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行政办公用品管理标准化流程及表格

一、适用范围与管理目标

本标准化流程适用于各类企业、事业单位及社会团体的行政管理部门，旨在规范办公用品从需求提报到报废处置的全流程管理，实现以下目标：

规范管理：统一办公用品的采购、领用、库存等环节操作标准，避免流程混乱；

控制成本：通过需求审核、库存监控等措施，减少浪费和不合理支出；

提升效率：明确各环节职责分工，缩短审批周期，保障办公用品及时供应；

责任可追溯：通过详细记录各环节数据，实现问题溯源，强化责任管理。

二、标准化操作流程详解

（一）办公用品需求提报与审批

操作步骤：

需求发起：各部门根据日常办公需要，由部门内勤或指定人员填写《办公用品需求申请表》（见表1），明确物品名称、规格型号、预估数量、用途及需求日期，经部门负责人签字确认后，提交至行政管理部门。

需求汇总：行政管理部门收到需求后，于1个工作日内汇总各部门申请，核对物品必要性及数量合理性，避免重复申领或过量申领（如常规A4纸按每月人均1包标准核定，特殊物品需说明理由）。

审批流转：

常规办公用品（如纸张、笔、文件夹等）：由行政管理部门负责人审批；

大额或特殊物品（如打印机、办公设备等）：需提交至单位分管领导审批，审批周期不超过2个工作日。

审批结果反馈：审批通过后，行政管理部门向需求部门反馈结果；未通过需注明原因，并指导部门调整需求。

（二）采购执行与入库验收

操作步骤：

采购实施：审批通过后，行政管理部门根据采购制度选择合规供应商（优先选择协议供应商），下达采购订单，明确物品名称、规格、数量、价格及交付时间。

到货验收：物品送达后，由行政管理部门库管员（或指定验收人）与需求部门共同验收：

核对实物与采购订单信息是否一致（名称、规格、数量、质量等）；

检查物品包装是否完好，有无破损或过期情况（如食品、墨盒等需确认保质期）；

验收合格后，填写《办公用品入库验收登记表》（见表2），验收人、送货人签字确认；不合格物品当场拒收，并联系供应商退换货。

入库登记：库管员将验收合格的物品分类存放至指定区域（如按“办公用品”“设备耗材”等标签分区），并在库存台账中更新入库信息，保证账实相符。

（三）领用发放与登记

操作步骤：

领用申请：员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》（见表3），注明领用人、所在部门、物品名称、规格、领用数量及用途，部门负责人签字确认（部门内勤可统一代领，但需注明代领人及领用人信息）。

审核发放：

库管员核对领用申请与库存信息，确认物品可用后，按申领数量发放；

特殊物品（如U盘、计算器等）需登记设备编号，便于后续追溯；

严禁超量领用，如确有额外需求，需重新提交审批。

签字确认：领用人核对发放物品无误后，在《办公用品领用登记表》签字确认，库管员留存备查。

（四）库存盘点与维护

操作步骤：

定期盘点：行政管理部门每月末组织一次全面盘点，每季度末进行抽盘，核对库存台账与实际库存数量，填写《办公用品库存盘点表》（见表4），保证账实一致。

差异处理：如发觉盘盈（实际库存多于台账）或盘亏（实际库存少于台账），需查明原因：

盘盈：核对是否为漏入库或多发，补充入库登记或调整台账；

盘亏：如为正常损耗，需填写《办公用品盘亏说明表》报部门负责人审批；如为管理不当（如遗失、损坏），需追究相关人员责任。

库存预警：库管员每周检查库存余量，对低于安全库存量（如A4纸剩余5包）的物品，及时启动采购流程，避免断供。

（五）报废处置与记录

操作步骤：

报废申请：对于无法使用、过期或损坏的办公用品（如旧打印机、碎纸机、失效墨盒等），由使用部门填写《办公用品报废申请表》（见表5），说明物品名称、规格、数量、报废原因及使用年限，经部门负责人签字后提交行政管理部门。

鉴定审批：行政管理部门组织技术人员或鉴定小组对报废物品进行鉴定，确认是否达到报废标准，报单位分管领导审批。

处置执行：审批通过后，由行政管理部门按规定处置：

可回收物品（如金属、塑料部件）：联系合规回收机构变卖，收入计入行政账户；

不可回收物品：按环保要求统一处理，禁止随意丢弃。

记录更新：库管员在库存台账中标注报废物品信息，注销相关记录，保证台账数据准确。

三、关键环节配套表格模板

表1：办公用品需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品名称

规格型号

预估数量

部门负责人签字：

行政管理部门审批意见：

表2：办公用品入库验收登记表

入库日期

供应商名称

物品名称

规格型号

数量

单价（元）

总价（元）

验收结果

验收人

送货人

备注：□合格□不合格（不合格原因：）

表3：办公用品领用登记表

领用日期

领用人

所在部门

物品名称

规格型号

领用数量

用途

领用签字

库管员签字

备注：特殊物品需注明设备编号：

表4：办公用品库存盘点表

盘点日期

盘点人

物品名称

规格型号

账面数量