目酝酿到竣工验收乃至后续工作的全过程记录无遗漏。

1.3规范性原则

档案资料的收集、整理、组卷、编目、装订、归档等各个环节均应遵循统一的规范和要求，做到格式统一、条理清晰、易于查阅。

1.4系统性原则

档案资料应按照工程建设的内在逻辑和专业特点进行分类、排列，形成有机联系的整体，便于理解和利用。

1.5安全性原则

档案资料作为重要的信息资源，应采取有效措施进行保管和保护，防止遗失、损坏、泄密，确保其长期安全保存。

二、档案资料分类

煤炭建设工程档案资料种类繁多，根据其形成阶段和内容性质，主要可分为以下几大类：

2.1工程准备阶段文件（A类）

包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、环境影响评价、安全预评价、地质灾害评估、土地使用相关文件、初步设计及审批文件、施工图设计及审查文件、招投标文件及中标通知书等。

2.2勘察、设计文件（B类）

包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、测量成果及图纸、初步设计文件、技术设计文件（如有）、施工图设计文件、设计变更、洽商记录等。

2.3施工文件（C类）

涵盖施工组织设计、专项施工方案、开工报告、技术交底记录、原材料及半成品出厂合格证与检验报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、工程测量记录、施工日志、质量事故处理记录、安全检查记录及事故处理报告等。

2.4监理文件（D类）

包含监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、监理日志、旁站记录、平行检验记录、工程款支付证书、竣工结算审核意见书等。

2.5设备及材料文件（E类）

主要有设备、材料的出厂合格证明、产品说明书、安装图纸、调试记录、开箱验收记录等。

2.6竣工验收文件（F类）

包括竣工验收申请报告、竣工验收会议纪要、专项验收报告（如消防、环保、安全设施等）、工程竣工总结、竣工图、竣工结算报告及审核文件等。

2.7其他文件（G类）

如声像资料（照片、录像带、光盘等）、电子文件、合同协议、工程获奖文件等。

三、资料整理要求

3.1分类与编号

应按照本标准第二章的分类方法进行大类划分。在各大类下，可根据工程实际情况和专业特点，进一步细分属类和子类。编号应遵循唯一性、系统性和可扩展性原则，可采用“大类代号-属类代号-顺序号”的结构。

3.2组卷

组卷应遵循“遵循文件形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用”的原则。

*同一事项：同一施工工序、同一检验批、同一设计变更等形成的文件材料应尽量组成一卷或几卷。

*文件数量：卷内文件材料不宜过多或过少，厚度适中，便于翻阅和保管。

*图纸与文字：一般情况下，竣工图应单独组卷；专业性强的文字材料可与相关图纸一同组卷。

3.3文件排列

卷内文件材料的排列应遵循以下顺序：

*批复在前，请示在后；

*正文在前，附件在后；

*印件在前，定稿在后；

*图纸按图号顺序排列；

*同一事项的文件，按形成时间先后顺序或重要程度排列。

3.4编目与页码

*卷内目录：每卷应编制卷内目录，列明序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等信息。

*页码编写：卷内文件材料应在有文字或图表的页面编写页码，页码位置统一（如右下角或左下角，空白页不编），从“1”开始连续编写。

3.5备考表

每卷末应附备考表，注明卷内文件材料的总件数、总页数，以及在组卷和保管过程中需要说明的问题，如缺损、修改、补充等情况，并由立卷人、检查人签字，并注明日期。

3.6装订与装盒

*装订：归档文件材料应去除金属物，对破损文件应进行修补。装订方式应牢固、整齐，便于翻阅。可采用线装或胶装。

*装盒：案卷应装入符合标准的档案盒，填写档案盒封面、盒脊各项内容，包括案卷题名、案卷号、起止日期、保管期限、全宗号等。

四、归档要求

4.1归档范围

凡属本标准第二章所列，对工程建设及后续管理具有保存价值的文件材料，均应列入归档范围。

4.2归档时间

*施工过程