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采购需求分析申请及审批模板

一、模板适用背景与常见场景

本模板适用于企业内部各类采购活动的前期需求梳理与审批管控，旨在通过规范化的流程保证采购需求的合理性、必要性与经济性，避免盲目采购、重复采购或超预算采购等风险。常见使用场景包括：

常规采购需求：各部门因日常运营、项目执行等需要采购原材料、设备、办公用品或服务时，需提前提交需求分析申请，明确采购的必要性、规格参数及预算依据。

紧急采购需求：因突发情况（如设备故障、生产任务调整）需紧急采购时，仍需通过本模板快速完成需求分析与审批，保证采购流程合规且不影响业务连续性。

大额/专项采购需求：单次采购金额较大（如超过万元）或涉及专项项目（如新厂建设、技术改造）的采购，需通过模板详细说明需求背景、市场调研结果及成本效益分析，提升决策科学性。

新增品类采购需求：首次采购的物品或服务（如新型软件、定制化设备），需通过模板明确技术参数、供应商调研情况及潜在风险，保证采购内容符合企业实际需求。

二、采购需求分析申请全流程操作指引

（一）需求发起与材料准备

发起主体：由采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）指定专人（申请人*）作为需求发起人，负责收集整理采购相关信息。

必备材料：

《采购需求分析申请表》（模板见第三部分）；

需求背景说明（如为何需要该采购、是否为替代采购、对业务的影响等）；

初步市场调研材料（至少2家潜在供应商的报价单、产品规格对比表，或行业价格趋势分析）；

预算编制依据（如历史采购价格、成本核算表、项目预算批复文件等）；

技术参数要求（如为设备采购，需提供功能指标、兼容性要求、验收标准等技术文档）。

（二）需求分析与可行性评估

必要性分析：需求部门需结合业务目标，从“是否必须采购”“是否可通过内部调配/租赁/技术改造解决”“是否为重复采购”等角度分析需求合理性，避免过度采购。

预算合理性评估：财务部*对需求部门提交的预算依据进行审核，重点核查预估单价与市场价格的差异、总预算是否在部门年度预算额度内，若超预算需说明资金来源（如追加预算、调整其他项目支出）。

技术/规格可行性审核：技术部*（或相关专业部门）对采购物品/服务的规格参数、技术标准进行审核，保证其符合企业生产、运营或项目要求，避免因参数不匹配导致采购后无法使用。

（三）填写《采购需求分析申请表》

申请人*需根据前期分析结果，完整填写模板表格中的各项内容，重点保证：

“需求详情”部分中的物品名称、规格型号、数量、预估单价等与市场调研材料一致；

“需求分析”部分中的必要性分析、预算说明、替代方案等描述清晰、依据充分；

“附件清单”中列出的材料齐全，并在申请表中注明“详见附件X”。

（四）部门内部审核

需求部门负责人审核：需求部门负责人*对需求的合理性、必要性及材料的完整性进行审核，确认无误后签字，并加盖部门公章（或电子签章）。

跨部门会签：

采购部*：审核采购品类是否符合企业采购目录、是否纳入集中采购范围，以及是否存在更优的采购方式（如招标、询比价）；

财务部*：审核预算合规性、资金支付计划；

法务部*（如涉及合同或重大采购）：审核采购条款的合规性、法律风险（如供应商资质、违约责任等）。

（五）管理层审批

根据采购金额及重要性，提交不同层级的管理人员审批：

小额采购（如单次金额低于万元）：由分管采购副总*审批；

大额采购（如单次金额万元-万元）：由总经理*审批；

重大采购（如单次金额超过万元，或涉及战略物资、核心设备）：需提交总经理办公会或董事会集体审议。

（六）审批结果反馈与归档

结果反馈：审批完成后，由采购部*将审批结果（“同意”“不同意”“需补充材料”）反馈给需求部门。若“同意”，则启动后续采购流程（如供应商选择、合同签订）；若“不同意”或“需补充材料”，需明确原因并要求需求部门整改后重新提交。

资料归档：审批通过的《采购需求分析申请表》及相关附件（市场调研、预算文件、技术参数等）由采购部统一整理归档，保存期限不少于3年（或符合企业档案管理规定），作为采购执行、审计追溯的依据。

三、采购需求分析申请及审批表（模板）

采购需求分析申请及审批表

一、基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日预计采购时间年月日前

采购类型□常规采购□紧急采购□大额采购□新增品类采购□其他：

二、需求详情

物品/服务名称

规格型号/技术参数

（可另附页，需注明“详见附件X”）

采购数量

计量单位

预估单价（元）

预估总价（元）

资金来源

□部门预算□专项预算□追加预算□其他：

采购用途

（如：生产产品、办公设备替换、项目实施等）

三、需求分析

必要性分析

（说明为何需采购该物品/服务，是否可通过其他方式解决，对业务的影响等）示例：现有设备已使用5年，故障率上升30%，影响生产效率，需采购新设备1台替换