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机关单位文书档案管理业务操作指南

一、总则

（一）目的依据

为规范我单位文书档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等国家有关法律法规和标准，结合我单位实际，制定本指南。

（二）适用范围

本指南适用于本单位各部门及所属单位的文书档案管理工作。所称文书档案，是指本单位在行政管理、业务活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（三）基本原则

文书档案管理工作遵循统一领导、分级负责，全程管理、规范整理，安全保密、便于利用的原则。各部门应将文书档案管理纳入日常工作流程，确保各项规定落到实处。

（四）管理机构与职责

单位档案工作机构（或指定的档案管理部门）是文书档案管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和检查本单位及所属单位的文书档案管理工作。各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。

二、文件材料的形成与收集

（一）文件材料的形成

各部门在公务活动中形成的文件材料，应符合《党政机关公文处理工作条例》及本单位公文处理规定的要求，确保文件材料的规范性、完整性和有效性。文件格式、用纸、书写材料、字迹等应符合档案保管的要求，提倡使用耐久性强的材料和方式。

（二）文件材料的收集范围

收集范围应包括本单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的各种正式文件、非正式文件、会议记录、纪要、电报、报表、图纸、照片、录音录像、电子文件等。具体参照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。

（三）收集要求

1.及时性：各项工作结束后，或文件办理完毕后，承办人应及时将文件材料收集齐全。年度终了后，各部门应组织对本年度文件材料进行全面收集。

2.完整性：收集的文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件、定稿、正本、副本、不同稿本及有关的批示、处理单等应一并收集。

3.准确性：确保收集的文件材料与实际情况相符，内容真实可靠，手续完备。

4.系统性：按照文件材料的形成规律和有机联系进行收集，保持其系统性。

三、文件材料的整理与归档

（一）整理原则

遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作应做到分类清楚、鉴定准确、编号规范、排列有序、编目详细。

（二）分类

根据本单位实际情况和档案管理的需要，选择适当的分类方法。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可结合使用。分类体系应保持相对稳定。

（三）归档范围与保管期限鉴定

1.归档范围鉴定：依据本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，确定文件材料是否属于归档范围。

2.保管期限鉴定：对确定归档的文件材料，按照其价值大小确定保管期限，一般分为永久、定期（长期、短期）。鉴定工作应由档案管理人员和相关业务部门人员共同进行。

（四）编号与排列

1.编号：对整理好的文件材料，按照分类方案和排列顺序进行编号，以固定其位置。

2.排列：在同一类目下，文件材料的排列应遵循一定的顺序，如按时间顺序、重要程度、文号顺序等。

（五）编目

1.卷内文件目录/件内文件目录：对案卷或件内文件进行登记，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。

2.案卷封面/件封面：填写案卷或件的基本信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷号/件号、题名等。

3.备考表：填写案卷或件内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，以及整理人、检查人、日期等。

4.案卷目录/归档文件目录：将整理好的案卷或件按顺序编制成目录，作为检索档案的基本工具。

（六）归档

1.归档时间：各部门形成的文件材料，一般应在次年上半年内整理完毕，并向单位档案管理部门移交归档。对于专业性强或特殊的文件材料，可根据实际情况确定归档时间。

2.归档手续：移交归档时，交接双方应认真核对，并填写《档案交接文据》，双方签字盖章，各执一份备查。

四、档案保管

（一）库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。保持库房内适宜的温度和湿度。库房内严禁存放易燃易爆物品和其他杂物。

（二）档案装具

档案应存放在符合标准的档案柜、档案架内。根据档案的载体类型选择合适的装具，如纸质档案使用档案盒、卷皮，照片档案使用相册或档案袋等。

（三）日常维护

1.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理，做好检查记录。

2.温湿度调控：根据季节变化，采取措施调控库房温湿度。

3.清洁卫生：保持库房和档案装具的清洁卫生。

4.破损修复：对破损、褪色、霉变的档案应及时进行