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标准化员工离职流程操作手册

前言

本手册旨在规范员工离职管理流程，确保公司与离职员工的合法权益得到保障，维护正常的工作秩序，促进人才的合理流动，并为公司运营的连续性与稳定性提供支持。本流程适用于公司全体员工，各部门及相关人员均需遵照执行。

一、离职流程概览

员工离职是人才生命周期中的自然环节。一个规范、有序的离职流程，不仅能够妥善处理员工与公司间的权利义务关系，更能体现公司的人文关怀与专业素养。通常，离职流程始于员工提出离职意向或公司提出解除/终止劳动合同意向，历经沟通、审批、工作交接、手续办理等环节，最终以员工正式离开公司、双方权利义务清结为终点。

二、详细操作指引

（一）离职申请与沟通阶段

1.员工提出离职：

员工若有离职意向，应首先向其直属上级进行口头沟通，表达离职想法。之后，员工需提交书面《离职申请书》，注明拟离职日期及简要离职原因。该书面申请应提前提交，具体期限参照劳动合同约定及相关法律法规要求，以确保公司有充足时间进行工作交接安排。

2.直属上级沟通与挽留（如适用）：

直属上级在收到员工口头离职意向或书面申请后，应尽快与员工进行正式的离职面谈。面谈的目的在于了解员工真实的离职原因，听取其对工作、团队及公司管理等方面的意见与建议。对于表现优秀或公司需要的核心员工，直属上级可根据实际情况及公司政策，在权限范围内尝试进行适当挽留。沟通情况应进行记录。

3.人力资源部介入：

直属上级在与员工初步沟通后，应将员工离职信息及沟通情况及时反馈至人力资源部。人力资源部可根据情况，与员工进行进一步的沟通，从公司层面了解离职背景，并提供必要的咨询与支持。

（二）离职审批阶段

1.《离职申请书》流转：

员工提交的《离职申请书》（通常需经直属上级签字确认初步沟通情况）应按照公司既定的审批流程，提交给相关负责人进行审批。审批人应基于部门工作安排、员工贡献等因素综合考量，并在合理期限内完成审批。

2.审批结果通知：

离职申请获得最终批准后，人力资源部应及时将审批结果（包括同意离职及最终确定的离职日期）正式通知员工本人及其直属上级。若涉及特殊情况需调整离职日期，应由人力资源部协调各方确定。

（三）工作交接阶段

1.制定交接计划：

在离职日期确定后，由直属上级牵头，与离职员工共同制定详细的《工作交接计划》。该计划应明确交接内容、交接对象、完成时限及验收标准。交接内容通常包括：未完成工作项目、客户资源、技术资料、财务账目、公司物品、电子文档、系统权限等。

2.执行工作交接：

离职员工应严格按照《工作交接计划》，在直属上级的监督与指导下，与指定的接任人员进行逐项交接。对于关键岗位或复杂工作，交接过程可考虑安排阶段性复核，确保交接质量。接任人员应对接收的工作内容进行确认。

3.交接确认：

工作交接完成后，应由离职员工、接任人员、直属上级共同在《工作交接清单》上签字确认。《工作交接清单》作为重要文档，需提交人力资源部存档。

（四）离职结算与手续办理阶段

1.薪酬福利结算：

人力资源部负责根据员工的实际出勤情况、离职日期及公司薪酬福利政策，核算员工的应发工资、经济补偿金（如适用）、未休年假工资等，并明确支付时间与方式。

2.社保公积金处理：

人力资源部应按相关规定为离职员工办理社会保险及住房公积金的停缴或转移手续，并向员工说明后续衔接事宜。

3.公司财物归还：

离职员工需在离职日前，将所领用的公司财物（如办公设备、工具、办公用品、工牌、门禁卡、公司文件资料等）全部归还至指定部门（通常为行政部或资产管理部），并由相关负责人在《物品归还清单》上签字确认。

4.系统权限注销：

信息技术部门或相关系统管理员应根据人力资源部的通知，及时注销离职员工的公司邮箱、内部系统账号、网络访问权限等。

5.离职证明开具：

在员工办妥所有离职手续、完成工作交接且无未结清款项或未归还物品后，人力资源部应为员工开具《离职证明》。《离职证明》应符合法律法规要求，客观反映员工在公司的任职情况。

（五）离职后管理

1.离职面谈（可选）：

人力资源部可根据公司需求，在员工离职后（或离职前的最后阶段）安排离职面谈，更深入地了解员工离职的真实原因、对公司管理及文化的看法与建议，以便公司持续改进管理工作。面谈信息应予以保密。

2.档案管理：

人力资源部负责将离职员工的劳动合同、离职申请、审批文件、工作交接清单、离职证明存根等相关材料整理归档，按照公司档案管理规定进行保存。

3.竞业限制与保密义务提醒：

对于签订了《竞业限制协议》或负有保密义务的离职员工，人力资源部应在其离职时进行书面提醒，明确其在离职后应遵守的相关约定。

三、相关注意事项

1.沟通原则：在整个离职流程中，各相关方均应保持理性、尊重的态度，避免发生不必要的冲突。沟通