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固定资产管理清单与盘点操作指南

一、适用场景与背景

固定资产是企业开展生产经营活动的重要物质基础，其管理状态直接影响资产使用效率与资产安全。本指南适用于以下场景：

年度全面盘点：企业每年末对固定资产进行全面清查，保证账实相符，掌握资产实际状况；

部门资产交接：使用部门人员变动或资产调整时，需对部门内固定资产进行交接盘点，明确责任；

系统迁移与数据核对：当固定资产管理系统升级或更换时，通过盘点核对系统数据与实际资产的一致性；

专项抽查与审计：为配合内部审计或外部监管要求，对特定类别、特定区域的固定资产进行重点盘点；

资产异常排查：发觉资产丢失、损坏或账实不符等异常情况时，开展针对性盘点以追溯原因。

二、操作流程详解

（一）盘点前筹备工作

成立盘点小组

由行政部/资产管理部牵头，联合财务部、使用部门组成盘点小组，明确职责分工：

组长（如*经理）：统筹盘点安排，协调资源，审批盘点结果；

记录员（如*助理）：负责盘点数据记录、表格填写与初步汇总；

盘点员（各部门抽调人员）：熟悉本部门资产情况，负责实地清点与核对；

复核员（财务部人员）：对盘点数据进行复核，保证账实一致性。

梳理现有资产台账

提前从固定资产管理系统导出最新台账，核对以下关键信息是否完整准确：

资产编号、名称、规格型号、资产类别（如电子设备、办公家具、机械设备）；

使用部门、责任人、购置日期、启用日期、原值、累计折旧；

存放地点、资产状态（在用/闲置/报废）。

对台账中缺失或异常的信息（如责任人未填写、存放地点模糊）进行补充修正，保证台账与实际资产基础信息一致。

准备盘点工具与资料

盘点工具：盘点表（纸质或电子版）、扫码枪（若资产有二维码条码）、标签贴（用于标记已盘点资产）、相机（拍摄异常资产状态）、笔（备用记录）；

资料准备：最新资产台账打印版（按部门/区域分类）、盘点计划（明确时间、区域、人员分工）、资产位置图（标注各区域存放资产类型）。

制定盘点计划与培训

制定盘点计划，明确：

盘点时间（避开业务高峰期，如周末或月末最后一天）；

盘点范围（按部门、楼层或资产类别划分，避免遗漏或重复）；

人员分组（每组2-3人，包含使用部门人员与资产管理部门人员，保证“清点人+记录人”双人协作）。

组织盘点培训，明确盘点要求：

资产核对标准（以资产编号、名称、规格型号为核心，与台账逐一匹配）；

状态定义（正常：资产完好、使用中；异常：损坏、待维修、闲置；盘亏：台账有、现场无；盘盈：现场有、台账无）；

记录规范（字迹清晰、不得涂改，异常情况需注明具体原因，如“屏幕破裂”“已闲置3个月”）。

（二）实地盘点执行

按区域/分组开展盘点

各组携带台账、盘点表、工具，按预定区域逐项清点资产，遵循“先账后物、先大后小”原则：

先核对台账上的资产，再到现场查找，避免遗漏；

优先盘点高价值资产（如机械设备、电子设备），再盘点低价值资产（如办公文具）。

逐项核对与记录

对每项资产，核对以下信息并记录在盘点表中：

资产编号：与台账一致，若资产编号模糊，需使用扫码枪扫描或拍照备查；

资产状态：通过外观检查、开机测试等方式确认是否正常，异常情况需详细描述（如“椅子腿断裂”“打印机无法通电”）；

存放地点与责任人：确认资产实际存放位置是否与台账一致，若变更，需使用部门负责人签字确认；

资产完整性：对于成套资产（如电脑主机+显示器+键盘），需核对是否齐全，避免配件缺失。

盘点过程中，对已核对的资产粘贴“已盘点”标签，防止重复清点。

处理异常情况

盘亏资产：台账有记录但现场未找到的资产，需记录资产编号、名称，并询问使用部门负责人是否转移、报废，若无法说明原因，需在盘点表中标注“待查”；

盘盈资产：现场有但台账无记录的资产，需记录名称、规格型号、数量、估计价值，并拍照留存，注明“盘盈-待核实”；

账实不符资产：资产信息与台账不一致（如规格型号错误、责任人变更），需修正台账信息，并由使用部门负责人签字确认。

拍照与签字确认

对所有异常资产（损坏、盘亏、盘盈、账实不符）进行拍照，照片需包含资产全貌及资产编号（或标签），与盘点表一并存档；

每个区域盘点完成后，盘点员与记录员在盘点表上签字确认，使用部门负责人需对本部门盘点结果签字审核。

（三）盘点后数据处理

数据汇总与录入

各组将纸质盘点表提交至资产管理部门，由记录员汇总至电子表格，核对盘点数据与台账数据，《固定资产盘点差异表》，列明差异项（盘亏、盘盈、账实不符）、差异原因、责任部门等。

差异分析与追溯

资产管理部门联合财务部、使用部门对差异原因进行分析：

盘亏：是否因资产转移未更新台账、责任人保管不善、丢失或报废未报批；

盘盈：是否因采购未及时入账、自制资产未登记、资产调拨遗漏；

账实不符：是否因台账录入错误、资产信息变更未同步。

对无法确认原因的差异，需开展进一步调查