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职工健康档案管理规范标准

一、总则

（一）目的与依据

为规范职工健康档案的建立、管理、使用与流转，科学、系统地记录职工健康状况，保障职工健康权益，提升企业健康管理水平，预防和控制职业危害及常见病、多发病，依据国家相关法律法规及企业实际情况，特制定本规范标准。

（二）适用范围

本标准适用于企业及所属各单位职工健康档案的管理工作。凡与企业建立劳动关系的职工，均应纳入本标准管理范畴。

（三）基本原则

1.客观性与真实性原则：健康档案内容应真实、准确、完整地反映职工健康状况，数据采集与记录需遵循客观事实。

2.规范性与统一性原则：档案的建立、填写、归档、保管、查阅等环节应遵循统一规范，确保档案质量与管理效率。

3.保密性与安全性原则：严格遵守国家及企业关于个人信息保护的规定，确保职工健康信息的安全与保密，防止信息泄露、丢失或被滥用。

4.动态性与连续性原则：健康档案应根据职工健康状况的变化及时更新，保持记录的连续性，完整反映职工健康变化轨迹。

5.实用性与可及性原则：健康档案的建立与管理应以服务职工健康、支持企业健康管理决策为导向，确保在需要时能够便捷、有效地提供利用。

二、健康档案的建立与内容

（一）档案建立时机

1.新入职职工：应在入职前或入职后一个月内完成健康档案的初始建立工作，通常与入职体检同步进行。

2.在职职工：对于本规范实施前已入职的职工，应逐步补建或完善健康档案。

3.特殊情况职工：如发生工伤、职业病、罹患重大疾病或健康状况发生显著变化的职工，应及时更新或补充档案内容。

（二）档案内容构成

职工健康档案应包含但不限于以下核心信息：

1.个人基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、婚姻状况、联系方式、紧急联系人及联系方式、工号、部门、岗位、入职日期等。

2.健康体检信息：

*历次体检报告（含入职体检、在岗期间定期体检、离岗体检、应急体检等），包括体检机构、体检日期、各项检查结果、体检结论与建议。

*针对体检异常指标的复查记录及后续医学诊断结果。

3.健康监测与随访记录：

*高血压、糖尿病等慢性病管理的随访记录、用药情况、血压/血糖等指标监测数据。

*职业病及职业禁忌症相关的医学观察记录、诊断证明、治疗与康复情况。

*工伤事故医疗救治记录、伤情诊断、治疗过程及康复评估。

4.疾病史与诊疗记录：

*既往重大疾病史、手术史、外伤史、输血史、过敏史（药物、食物及其他物质）。

*重要疾病的门诊及住院诊疗摘要（可附关键诊疗文书复印件），包括诊断、主要治疗方案、预后等。

5.生活方式与健康行为信息：饮食习惯、运动情况、吸烟饮酒史、睡眠状况等（可根据实际需求选择性采集）。

6.预防接种史：主要疫苗（如流感疫苗、乙肝疫苗等）的接种记录。

7.健康教育与健康促进记录：职工参与健康讲座、健康咨询、健康干预项目的记录及反馈。

8.知情同意与授权文件：职工关于健康信息采集、使用、共享及档案管理的知情同意书或授权书。

三、健康档案的管理与流转

（一）管理部门与职责

1.企业应明确负责职工健康档案管理的主管部门（通常为人力资源部、医务室或行政部），并指定专人或专职岗位负责档案的日常管理工作。

2.管理部门职责包括：制定和完善档案管理制度、组织档案建立与更新、档案的规范化整理与保管、档案查阅与借阅审批、档案安全与保密、档案信息系统维护（如采用电子档案）、档案的转移与销毁等。

（二）档案的载体与保管

1.纸质档案：

*应使用统一规格的档案袋或档案盒，妥善保管，防止潮湿、霉变、虫蛀、鼠咬、破损和遗失。

*存放环境应保持干燥、通风、避光，具备必要的防火、防盗设施。

*档案应按照便于检索的原则进行分类、编号和排序。

2.电子档案：

*应采用符合国家及行业标准、安全可靠的健康档案信息管理系统。

*电子档案数据应与纸质档案内容保持一致，并定期进行备份，防止数据丢失。

*系统应具备完善的用户权限管理、操作日志记录功能，确保数据的可追溯性。

3.混合管理：鼓励逐步推行电子健康档案管理。对于暂时采用纸质与电子档案并存的情况，应明确两者的主次关系及同步更新机制。

（三）档案的查阅与借阅

1.查阅权限：

*职工本人有权查阅本人的健康档案。

*经授权的企业健康管理专职人员、医务人员为履行工作职责可查阅相关职工档案。

*企业管理人员因工作需要（如工伤处理、职业病防治、岗位调整评估等）查阅档案时，需经档案管理部门负责人批准。

*外部单位（如医疗机构、政府监管部门）因法定事由需要查阅时，应出具有效证明文件并经企业档案管理部门及法务部门（如需要）批准。

2.查阅程序：查阅档案应履行登记手续，说明