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人事档案管理规范与存档制度汇编

第一章总则

一、目的与依据

为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，依据国家相关法律法规及公司人力资源管理实际情况，特制定本汇编。本汇编旨在通过系统化、标准化的管理，为人事决策、员工发展、历史追溯等提供可靠依据，同时维护员工合法权益。

二、适用范围

本汇编适用于公司及所属各部门全体员工的人事档案管理工作。凡与公司建立劳动关系的员工，其个人档案的建立、接收、日常管理、利用、转递、保密及销毁等环节，均须遵循本规范。

三、管理原则

人事档案管理遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现及奖惩等情况。

2.完整性原则：档案材料应齐全完整，及时收集归档员工在工作和生活中形成的具有保存价值的各类材料。

3.保密性原则：档案内容属于公司核心机密及员工个人隐私，档案管理人员及相关接触人员必须严格遵守保密纪律，不得泄露档案信息。

4.规范性原则：档案的建立、整理、保管、利用、转递等各项工作均需按照规定的程序和标准进行，确保档案管理工作有序开展。

5.安全性原则：采取有效措施保障档案实体安全和信息安全，防止档案材料损坏、丢失、篡改或被非法获取。

第二章档案的建立与接收

一、档案建立范围

公司对所有正式聘用的员工均应建立人事档案。对于实习、兼职等非全日制用工人员，根据实际管理需要决定是否建立简易档案或相关信息备案。

二、档案材料收集

档案材料的收集应及时、准确、完整。主要包括以下类别：

1.履历材料：个人简历等；

2.考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；

3.学历学位、专业技术职务、职业资格、学术评议材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件、学术评议材料等；

4.奖惩材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、处分决定、调查报告、本人检查或说明等；

5.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；

6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；

7.工资、任免、出国、退（离）休、待遇等材料：工资变动审批表、干部任免审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、待遇核定材料等；

8.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。

三、档案材料要求

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。

2.复印件须注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章，注明复印日期。

3.材料一般应为A4纸张规格，手写材料须使用蓝黑或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色墨水。

4.对不符合要求的材料，应退回形成单位或个人补充完善。

四、档案接收

1.新员工入职时，人力资源部应及时督促其提交或转递个人档案材料。应届毕业生应提交学籍档案；社会招聘人员应从原单位或档案保管机构转递人事档案。

2.接收档案时，档案管理人员须认真核对档案材料的完整性、真实性和规范性，检查档案转递通知单与档案材料是否相符，发现问题及时与原档案保管单位联系解决。

3.档案接收后，应及时办理登记手续，建立档案台账。

第三章日常管理与维护

一、档案保管

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.存放方式：档案应存放在专用的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找。不同类别、不同状态的档案应分区存放。

3.环境控制：保持库房内清洁、干燥、通风，定期检查温湿度，做好记录。

二、档案整理

1.分类排序：按照档案材料的类别和形成时间顺序进行分类、排序。通常按照《干部档案材料收集归档规定》中的十大类顺序进行整理。

2.编目装订：对每份材料进行编号、填写卷内目录。档案材料应装订成册，做到整齐、牢固、美观，便于翻阅。装订时应剔除金属物。

3.定期核对：定期对档案进行清点核对，确保账物相符，发现问题及时处理。

三、材料归档

1.员工在工作期间形成的应归档材料，由相关部门或本人及时提交人力资源部档案管理人员。

2.档案管理人员对接收的材料进行审核，符合要求的及时归入相应档案，并在档案变动登记簿上记录。

3.归档应做到“随形成、随收集、随归档”，确保档案材料的时效性。

四、档案借阅

1.借阅权限：因工作需要借阅人事档案，须经相关领导批准。一般情况下，人力资源部门负责人、公司分管领导因工作需要可借阅相关档案；其他部门因特殊工作需要借阅，须经人力资源部门负责人及公司分管领导双重批准。严禁个人私